Verlofjaar openen 2021

Verlofjaar openen 2021

Bitcare zal op 1 januari 2021 het nieuwe verlofjaar automatisch openen voor je organisatie/bedrijf.

Het is belangrijk om de juiste verlofsaldi te tonen aan de medewerkers en te begrijpen hoe Bitcare omgaat met:

  1. De historische vervaldata van wettelijk en bovenwettelijk verlof uit eerdere jaren
  2. Het resterend plus en min uren saldo in 2020
  3. Verlof of overwerk uit 2020 dat met terugwerkende kracht nog wordt ingevoerd in 2021
  4. Verlof of overwerk uit 2020 wat nog moet worden goedgekeurd in 2021

1. Hoe werken historische vervaldata (wettelijk en bovenwettelijk verlof uit eerdere jaren)?

Bij een jaarovergang moet het wettelijk en het bovenwettelijk verlof uit eerdere jaren opnieuw worden bepaald.
Welke uren zijn nog van toepassing in het nieuwe jaar en welke uren komen in aanmerking om te vervallen?

Dit wordt binnen Bitcare als volgt gedaan: 
Het eindsaldo van het verlof van 2020 wordt bepaald op basis van het door je gekozen scenario
  1. De wettelijke en bovenwettelijke verlofopbouw voor 2020 worden bepaald
  2. De wettelijke en bovenwettelijke verlofsaldi voor 2019 en eerdere jaren worden bepaald
  3. Deze saldi worden op de vervaldatum gesorteerd waarbij de hoogste vervaldatum bovenaan komt te staan
  4. De historische vervaldata en saldo worden afgezet tegen het verlofsaldo van 2020 op basis van de hoogste vervaldatum net zolang totdat het eind saldo 2020 gelijk is aan 0

Voorbeeld 1 (alleen opbouw in 2020):

Stel een medewerker heeft recht op 210 uur/28 dagen voltijds verlof en een werkweek van 36 uur.

Een medewerker heeft een eindsaldo van 100 uur in 2020.
Het bovenwettelijk verlof uit 2020 is 40 uur met een vervaldatum van 31-12-2025.
Het wettelijk verlof uit 2020 is 160 uur met een vervaldatum van 30-06-2021.

Dit betekent dat voor de medewerker het historisch verlofsaldo in 2021 als volgt is opgebouwd:
Het bovenwettelijk verlof uit 2020 is 40 uur met een vervaldatum van 31-12-2025.
Het wettelijk verlof uit 2020 is 160 uur met een vervaldatum van 30-06-2021. 

Voorbeeld 2 (opbouw uit eerdere jaren):

Stel een medewerker heeft recht op 210 uur/28 dagen voltijds verlof en een werkweek van 36 uur.
Een medewerker heeft een eindsaldo van 100 uur in 2020.

Het bovenwettelijk verlof uit 2020 is 40 uur met een vervaldatum van 31-12-2025.

Het bovenwettelijk verlof uit 2019 is 40 uur met een vervaldatum van 31-12-2024.

Het wettelijk verlof uit 2020 is 160 uur met een vervaldatum van 30-06-2021.


Dit betekent dat voor de medewerker het historisch verlofsaldo in 2021 als volgt is opgebouwd: 

Het bovenwettelijk verlof uit 2020 is 40 uur met een vervaldatum van 31-12-2025.

Het bovenwettelijk verlof uit 2019 is 40 uur met een vervaldatum van 31-12-2024.

Het wettelijk verlof uit 2020 is 210 uur met een vervaldatum van 30-06-2021.

Voorbeeld 3 (veel overwerk (tijd voor tijd)):

Stel een medewerker heeft recht op 210 uur/28 dagen voltijds verlof en een werkweek van 36 uur.

Als er veel overwerk (tijd voor tijd) is, dan wordt dit bij het bovenwettelijke saldo van 2020 geteld.

Een medewerker heeft een eindsaldo van 100 uur in 2020 met 80 uren uit tijd voor tijd.

Het bovenwettelijk verlof uit 2020 is 40 uur met een vervaldatum van 31-12-2025.

Het bovenwettelijk verlof uit 2019 is 40 uur met een vervaldatum van 31-12-2023.

Het wettelijk verlof uit 2020 is 160 uur met een vervaldatum van 30-06-2021.

Dit betekent dat voor de medewerker het historisch verlofsaldo in 2021 als volgt is opgebouwd:

Het bovenwettelijk verlof uit 2020 is 80 (overwerk) + 20  uur met een vervaldatum van 31-12-2025.

2. Plus min uren in de jaarovergang
Bij de jaarovergang wordt het plus min uren saldo 1 op 1 overgezet van 2020 naar 2021.

Het saldo van plus en min uren wordt op 1 januari 2021 overgezet.
Bijvoorbeeld: Een medewerker heeft 40 plus uren aan het einde van 2020. Deze medewerker start per 2021 met 40 plus uren.

