Wachtlijstbeheer
Natuurlijk werk jij met het Bitcare online inschrijfformulier. Wanneer er een inschrijving binnenkomt berekent Bitcare direct of je het kind kan plaatsen. Daarbij kan je het kind ook op de wachtlijst plaatsen. Dit is een lijst per locatie, waar de kinderen getoond worden waar nu geen plek voor is. Wachtlijstplanningen kunnen zijn voor een nieuwe inschrijving, maar ook voor een al geplaatst kind wat bijvoorbeeld enkel de maandag niet geplaatst kan worden. Zo heb jij nog beter grip op de planning. Maar hoe werkt dit precies?
Eerst willen we je inzicht geven in de verschillende contractsoorten binnen Bitcare:
Soort | Omschrijving |
Concept contract | De eerste contractstatus als een kind ingeschreven is via het online inschrijfformulier |
Wachtlijst contract | Een contract met alleen maar wachtlijst planningen |
Reserverings contract | Een contract waar je een overeenkomst voor gaat opstellen (je gaat het kind plaatsen) |
Toekomstig contract | Getekend contract en het kind begint in de toekomst |
Actief contract | Getekend contract en het kind is begonnen |
Historisch contract | Getekend contract en het kind is gestopt |
Daarnaast heb je te maken met verschillende soorten vaste planningen:
| Soort | Omschrijving | Kleur |
| Wachtlijst planning | Hierin staan de dagen dat het kind op de wachtlijst staat | |
| Reserverings planning | Je houdt een plek vast voor dit kind in de planning en stuurt een overeenkomst | |
| Actief vast rooster | Dit is het vaste rooster wat hoort bij een getekend contract |
Hoe werkt de wachtlijst?
Vanuit een nieuwe inschrijving → concept contract
Stap 1
Navigeer naar 'Nog te doen'.
Hier krijg je inschrijving binnen als 'Concept contract'.
Stap 2
Je kan het kind doorzetten naar de 'Wachtlijst', waar automatisch berekend wordt of er plaats is.
Klik hiervoor op 'Maak wachtlijst' en bovenaan op 'Wachtlijst'.
Je ziet hier verschillende kleuren en verschillende wachtlijstplanningen:
- Groen vinkje/balk = wel plek
- Oranje uitroepteken/balk = met meer personeel is plaatsing mogelijk
- Rood kruisje/balk = geen plek
Hoe werkt het precies:
- De berekening wordt gedaan tot aan het einde van het contract, dus voor KDV kinderen tot 4 jaar en BSO kinderen tot 12 jaar.
- Ook wordt er rekening gehouden met eventuele doorstroming naar andere groepen.
- De volgorde is op basis van aanmaak van de wachtlijstplanning. De oudste aanvraag staat dus boven aan.
- In de toekomst zal het mogelijk zijn om eigen prioritering toe te passen (bv. broertje/zusje, kind personeel, datum aanvraag).
Het kind heeft nu direct een wachtlijst contract met een wachtlijst planning gekregen:
Stap 3
Zodra je groene balken ziet betekent het dat je het kind kan gaan plaatsen op die dag(en). Klik op de groene (of oranje) balk(en) om te selecteren. Heb je meerdere groene (of oranje) balken voor dezelfde dag in verschillende groepen, dan vink je de groep aan waar jij het kind het liefst in wilt plaatsen.
Stap 4
Klik vervolgens op 'Maak reservering' (rechtsonderin).
- Indien je het kind volledig kunt plaatsen op alle gewenste dagen, dan wordt het contract omgezet naar een 'Reserveringscontract'.
- Indien je het kind niet volledig op de gewenste dagen kunt plaatsen, dan wordt het contract ook omgezet naar een 'Reserveringscontract' maar met wachtlijstplanningen voor de dagen dat je het kind niet kunt plaatsen.
Stap 5
Maak een plaatsingsovereenkomst aan via het contractsjabloon.
Voor meer informatie hierover klik hier.
Stap 6
Laat de ouder de plaatsingsovereenkomst digitaal ondertekenen.
Stap 7
Controleer via het rapport 'Digitale handtekeningen' of de overeenkomst getekend is.
Stap 8
Als het contract ondertekend is, klik dan op 'Maak actief'.
Dit kan vanuit 'Nog te doen' of vanuit 'Contracten' bij het kind zelf.
