Waar kan ik declaraties goedkeuren? - Bitcare

Waar kan ik declaraties goedkeuren?

Grip op wat er gedeclareerd wordt is belangrijk. In Bitcare kunnen de medewerkers altijd en overal een declaratie insturen. Maar hoe handel je deze nu correct af? Ook met de alleen HR module kun je de declaraties via Bitcare uitbetalen. De volgende onderdelen zullen in deze helpfile besproken worden:
  1. Declaratie goedkeuren 
  2. Declaraties bewerken (heralloceren) en direct goedkeuren

Declaraties goedkeuren | Nog te doen
Wanneer een medewerker een declaratie instuurt, wordt er een notificatie gestuurd naar de toegewezen gebruiker die de declaratie moet goedkeuren. Alle openstaande declaraties worden verzameld onder "Nog te doen". 
Ga via Start naar 'Nog te doen'. Klik hier door naar 'Declaraties'. 

Je kunt hier vervolgens de declaraties aanvinken en vervolgens goedkeuren (via de knop "geselecteerde items goedkeuren") of afkeuren (via de knop "geselecteerde items afkeuren"). 


De volgende filters kun je inzetten om de lijst overzichtelijker te maken. 
  1. Selecteer een medewerker: Hier selecteer je van welke medewerker je de declaraties wilt zien. Dit kan je selecteren als je een bepaalde declaratie van een medewerker zoekt of wanneer je per medewerker de declaraties af wilt handelen.
  2. Toon alle types: Hier kan je selecteren welk type declaratie je wilt zien. Dit is handig wanneer je de declaraties per type af wilt handelen.
  3. Toon alles: Wanneer je alles toont, worden alle declaraties van alle medewerkers zichtbaar. Wanneer je deze uitvinkt, kan je de maand-filter gebruiken om de lijst met declaraties te filteren.
  4. 'Maand jaartal': Hier kan je de maand selecteren waarin de declaraties zijn ingediend. Zo kan je per maand het aantal declaraties zien.
Nadat de declaraties zijn goedgekeurd worden deze klaar gezet om uit te betalen, onder "Salaris" in het linkermenu.
Je kunt de declaraties ook goedkeuren via het linkermenu en het tabblad "Declaraties". 


Declaraties bewerken en direct goedkeuren
Wanneer de medewerker een onjuiste declaratie heeft ingediend, bijvoorbeeld op het verkeerde type, of met het verkeerde totaal omdat er twee cijfers zijn omgedraaid, kun je deze bewerken voordat je deze goedkeurt. Ook kun je de declaratie heralloceren voor de goedkeuring. 

Stap 1
Ga naar de openstaande declaraties. 
  1. Dit kan zowel onder "Nog te doen" > 'Declaraties'
  2. Of door direct naar "Declaraties" in het linkermenu te gaan. 
Stap 2
Klik op het vinkje achter de declaratie die je wilt bewerken. 



Stap 3
In het scherm welke opent, kun je vervolgens de declaratie bewerken. Je kunt het volgende aanpassen: 
  1. Het type declaratie, de medewerker heeft 'kilometers' gedeclareerd maar dit had 'openbaar vervoer' moeten zijn;
  2. De datum van indienen;
  3. Het totaal bedrag, de medewerker heeft 39,50 euro gedeclareerd, maar op de bon staat 38,50 euro;
  4. Het grootboek, standaard word dit type op grootboek XXXX geboekt, enkel wil je deze declaratie op grootboek XXXY (Zorg ervoor dat deze grootboeken zijn aangemaakt onder Instellingen > Grootboeken). 
Nadat de declaratie helemaal goedstaat, kun je deze of direct goedkeuren of bewaren en op een later moment goedkeuren.

Lees verder over declaraties:
  1. Hoe kan ik declaraties heralloceren?
  2. Hoe kan ik het bonnen overzicht van declaraties downloaden?
  3. Hoe betaal ik declaraties uit (zonder salaris-module)
  4. Hoe betaal ik declaraties uit (met salaris-module)


    • Related Articles

    • Hoe betaal ik een declaratie uit (met salaris module)?

      Nadat declaraties zijn goedgekeurd door de daarvoor aangewezen persoon kunnen deze worden uitbetaald. De goedgekeurde declaraties worden dan getoond in het menu 'Salaris' onder 'Nog te doen'. Stap 1 Ga via Start naar 'Salaris'. Het scherm opent op de ...
    • Waar kan ik de documenten vinden die wachten op goedkeuring?

      Wanneer de documenten ter goedkeuring naar de managers en/of medewerkers gestuurd zijn, is het handig om in te kunnen zien welke documenten nog op goedkeuring wachten. Om dit inzichtelijk te maken, is er een extra tabblad gemaakt waar de documenten ...
    • Hoe betaal ik declaraties uit (zonder salaris module)?

      Nadat declaraties zijn goedgekeurd zijn door de daarvoor verantwoordelijke medewerker kunnen deze worden uitbetaald. De goedgekeurde declaraties worden dan getoond onder de kop 'Afhandelen' in het menu 'Declaraties'.  Stap 1 Ga via Start naar je ...
    • Hoe ziet het Full Service Proces eruit?

      Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Bitcare dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. In het Full Service proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en ...
    • Tabblad declaraties, wat kan ik hier doen?

      Het tabblad declaraties laat zien welke declaraties nog de status open hebben en welke declaraties zijn goedgekeurd voor uitbetalen. 1. Open verzoeken Onder 'Open verzoeken' worden alle declaraties getoond welke nog niet zijn goedgekeurd. Deze ...