Wat gebeurt er als ik plus en min uren in 2020 invoer na openen verlofjaar?
Als je nog aanpassingen maakt in 2020, wordt het beginsaldo van 2021 automatisch bijgewerkt


Let op! Alleen bij een jaaruren contract komen de min uren te vervallen aan het einde van het jaar. Bij alle andere contractsoorten worden ook de min uren 1 : 1 overgenomen naar het nieuwe jaar. 

3. Verlof of overwerk wat nog heeft plaatsgevonden in 2020 en met terugwerkende kracht nog wordt ingevoerd in 2021

Het is geen probleem om in Bitcare verlof of overwerk uit 2020 nog in 2021 in te voeren. Dit zal door Bitcare vervolgens automatisch worden herberekend.

4. Wat gebeurt er met verlof en overwerk dat in 2020 is ingevoerd, maar na het openen van het verlofjaar van 2021 wordt goedgekeurd 

Wanneer een verlofaanvraag in 2020 wordt ingediend door een medewerker, maar pas goedgekeurd wordt nadat het verlofjaar van 2021 geopend is, dan zal dit verrekend worden met het eindsaldo in 2020 en met het beginsaldo van 2021. 

Ook overwerk dat aangevraagd is in 2020, maar pas wordt goedgekeurd en als tijd voor tijd wordt afgehandeld na het openen van 2021, zal verrekend worden met het eindsaldo van 2020 en het beginsaldo van 2021. Dit kan het beste uitgelegd worden aan de hand van een voorbeeld.


Voorbeeld 1: Een medewerker heeft een resterend verlofsaldo van 10 uur in 2020. Hij vraagt verlof aan voor 28 december 2020. Deze dag staan hij voor 8 uur gepland, dus er moet 8 uur van zijn verlofsaldo af gaan. Het verlofjaar van 2021 is inmiddels al geopend en nu pas wordt het verzoek goedgekeurd. De 8 uur zullen van zijn resterend verlof in 2020 afgehaald worden (2 uur resterend verlof blijft over) en zullen in 2021 ook verrekend worden met het beginsaldo dat wordt weergegeven achter 'Resterend vorig jaar'. Dit gaat geheel automatisch.


Voorbeeld 2: Een medewerker heeft een resterend verlofsaldo van 10 uur in 2020. Hij vraagt overwerk aan voor 28 december 2020. Hij heeft in totaal 2 uur overgewerkt en dit moet tijd voor tijd afgehandeld worden. Dit overwerk verzoek wordt pas goedgekeurd nadat het verlofjaar van 2021 geopend is. De 2 uur tijd voor tijd in verband met het overwerk worden bij het resterend verlofsaldo van 2020 opgeteld (12 uur resterend verlof blijft over) en zal ook opgeteld worden bij het beginsaldo van 2021 dat wordt weergegeven naast 'Resterend vorig jaar'. 

5. Hoe gaat het afhandelen uren van weken die nog in 2020 open staan, terwijl het al 2021 is?
Let op: dit geldt alleen als je geen gebruik maakt van de salaris module van Bitcare.

De uren die je in 2020 afhandelt worden nog bij het eindsaldo van 2020 opgeteld. Deze uren worden hierna automatisch doorgevoerd naar het beginsaldo van 2021.


    • Related Articles

    • Openen loonjaar 2021

      Boven in het scherm vind je een banner met de tekst 'Open loonjaar'. Wanneer je op de banner klikt dan moet je een aantal stappen doorlopen / zaken controleren: 1. Klopt het Werkhervattingskas (Whk) percentage?  Dit controleer je met de brief van de ...
    • Wat moet ik doen om het loonjaar 2021 te openen?

      Voordat je het loonjaar opent, is een goede voorbereiding belangrijk. In deze helpfile lees je de belangrijkste stappen waaraan je moet denken bij het openen van het nieuwe loonjaar. Houd rekening met de volgende punten:  1. Het jaar 2020 is volledig ...
    • Wat gebeurt er tijdens het openen van het loonjaar 2021 en wat moet je controleren?

      Tijdens het openen van het loonjaar 2021 vinden de volgende acties plaats: 1. De bijzonder tarief percentage wordt bepaald op basis wat de medewerker in 2020 verdiend heeft Het bijzonder tarief percentage wordt gebruikt bij eenmalige betalingen zoals ...
    • Maak je verlofjaar gereed voor 2021

      In de meeste ondernemingen zijn er afspraken hoe om te gaan met verlofsaldi aan het einde van het jaar.  Bitcare ondersteunt de volgende vier scenario's die wij vervolgens zullen uitwerken: Het verlofsaldo wordt 1:1 meegenomen naar het nieuwe jaar; ...
    • Hoe heropen je een factuur

      Het kan voorkomen dat je in Bitcare een factuur per ongeluk op de status 'Betaald' hebt gezet. Ook kan het zijn dat je facturen hebt geïncasseerd en op 'Betaald' hebt gezet maar deze worden gestorneerd door de bank. In deze helpfile leggen wij stap ...