Medewerker(s) toevoegen in Bitcare

Stap 3: Medewerker(s) toevoegen

Stap 1
Je logt in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klikt u op 'Start'.

Stap 2
Op de home pagina klik je op 'Medewerkers'.

Stap 3
Je ziet nu een overzicht van alle medewerkers. Klik rechtsboven op het '+'.



Stap 4
Voer de naam in van de medewerker en vink een geslacht aan. Vink de juiste contractduur in en vul bij 'Datum' de eerste werkdag van de medewerker. Daarna kan je eventueel de functie van de medewerker vastleggen. Typ de functietitel in het venster of kies een bestaande functie.

Ook kan je eventueel het aantal FTE's, de directe leidinggevende en locatie aangeven. Klik op 'Volgende'.

Stap 5
Vervolgens geef je de werktijden aan door de vierkanten op de balkjes te verschuiven. In de witte vlakken achter de dag kan je onder het kopje 'Pauze' het aantal minuten pauze per dag invullen.
Als de medewerker geen vast rooster heeft en flexibel werkt, kan je het best alle balken dicht zetten en het rooster toevoegen nadat de medewerker is aangemaakt.
Je klikt op 'Volgende'.

Stap 6
Selecteer het type overeenkomst. In principe is de informatie die je nu hebt ingevoerd voldoende en kan je klikken op 'Bewaar ingevoerde gegevens en sluiten':



Als je meer persoonlijke gegevens wil invoeren van de medewerker, zoals adresgegevens, klik je op 'Volgende'.
Vul de aanvullende gegevens in en klik om deze op te slaan op 'Bewaar'.

Let op: Door deze stappen te doorlopen, heb je alleen de medewerker geregistreerd in Bitcare. Als je de medewerker ook wilt plannen met behulp van Bitcare en/of toegang geven tot de Bitcare app en app.bitcare.com, volg je deze stappen:

Medewerker plannen

Stap 1
Als je de medewerker hebt toegevoegd, klik je in de lijst van medewerkers op de naam van de betreffende medewerker.

Stap 2
Je bent nu in het profiel van de medewerker. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Arbeidsrelatie'.

Stap 3
Je klikt bovenin het midden op 'Planning':

Stap 4
Je ziet de huidige vaste planning staan. Om een medewerker op een groep te plannen of de planning aan te passen, klik je op het potlood.

Stap 5
Er verschijnt een keuzemenu met een aantal opties, kies waarom je de planning wilt wijzigen, voer de wijzigingen door en klik op 'Bewaar'.
De planning van de medewerker word nu opgenomen in het schema van de organisatie en locatie.




Medewerker toegang geven tot Bitcare app en app.bitcare.com

Stap 1
Om een medewerker toegang te geven tot de Bitcare app en app.bitcare.com, moet je de medewerker een rol toewijzen, ofwel autoriseren. Je gaat naar 'Start'.

Stap 2
Je klikt op de naam van de organisatie of op de profielfoto van de organisatie:

Stap 3
Je klikt in het menu aan de linkerkant op 'Autorisatie':

Stap 4
Je ziet hier de medewerkers die je hebt geautoriseerd en die toegang hebben tot de Bitcare app en app.bitcare.com. Om een nieuwe medewerker te autoriseren, klik je rechtsboven op het '+'.

Stap 5
Achter de naam van de medewerker klik je op het potlood.

Stap 6
Er verschijnt nu een lijst van alle medewerkers die geregistreerd staan in Bitcare. Je selecteert de betreffende medewerker. Bij 'Locatie' kies je de juiste locatie of 'Alle' wanneer deze medewerker werkzaam is voor de hele organisatie. Bij 'Rol' selecteer je een rol die van toepassing is op de werknemer. 



Afhankelijk van de rol, heeft de medewerker rechten om bepaalde zaken al dan niet in te zien en aan te passen of toe te voegen. De volgende rollen zijn beschikbaar:
  1. Pedagogisch medewerker: op app.bitcare.com heeft deze rol alleen inzicht in de volgende tabbladen: mensen, kinderen, verlof en verzuim, schema, foto’s, documenten, rapporten. Daarnaast kan deze rol alleen verlof en ziek melden.
  1. Administratief medewerker: deze rol heeft alle rechten die de pedagogisch medewerker ook heeft, maar kan daarnaast ook contracten maken en wijzigen, de kindgegevens wijzigen en een ruildag en extra dag registreren.
  1. Financieel medewerker: deze rol heeft alle rechten van de administratief medewerker, maar kan daarnaast ook de facturen verwerken, maar niet als betaald registreren. Tot slot kan deze medewerker het SEPA bestand aanmaken voor automatische incasso.
Bij 'Van/Tot data' voer je de periode in waarin de medewerker toegang moet krijgen tot de Bitcare app en app.bitcare.com, eventueel zonder einddatum. Vervolgens klik je op 'Bewaar'.

Stap 7
De laatste stap is het uitnodigen van een medewerker. Hiervoor ga je naar het profiel van de medewerker en klik je bovenaan naast de profielfoto op 'Uitnodigen voor Bitcare'. Je voert het e-mailadres van de medewerker in en de medewerker ontvangt een e-mail met de uitnodiging en een activatielink om in te loggen.

    • Related Articles

    • Stap 1: Locatie(s) toevoegen

      Als de organisatie is aangemaakt, wordt er standaard 1 locatie aangemaakt. Als je meerdere locaties hebt en je wilt deze registreren, volg je deze stappen. Let op: om een locatie toe te voegen heb je de volgende informatie nodig: Noodzakelijk: naam ...
    • Stap 4: Kinderen toevoegen

      Let op: om kinderen toe te voegen, heb je de volgende informatie nodig. Noodzakelijk: Naam, geslacht, geboortedatum, naam van de ouder die verantwoordelijk is voor het contract, startdatum contract, locatie en groep waar het kind aanwezig zal zijn, ...
    • Stap 5: Ouders toevoegen en uitnodigen

      Als je de ouders één voor één wil uitnodigen of voor een specifiek kind, volg je de onderstaande stappen. Als je meerdere ouders tegelijk wil uitnodigen die al in Bitcare geregistreerd staan, volg je de stappen die onderaan beschreven staan. Let op: ...
    • Stap 2: Groep(en) toevoegen

      Let op: Om een groep toe te voegen, heb je de volgende informatie nodig. Noodzakelijk: naam groep, type (horizontaal of verticaal) en startdatum groep. Eventueel: capaciteit groep, leeftijd van de kinderen in de groep in maanden en einddatum van de ...
    • Hoe voeg ik verlofrecht toe aan een medewerker?

      Om deze instellingen per medewerker aan te passen volg je onderstaande stappen: Stap 1 De hoofdpagina van je organisatie. Dit doe je door op uw organisatienaam te klikken. Stap 2 Vervolgens klik je op 'Verlof en Verzuim' in het linker menu. Stap 3 ...