Stap 4: Kinderen toevoegen

Stap 4: Kinderen toevoegen

Let op: om kinderen toe te voegen, heb je de volgende informatie nodig.
  1. Noodzakelijk: Naam, geslacht, geboortedatum, naam van de ouder die verantwoordelijk is voor het contract, startdatum contract, locatie en groep waar het kind aanwezig zal zijn, planning van het kind, eenheid voor de prijs (prijs per dag, halve dag, uur, half uur of kwartier), prijs.
  2. Eventueel: BSN, adres, postcode, plaats, land, naam tweede ouder, BSN ouders, telefoonnummers ouders, emailadres ouders, naam huisarts, telefoonnummer huisarts, emailadres huisarts, verzekeringsmaatschappij en polisnummer, allergieën, einddatum contract, kindcode (voor Belgische klanten).
Stap 1
Je logt in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'.

Stap 2
Op de homepagina klik je op 'Mensen' en vervolgens op het kopje 'Kinderen'.

Stap 3
Je ziet nu een lijst met alle actieve kinderen. Je klikt rechtsboven op het '+'.
Er verschijnt nu een scherm waarmee je een contract kunt toevoegen.

Stap 4
Je voert de gegevens van het kind in. Alle vakken met een uitroepteken, zoals de naam en geboortedatum, moeten nu worden ingevuld. Ook is het belangrijk om te kiezen of het kind een vaste of flexibele planning krijgt. De vakken zonder uitroepteken, zoals BSN en adres, kunnen ook op een later tijdstip nog worden ingevoerd. Je kunt ook later alle gegevens aanpassen. Als je de gegevens van het kind hebt ingevoerd, klik je op 'Volgende'.



Stap 5
Je voert de gegevens van de ouders in. De ouder die je invoert als ouder 1 in het vak met het uitroepteken, is degene die verantwoordelijk is voor het contract en op de factuur zal de naam van deze persoon komen te staan. Als je de gegevens van de ouder hebt ingevoerd klik je op 'Volgende'.

Stap 6
Je voert eventueel de gegevens van de dokter, verzekering en allergieën in. Je klikt wederom op 'Volgende'.



Stap 7
Je voert de startdatum en eventueel einddatum in van het contract en je kiest een locatie en eventueel een groep. Het kiezen van een einddatum is niet verplicht. Het kind verdwijnt namelijk na de ingevoerde einddatum. Om dit te voorkomen is het beter om de einddatum leeg te laten.

Stap 8
Hier voer je het schema van het kind in. Door het verschuiven van de vierkantjes op de balk kan je aangeven op welke dagen en tijden het kind zal komen volgens zijn of haar contract. Als een kind meerdere momenten op de dag komt (bijvoorbeeld VSO en NSO) klik je op het '+'.
Hierdoor kan je twee momenten op 1 dag plannen. Vervolgens klik je op 'Volgende'.


Stap 9
Je kunt nu prijsinformatie invoeren, maar ook later (gastouders hoeven geen prijsinformatie in te voeren). Als je de prijsinformatie nu invoert, kies je of je factureert op geplande of gerealiseerde uren. Let op: gerealiseerde uren wil zeggen dat de uren die zijn ingevoerd op de iPad worden gefactureerd. Let er dus goed op dat je hier de juiste manier selecteert!

Vervolgens voer je de uurprijs in. Daarna selecteer je bij 'Eenheid' of je per maand (let op: dit betekent dat je elke maand hetzelfde bedrag factureert), dag, uur, half uur of 15 minuten factureert.

Bij 'Factuur versturen' kies je voor 'Afdrukken' als je het factuur per post wil verzenden of meegeven en 'Emailadres' als je wilt dat de facturen automatisch gemaild worden naar de ouders. Bij 'Vergoeding' kies je voor 'Overdracht' als de ouders het bedrag zelf overmaken of 'Incasso' als je met een SEPA bestand de bedragen incasseert.

Tot slot kan je het vakje 'Creëer een factuur voor de borg' aanvinken. Dit is voor als je een borg in rekening wil brengen aan de ouders.
Deze borg kan je instellen bij de instellingen van de locatie, zie de volgende link: "Hoe stel ik borg in op het web?".
Daarna klik je weer op 'Volgende'.

Stap 10
In dit scherm kan je een prijs voor Extra aanwezigheid vastleggen, zodat als je een extra dag plant deze dag automatisch in rekening wordt gebracht. Hiervoor leg je de volgende informatie vast:
  1. Prijs/uur: hier voer je de uurprijs voor extra aanwezigheid in.
  2. Eenheid: hier heb je meerdere opties:
  3. Let op: Er kan maar 1 extra prijs worden toegevoegd.
  1. Dag: Je hebt een dagprijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als je ook met halve dagen werkt, kan je het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen.
  2. Uur: De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht. Let op: als je werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kan je de eenheid 'Half uur' selecteren.
  3. Half uur: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op halve uren.
  4. 15 minuten: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op 15 minuten.
Afhankelijk van de eenheid die je selecteert, moet je soms aanvullende informatie registreren.
Als je geen extra dagen aanbiedt, vink je 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid' uit.
Je klikt wederom op 'Volgende'.

Stap 11
In dit scherm kan je met de gegevens die je zojuist hebt ingevuld, automatisch een contract laten opmaken.
Om alle gegevens van het kind op te slaan en het kind toe te voegen klikt u op 'Bewaar'.
    • Related Articles

    • Stap 3: Medewerker(s) toevoegen

      Stap 1 Je logt in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klikt u op 'Start'. Stap 2 Op de home pagina klik je op 'Medewerkers'. Stap 3 Je ziet nu een overzicht van alle medewerkers. Klik rechtsboven op het '+'. Stap 4 Voer de naam in van de ...
    • Stap 1: Locatie(s) toevoegen

      Als de organisatie is aangemaakt, wordt er standaard 1 locatie aangemaakt. Als je meerdere locaties hebt en je wilt deze registreren, volg je deze stappen. Let op: om een locatie toe te voegen heb je de volgende informatie nodig: Noodzakelijk: naam ...
    • Stap 5: Ouders toevoegen en uitnodigen

      Als je de ouders één voor één wil uitnodigen of voor een specifiek kind, volg je de onderstaande stappen. Als je meerdere ouders tegelijk wil uitnodigen die al in Bitcare geregistreerd staan, volg je de stappen die onderaan beschreven staan. Let op: ...
    • Stap 2: Groep(en) toevoegen

      Let op: Om een groep toe te voegen, heb je de volgende informatie nodig. Noodzakelijk: naam groep, type (horizontaal of verticaal) en startdatum groep. Eventueel: capaciteit groep, leeftijd van de kinderen in de groep in maanden en einddatum van de ...
    • Hoe kan ik bestaande kinderen op de wachtlijst zetten?

      In Bitcare is het mogelijk om bestaande kinderen op de wachtlijst te zetten. Hiervoor kan je een groep aanmaken in Bitcare en de kinderen die je op de wachtlijst wilt plaatsen in deze groep plaatsen. Volg voor het aanmaken van de groep de volgende ...