Wat moet ik allemaal weten over het KOI bestand?

Iedere kinderopvang of buitenschoolse opvang binnen Nederland kan uitgenodigd worden om gegevens aan te leveren aan de belastingdienst. Het KOI bestand is de afkorting van Kinderopvang instelling (KOI) bestand.

Waarvoor dient het KOI bestand?

Het KOI bestand wordt door de belastingdienst gebruikt om te controleren of ouders terecht kinderopvangtoeslag hebben ontvangen. Het kan voorkomen dat ouders achteraf moeten terugbetalen of bijbetaald krijgen.

Voor veel organisaties is het niet altijd duidelijk wat het KOI bestand precies is en wat belangrijk is om te weten.

Onderstaand hebben wij voor u het proces van het KOI bestand uitgewerkt. 

1. Kinderopvang organisatie wordt uitgenodigd door de belastingdienst.
   
2. Kinderopvang organisatie levert KOI bestand aan op een portaal van de belastingdienst. Dit bestand kan gegenereerd worden vanuit Bitcare indien alle gegevens hier goed staan ingevoerd.
   
3. Belastingdienst controleert het bestand en probeert dit aan te vullen. Zo wordt er een poging gedaan om ontbrekende LRK en BSN nummers te vinden op bijvoorbeeld adres- en naamgegevens.
   
4. Belastingdienst gaat de gegevens uit het KOI bestand matchen met de aanvragen voor kinderopvangtoeslag. Dit doet men op basis van LRK, kind en ouder.
   
5. Als er een match is tussen aanvraag en KOI bestand en er is geen verschil of het verschil is klein dan stopt het process. De ouder hoeft niet terug te betalen of krijgt ook geen extra toeslag.
   
6. Als er een match is gevonden, maar er is een groot verschil dan krijgt de ouder een brief om de belastingdienst van meer informatie te voorzien. Dit kan zijn: De jaaropgave, de facturen of bewijs van betaling. Stel dat de kinderopvang organisatie failliet is gegaan en zij geen jaaropgave hebben geleverd. Dan volstaat bewijs van betaling (bankafschriften). Op basis van de extra gegevens neemt de belastingdienst een besluit over eventuele teruggaaf of bijbetaling.
   
7. Als er geen match wordt gevonden dan krijgen ouders ook een brief om meer gegevens aan te leveren. Dit is vergelijkbaar met de vorige stap.
   

Welke persoonlijke gegevens zijn van belang voor het KOI bestand?

Op onderstaande afbeelding is voor zowel kind als ouder weergegeven welke velden ingevuld moeten zijn voor een correct KOI bestand.

Welke overige gegevens zijn van belang voor het KOI bestand?

Het contract en de facturen van het kind zijn van belang voor het KOI bestand. Binnen Bitcare kan gebruik gemaakt worden van verschillende prijsartikelen. De prijsartikelen aanwezigheid, extra aanwezigheid, vooruitbetaling en subsidie worden meegerekend in de jaaropgave. Deze prijsartikelen worden dus ook meegenomen in de berekening voor kinderopvangtoeslag. Een correcte jaaropgave en correct KOI bestand begint dus al bij de facturatie binnen Bitcare.

Vragen over het KOI bestand:

Hoe kan ik een KOI bestand genereren binnen Bitcare?

In de helpfile Jaaropgave en KOI bestand (controleren en aanmaken) (Nederland) wordt uitgelegd hoe u een KOI bestand kunt genereren.

Hoe weet ik of ik een KOI bestand moet aanleveren?

Als u door de belastingdienst wordt uitgekozen om gegevens aan te leveren dan zullen zij u hierover informeren.

Moeten beide ouders in het KOI bestand staan?

Het is niet relevant of ouder 1 of ouder 2 in het bestand staat, zolang een van de ouders maar op de oorspronkelijk aanvraag voor kinderopvangtoeslag staat. Stel 2 ouders (partners) vragen toeslag aan met vader als hoofdaanvrager, maar in het KOI bestand staat alleen de moeder als ouder 1, dan kan de belastingdienst dit wel matchen.

Kinderen uitsluiten voor het KOI-bestand

Wanneer kinderen op 'Nee' staan voor de jaaropgave in de 'Contract Details', dan worden de kinderen ook uitgesloten voor het KOI-bestand.

• Related Articles

• Hoe maak je het incassobestand aan?

  Met Bitcare kan je zelf factureren en een incassobestand genereren. Hieronder zie je de stappen die je moet doorlopen om het incasso bestand aan te maken. Kijk je liever de video klik dan hier: incasso bestand aanmaken Stap 1 Ga naar het tabblad ...

• Wat moet ik doen als de persoonlijke gegevens van het kind gewijzigd worden? (Het Groeipakket België)

  Wat moet ik doen als de persoonlijke gegevens van het kind gewijzigd worden? (Het Groeipakket België) Wanneer er, in de toekomst, aanpassingen gaan gebeuren aan de identificatiegegevens van een kind (naam, voornaam, geslacht of geboortedatum) is het ...

• Wat moet ik doen als ik mijn wachtwoord ben vergeten?

  Inloggen op Bitcare doe je via een account waarmee je je in het begin hebt geregistreerd. Dit is een Google-, Microsoft- of Apple-account. Het wachtwoord dat verbonden is aan het account waarmee je je geregistreerd hebt, is dus ook het wachtwoord dat ...

• Wat moet ik doen als er een factuur overgeslagen wordt?

  Wanneer een factuur overgeslagen wordt kan het zijn dat er iets niet goed is ingesteld bij het kind. Hieronder vind je een opsomming van veel voorkomende oorzaken die wij tegenkomen en die je kunt controleren. Er is geen prijs ingevoerd Deze prijs ...

• Wat moet ik dubbel invoeren in Bitcare en Humanwave?

  Veel gegevens worden middels de integratie overgezet van Bitcare naar Humanwave en andersom. Denk hierbij bijvoorbeeld aan nieuwe medewerkers of al het verlof en verzuim van medewerkers. Een aantal zaken dien je dubbel in te geven, dus zowel in ...