Ruiltoestemming opvragen bij de ouders via Bitcare

Ruil- en extra dagen toestemming opvragen bij de ouders via Bitcare bij een stamgroep wijziging

De GGD kan vragen om expliciete toestemming van de ouder voor een ruiling of extra dag naar een andere stamgroep. Hoewel dit een landelijke wetgeving betreft en voor álle kinderopvangorganisaties geldt, merken wij vanuit onze Bitcare klanten dat GGD's hier verschillend mee omgaan per regio. Op verzoek van een aantal klanten hebben wij gehoor gegeven aan deze wens en is het vanaf nu mogelijk om per ruiling toestemming op te vragen bij de ouder(s).

Wat houdt dit in?
Bij het verplaatsen van kinderen naar een andere stamgroep is het 'verplicht' om ouders dagelijks en expliciet toestemming te vragen. Een eenmalige toestemming via het intakeformulier of contract is dus niet voldoende. 

De GGD stelt dat er twee situaties zijn:

 Situatie 1:
Kinderen die structureel of incidenteel in een tweede stamgroep worden opgevangen vanwege extra dagdelen die de ouder nodig heeft en er op de vaste stamgroep van het kind geen plaats is.
Deze opvang is enkel toegestaan met:
  1. Vooraf gegeven toestemming van de ouder via een formulier
  2. Het maximaal één groep betreft
  3. De periode vooraf overeengekomen is (dit kan 1 dagdeel zijn maar bijvoorbeeld ook 1 jaar, zolang als er geen plek is op de vaste stamgroep)
 Situatie 2:
Opvang in een tweede stamgroep is in alle andere gevallen in principe niet toegestaan. Het is alleen te rechtvaardigen in incidentele situaties (noodgevallen en overmacht, zoals een ziekmelding op de dag zelf) om sluiting van groepen te voorkomen. Hierbij moet de houder dan kunnen aantonen dat er alles aan is gedaan om de situatie te voorkomen. 
 Deze opvang is enkel toegestaan met:
  1. In deze gevallen volstaat dat er op die ochtend een telefoongesprek plaatsvindt met de betreffende ouder waarin deze mondelinge toestemming geeft.
  2. Deze dient hiervoor dan wel nog een schriftelijke toestemming te geven, maar dat mag achteraf gebeuren.


Hoe werkt de ruil- en extra dagen toestemming opvragen bij de ouders via Bitcare?

Stap 1
Klik op 'Start'.

Stap 2
Klik op de knop 'Instellingen'.

Stap 3
Klik op 'Formulieren'.

Stap 4
Voeg een formulier toe via de '+'.



Stap 5
Navigeer naar de groepsplanning.
Alert
Let op: het toestemmingsformulier kan je alleen via de groepsplanning versturen.

Stap 6
Voer een ruiling of extra dag in bij het kind en verplaats deze bijvoorbeeld naar de andere (stam)groep.

Stap 7
Er verschijnt nu onderin de optie om een 'Toestemmingsformulier' te versturen. Klik hier op.


Er wordt nu een verzoek aangemaakt vanuit de opvang:



En het toestemmingsformulier wordt verstuurd naar de ouder:



Bitcare Ouder App:

              

Stap 8
De ouder gaat akkoord of niet akkoord met de ruiltoestemming.
De terugkoppeling van de ouder zie terug in 'Nog te doen' > 'Workflow'.
Klik op de 'Ruiling toestemming':



Stap 9
Verwerk de terugkoppeling van de ouder en rond het proces af.
  1. Bij akkoord zal de ruiling in de planning verschijnen, zonder de arcering.
  2. Bij geen akkoord zal de ruiling uit de planning verdwijnen.

    • Related Articles

    • Ruiling doorvoeren via de Groep App en website

      Je kunt kinderen een hele dag of een deel van de dag ruilen. Dit kan via de Groep App en via de website app.bitcare.com. Onderstaand wordt het gehele proces uit Ruiling iPad groepsplanning: Ga op de iPad naar de 'Planning' van de groep Druk op de '+' ...

    • Hoe stel ik in dat ouders flexibele dagen, extra dagen of ruildagen kunnen aanvragen in de Ouder App?

      Ouders vragen steeds meer om flexibiliteit en de kinderopvang speelt hier op in. In de Bitcare Ouder App kunnen de ouders zelf flexibele-, extra- of ruildagen aanvragen. Hierna kan de opvang deze verzoeken beoordelen en hoef je deze alleen nog maar ...

    • Extra-, flex- en ruildagen aanvragen via de Bitcare Ouder App

      Ouders kunnen in de Bitcare Ouder App verzoeken indienen bij de kinderopvang wat betreft de planning van hun kinderen. Dit zijn de volgende verzoeken: Extra uren Flexibele uren Ruildagen Let op: bovenstaande verzoeken door ouders zijn afhankelijk van ...

    • Bitcare: alles voor ouders

      In dit document vind je alle handige zaken met betrekking tot de introductie van Bitcare bij ouders. Je kunt deze teksten naar eigen wensen aanpassen. Na het doorlezen van dit document ben je helemaal klaar om de ouders optimaal te informeren en ...

    • Hoe voer ik een (flex-, extra-, credit of bonus) planning in via de website?

      Wij adviseren om ouders zoveel mogelijk zelf planningsverzoeken in te laten dienen via de Bitcare Ouder App. Deze verzoeken zijn hierna in Bitcare te vinden bij 'Nog te doen' en deze hoeven daar alleen nog maar te worden goedgekeurd of afgekeurd. Als ...