Hoe maak je het incassobestand aan?

Hoe maak je het incassobestand aan?

Bitcare kan je zelf factureren en een incassobestand genereren. Hieronder zie je de stappen die je moet doorlopen om het incasso bestand aan te maken.

Stap 1
Ga naar het tabblad 'Financieel' binnen de organisatie.

Stap 2
Klik op het kopje 'Incasso' en selecteer de '+' om een nieuw incassobestand aan te maken.

  


































Stap 3

Selecteer het juiste bedrijf, bankrekening-nummer, locatie en maand. 

Stap 4
Er staan automatisch blauwe vinkjes bij de 'Nieuwe en Herhalende incasso's ' dit kan je zo laten staan. Met nieuwe incasso's worden de facturen bedoeld die nog niet eerder zijn geïncasseerd. Herhalende incasso's gaat dus over rekeningen waarbij al eerder een incasso is gedaan. Wanneer je eerdere incassobestand niet volledig was en nog niet is verwerkt bij de bank kan je een nieuw bestand aanmaken. Om de facturen die al op geïncasseerd staan mee te nemen in het nieuwe bestand is het belangrijk ook het vinkje aan bij 'Inclusief al geïncasseerde facturen' aan te zetten. Wanneer je een nieuw incassobestand aanmaakt wordt de factuurstatus gewijzigd van 'Open' naar 'Geïncasseerd'. 

Stap 5
Als je op 'volgende' klikt gaat het systeem laden en laat als eerst de 'Initiele (nieuwe) incasso's' zien. Hier kan je zien welke facturen er voor het eerst mee gaan met de incasso. Wanneer deze facturen goed zijn, kan je nogmaals op 'Volgende' klikken. Nu krijg je de herhalende incasso's te zien. Indien er facturen tussen staan die niet meer geïncasseerd hoeven te worden, dan kun je deze uitvinken. Wanneer je dit allemaal gecontroleerd hebt klik je nogmaals op 'volgende'.

Stap 6
In het laatste scherm krijg je de incassodatum te zien. Deze datum dient minimaal 2 dagen in de toekomst te staan, zodat de bank het goed kan verwerken. Verder staat er in het scherm hoeveel eerste en herhalende incasso's je hebt geselecteerd. 
Controleer het totaal bedrag nogmaals. 
Verder heb je de mogelijkheid om een tekst toe te voegen op de incasso. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:
'Incasso Kinderopvang Bitcare Januari 2021 01-01-2021 - 31-01-2021' 


Stap 7
Klik op Genereer en vervolgens is het incassobestand aangemaakt en kan je het vinden bij Financieel en het kopje 'Incasso' of bij 'Documenten'.

Het document wat u kan vinden bij het kopje 'Documenten' kunt u vervolgens uploaden bij de bank. 

Mocht het incassobestand wat je zojuist gemaakt hebt niet kloppen? In de volgende helpfile staan de meest voorkomende zaken waar dit aan kan liggen.

    • Related Articles

    • Hoe kan ik een incassobestand opnieuw aanmaken?

      In Bitcare kan je zelf factureren en een incassobestand genereren. Wanneer je een fout ontdekt in de incasso kan je ervoor kiezen om het incassobestand opnieuw aan te maken. Hieronder wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je dit kan doen. Let op: het is ...
    • Kan ik een incassobestand terugdraaien en opnieuw aanmaken?

      Er is geen automatische manier om een incassobestand terug te draaien nadat de batch aangeboden is bij de bank. Je kunt het incassobestand wel opnieuw aanmaken. Als je het incassobestand opnieuw gaat aanmaken dien je de optie 'Inclusief al ...
    • Hoe krijg ik een factuur niet in het incassobestand?

      Er zijn drie manieren om dit te doen: In het contract bij de sectie ‘Details’ zet je de betaalmethode op 'Overdracht'. In deze situatie komt de factuur niet meer in het incassobestand terecht. Nu dient het bedrag handmatig overgemaakt te worden. Bij ...
    • Overstappen van overdracht naar automatische incasso

      Er wordt steeds vaker gewerkt met automatisch incasso. Wanneer je overstapt van overdracht naar automatisch incasso dan dien je een aantal aanpassingen te maken. Stap 1 Navigeer naar de contract verantwoordelijke ouder, binnen de omgeving van het ...
    • Hoe maak ik Facturen aan?

      Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart wordt de facturatie uitgelegd. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de facturatie aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. Ook kan ...