Het afsluiten van het loonjaar 2020 bestaat uit een aantal stappen:

1. Heb je alle medewerkers voor 2020 verloond? Zo niet, zorg dat dit nog gedaan wordt voordat je januari 2021 gaat verlonen. Dit is een voorwaarde om het openen van het loonjaar 2021 niet te frustreren.
   
2. Vergeet niet om vóór eind januari 2021 de loonaangifte van december 2020 te versturen
   
3. Moet je pensioenaangifte doen? Zorg er voor dat deze nog voor de verloning van januari 2021 zijn ingediend.
   
4. Sluit je salarisadministratie 100% aan?
   Dit wordt verderop in dit artikel uitgelegd 'Hoe kan je controleren of de salarisadministratie sluit?'
5. Je kan de jaaropgaven voor de medewerkers genereren nadat de aansluiting met de financiële administratie heeft plaatsgevonden.
   In onze helpfile hoe maak ik de jaaropgave aan kan je lezen hoe je dit kunt doen. 

Wij hebben een hele handige instructie gemaakt waarin we je precies vertellen welke stappen je moet ondernemen om het loonjaar van 2020 vlekkeloos af te sluiten. Open het loonjaar 2021 pas nadat alle bovengenoemde stappen zijn doorgenomen. 

Vraagt je accountant/boekhouder om de loonjaar stukken/rapporten van 2020? Zie onderaan aan deze helpfile meer informatie.

Hoe kan je controleren of de salarisadministratie sluit?

Een 100% sluitende salarisadministratie is belangrijk. De loonstroken moeten overeenkomen met de loonaangiften en de totaal loonjournaalpost. Wanneer je ALTIJD vanuit Bitcare hebt betaald moeten de betalingen ook aansluiten. 

Dit doet je door de rapporten ‘premie loonstaat’, 'totaal loonjournaalpost', en 'loonaangiften' van het huidige loonjaar naast elkaar te zetten/af te drukken om zo de aansluiting te controleren.

• Bij de premieloonstaat (Rapporten/Personeel/Salaris/Premieloonstaat) kies je de volgende selecties:
  • Bij bedrijf het bedrijf
    
  • Bij periode januari 2020 tot en met december 2020
    
  • Optellen vink je aan
    
  • je kiest voor document aanmaken
    

• Bij de Totaaljournaalpost (Rapporten/Personeel/Financieel/Journaalpost) kies je de volgende selecties:
  • Bij bedrijf het bedrijf
    
  • Type journaalpost: salaris
    
  • Bij periode januari 2020 tot en met december 2020
    
  • Groeperen op berekening vink je aan.
    
  • Je kiest voor document aanmaken.
    

• Bij de loonaangiften kies je voor 2020 en het bedrijf wat je aan het controleren bent.
  
  

Je doet met deze gegevens de volgende checks:

1. Komen de betalingen op de totaal journaalpost overeen met je salaris betalingen in je financiële administratie?
   
2. Wijken de loonaangifte bedragen voor de verschillende premies en loonbelasting maximaal 12 euro af (in de loonaangifte worden geen centen weggeschreven) ten opzichte de jaarjournaalpost? 
   Let op: De AWF/WW-premie mag in 2020 maximaal 24 euro afwijken, omdat de premie in 2 delen is opgesplitst in lage & hoge WW
3. Komt de de totaal bedragen per premie op de premie loonstaat overeen met de bedragen op de totaal journaalpost?
   

Zijn deze 3 gegevens positief bevestigd dan is je salarisadministratie 100% consistent en kan je met een gerust hart de jaaropgaven voor de medewerkers maken. Is er géén aansluiting dan adviseren wij je contact op te nemen met onze helpdesk (help@bitcare.nl). Wij kunnen dan een analyse doen en de vervolgstappen aangeven. Wanneer je netjes en zorgvuldig hebt verloond in 2020 dan zou er van een inconsistentie geen sprake kunnen zijn.

Het aanleveren van de loonstukken voor de accountant/boekhouder

Je accountant/boekhouder zal je vragen of je, in ieder geval, de volgende stukken/rapportages kunt opleveren:

Loonjournaalpost | Loonaangiftestaat | Verzamelloonstaat/premieloonstaat | Loonstaat | FTE berekening | Specificatie reservering vakantiegeld |Specificatie reservering vakantiedagen.  

Een aantal van deze stukken/rapportages is al eerder aan de orde gekomen. Onderstaand geven wij je de rapporten aan zodat je deze eenvoudig kan aanleveren aan je accountant/boekhouder.

Loonjournaalpost                                                Tabblad Rapporten / Financieel / Journaalposten

Loonaangiftestaat                                               Tabblad Rapporten / Salaris / Loonaangiften    

Verzamelloonstaat/premieloonstaat                  Tabblad Rapporten / Salaris / Premieloonstaat

Loonstaat                                                             Tabblad Rapporten / Salaris / Loonstaat                                        

FTE berekening                                                   Tabblad Rapporten / Management / Personeelsverloop

Specificatie reservering vakantiegeld                Tabblad Rapporten / Salaris / Reserveringen

Specificatie reservering vakantiedagen             Tabblad Rapporten / Financieel / Verlof