Vanuit een geplaatst kind → actief contract
Stap 1
Ga naar het contract van het desbetreffende kind wat je op de wachtlijst wilt zetten.
Stap 2
Klik rechtsboven op de '+' bij 'Planning'.
Stap 3
Kies voor 'Wachtlijstplanning'.
Stap 4
Vul de gewenste planning in voor de wachtlijst.
Deze is nu zichtbaar in het contract.
Stap 5
Navigeer naar 'Nog te doen'.
Stap 6
Klik op 'Wachtlijst'. Hier wordt automatisch berekend of er plaats is.
Je ziet hier verschillende kleuren en verschillende wachtlijstplanningen:
- Groen vinkje/balk = wel plek
- Oranje uitroepteken/balk = met meer personeel is plaatsing mogelijk
- Rood kruisje/balk = geen plek
Hoe werkt het precies:
- De berekening wordt gedaan tot aan het einde van het contract, dus voor KDV kinderen tot 4 jaar en BSO kinderen tot 12 jaar.
- Ook wordt er rekening gehouden met eventuele doorstroming naar andere groepen.
- De volgorde is op basis van aanmaak van de wachtlijstplanning. De oudste aanvraag staat dus boven aan.
- In de toekomst zal het mogelijk zijn om eigen priotisering toe te passen (bv. broertje/zusje, kind personeel, datum aanvraag).
- Als de groep dikgedrukt is, dan betekent dit dat het kind al een vast rooster heeft op die groep.
Stap 7
Zodra je groene balken ziet betekent het dat je het kind kan gaan plaatsen op die dag(en). Klik op de groene (of oranje) balk(en) om te selecteren.
Heb je meerdere groene (of oranje) balken voor dezelfde dag in verschillende groepen, dan vink je de groep aan waar jij het kind het liefst in wilt plaatsen.
Stap 8
Klik vervolgens op 'Maak plaatsing'.
- Indien je het kind volledig kunt plaatsen op alle gewenste dagen, dan worden alle dagen verandert in een vast plan.
- Indien je het kind niet volledig op de gewenste dagen kunt plaatsen, dan worden de geselecteerde dagen verandert in een vast plan. De dagen waarvoor je het kind niet kunt plaatsen blijven op de wachtlijst staan.
Let op: vergeet niet om in beide gevallen de prijs ook aan te passen indien nodig, aangezien het kind meer uren komt!
Stap 9
Maak een plaatsingsovereenkomst aan via het contractsjabloon.
Voor meer informatie hierover klik hier.
Stap 10
Laat de ouder de plaatsingsovereenkomst digitaal ondertekenen.
Voor meer informatie hierover klik hier.
Stap 11
Controleer via het rapport 'Digitale handtekeningen' of de overeenkomst getekend is.
Het huidige contract is al actief en verdere actie is daarom niet nodig.
Voor vragen neem gerust contact op via help@bitcare.com.
Veel plezier met Bitcare!
Related Articles
Nieuwe planning - april 2022
Met trots presenteren wij vandaag onze nieuwe planning aan jou! Eenvoudig en efficiënt plannen is van cruciaal belang in de kinderopvang. Om deze reden hebben wij de planning versneld en nog overzichtelijker gemaakt. Plannen met Bitcare wordt op deze ...Actuele Kind-leidster ratio (BKR) | 1ratio
Bitcare rekent voor de planning volgens de wettelijke regels van het Kind-leidster ratio (BKR) volgens 1ratio. Bitcare volgt eventuele wettelijke wijzigingen en voert deze door in de planning.Wel of geen foto's toestaan voor het kind
Het is niet vanzelfsprekend dat alle kinderen op de foto gezet mogen worden. Dit heeft te maken met privacy, en Bitcare vindt privacy heel belangrijk. Daarom is het mogelijk om aan te geven of een kind wel of niet op de foto mag. Let op: wanneer je ...Plannen met Bitcare
In dit document bespreken we hoe je kunt plannen met Bitcare. Er zijn meerdere manieren om de kinderen in te plannen, maar vanuit het schema is het meest gebruikelijk. Het document vind je in de bijlage.Presentatie webinar | Integratie Bitcare & Humanwave
Zoals je inmiddels hebt begrepen gaan Bitcare en Humanwave vanaf januari 2022 intensief met elkaar samenwerken om je nog beter te ondersteunen bij jouw werkzaamheden. De Bitcare Personeel en Bitcare Full Service (Salaris) module worden zeer ...