Waarom een digitaal mutatie formulier? - Bitcare

Waarom een digitaal mutatie formulier?

Het voordeel van Excel is dat je geheel flexibel je gegevens kunt aanleveren.
Het nadeel is dat er een aantal dingen mis kunnen gaan in een proces wat geleid wordt door Excel en mail, namelijk:
  • Je wordt niet geattendeerd op mutaties die je vooraf al kunt controleren. Hierbij kan je denken aan: 
    • Zijn alle gegevens voor een nieuwe medewerker ingevoerd?
      Denk aan het BSN, het adres, de geboortedatum, gegevens die nodig zijn om tot een juiste (afhandeling van de) verloning te komen
    • Zijn contracten verlengt?
    • Welke medewerkers gaan uit dienst en wanneer moet de afrekening plaatsvinden?
  • Je kan een verkeerde versie of een niet bewaard document opsturen waardoor er miscommunicatie ontstaat.
  • Het is moeilijk te achterhalen wanneer er en welke mutaties zijn doorgegeven.
Wat is de eerste stap die wij maken?
Als eerste stap maken wij het mogelijk om digitaal je mutatieformulier in te voeren:
  • Digitaal worden de eerste checks uitgevoerd:
    • Zijn nieuwe medewerkers compleet?
    • Van welke medewerkers loopt het contract deze maand af?
    • Van welke medewerkers is het contract deze maand verlengd?
  • Tevens kun je ons via notities attenderen op eventuele aandachtspunten.
    • Zijn alle declaraties goedgekeurd en om hoeveel kosten gaat dit?
    • Staat alles rond uren klaar, zijn de flexibele uren afgehandeld, of staat er nog een open verlofmelding?
    • Welke mutaties zijn al ingevoerd en om welke bedragen gaat dit?
  • Je kan zelf aanvullende mutaties toevoegen.
Deze mutaties kunnen wij daarna handmatig verwerken.
  • Je krijgt een samenvatting van de aangeleverde gegevens en kan de betaaldatum invoeren zodat je gelijk ziet of deze in het weekend of op een feestdag valt. 
  • Je kunt een algemene notitie toevoegen, welke voor alle medewerkers gelden.

    • Related Articles

    • Hoe zit het Full Service proces in elkaar?

      Het proces van het digitale formulier ziet er als volgt uit: Jouw werkzaamheden Je maakt het formulier aan; Je word begeleid in het controleren: Zijn de gegevens rondom contractverleningen, nieuwe medewerkers en medewerkers die uit dienst gaan ...
    • Hoe ziet het Full Service Proces eruit?

      Wanneer je je salarisadministratie hebt uitbesteed aan Bitcare dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. In het Full Service proces zal je optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en ...
    • Digitale handtekening / ondertekenen van contracten en documenten

      Vanuit Bitcare kun je documenten snel en eenvoudig naar de medewerker versturen om deze digitaal te laten ondertekenen. Geen gedoe meer met printen en opnieuw uploaden. Met een klik op de knop wordt het document verstuurd en wanneer de medewerker ...
    • Beste advies wat wij je kunnen geven (Bitcare Personeel + Salaris uitbesteed)

      De HR- en Salarisadministratie kenmerkt zich door veranderingen en mutaties die niet dagelijks plaatsvinden. Routine krijgen in zaken die niet veel voorkomen is daarom best lastig. Hoe zorg je er dan voor dat je 100% weet wat je doet in Bitcare en ...
    • Kan ik het mutatieformulier nog wijzigen?

      Je hebt het mutatieformulier digitaal ingestuurd. De Salaris Experts ontvangen een seintje en zal je binnen 3 tot 5 werkdagen van de conceptstroken voorzien. Indien je nog iets bent vergeten voor de huidige loonperiode, en de Salaris Expert is nog ...