Veelgestelde vragen over het delen van organisatiedocumenten

Veelgestelde vragen over het delen van organisatiedocumenten

Heb je een nieuwe versie van het personeelshandboek of zijn de bedrijfsprotocollen ge├╝pdatet? In Bitcare kun je in een keer het nieuwe organisatiedocument beschikbaar maken voor alle medewerkers. Zo weet je zeker dat iedereen hetzelfde document voor zich heeft en voorkom je verwarringen rondom versies.

Lees hier hoe je organisatiedocumenten in een keer met de hele organisatie deelt. 


Veelgestelde vragen over het delen van organisatiedocumenten

1. Wie mag documenten delen met de hele organisatie?
Alleen de gebruikers met de rol Supervisor of HR manager kunnen documenten delen met de hele organisatie. 

2. Wie kan dit gedeelde document allemaal inzien?
Het document is beschikbaar voor alle medewerkers en toekomstige medewerkers van de organisatie. Hieronder vallen ook externe medewerkers, zoals bijvoorbeeld ZZP'ers of uitzendkrachten. Je kunt geen medewerkers uitsluiten van organisatiedocumenten. Het document kan uiteraard alleen ingezien worden door de medewerkers die toegang hebben tot Bitcare. 

3. Waar kunnen de medewerkers dit document inzien?
De medewerkers kunnen het bedrijfsdocument openen en lezen vanuit de mobiele app. Open de mobiele app en scroll naar beneden, onder de 'Documenten' vind je het blok 'Organisatiedocumenten'. De documenten worden niet gedeeld op de webversie. 


4. Hoe kan ik terugzien welke documenten ik allemaal heb gedeeld?  
Achter gedeelde documenten komt het 'medewerkersicoon' te staan, zoals hieronder in het screenshot is aangegeven. Zo zie je onder Documenten snel welke documenten allemaal gedeeld zijn.



5. Wat voor type documenten kan ik allemaal delen?
Zolang je het bestandstype pdf gebruikt, kun je elk type document delen met de medewerkers van je organisatie. 

Tip van Bitcare: Beperk het aantal type documenten welke je gebruikt om te delen tot max 3; (bijvoorbeeld Medewerker handleiding, Protocollen en Pensioen). Je kunt dan middels het filter linksboven in het scherm 'Documenten' makkelijk per type terugvinden welke documenten gedeeld zijn met de medewerkers. 

6. Wat voor bestandstypen kan ik allemaal delen? 
Het delen van een document met de organisatie kan enkel met het type pdf. Wanneer je een ander type document probeert toe te voegen zal er een waarschuwing worden getoond dat deze niet gedeeld kan worden. Ook documenten die worden aangemaakt middels een 'notitie toevoegen' kunnen niet gedeeld worden. 

7. Kan ik gedeelde documenten verwijderen of terugtrekken?
Ja. Wanneer je een organisatiedocument niet langer wilt delen met de medewerkers omdat deze versie bijvoorbeeld verouderd is, kun je de documenten verwijderen of terugtrekken. Je gaat hiervoor naar 'Documenten', zoekt het document op welke je wilt verwijderen of terugtrekken en klikt op de titel. Vanuit hier kun je het document verwijderen of bewerken. Middels bewerken kun je 'Delen met' uitvinken. Het gedeelde document kan de medewerker vervolgens niet meer terugzien in de medewerker app. 

8. Krijgen de medewerkers een notificatie met een nieuw organisatiedocument? 
Medewerkers krijgen geen notificatie wanneer er een organisatiedocument gedeeld wordt. Wil je ze hiervan op de hoogte brengen? Gebruiken onze berichten om meteen iedereen op de hoogte te brengen van het nieuwe personeelshandboek.

9. Hoeveel organisatiedocumenten kan ik delen?
Het delen van organisatiedocumenten is beperkt tot 20 documenten. Dit heeft een aantal redenen: 
  1. Je behoudt overzicht in de gedeelde documenten.
  2. Oudere versies van het personeelshandboek wil je terugtrekken of verwijderen. Zo weet je zeker dat iedereen naar dezelfde versie van het document kijkt.
  3. Nieuwe medewerkers worden niet overspoeld met oneindig veel organisatiedocumenten. Ook documenten zoals bedrijfsupdates zijn niet altijd van belang voor toekomstige medewerkers.
  4. Niet alle documenten zijn relevant voor externe medewerkers.
10. Aan welk soort organisatiedocumenten moet ik denken om te delen met iedereen?
Organisatiedocumenten gaan iedereen in de organisatie aan: huidige, toekomstige, interne en externe medewerkers. Documenten die je kunt delen zijn protocollen, huisregels, personeelshandboeken en interne avg-documenten. Wil je nieuwsbrieven of business-updates delen met de organisatie? Gebruik hier dan onze berichten voor. Nieuwsbrieven en business-updates zijn minder belangrijk voor toekomstige medewerkers.