Wat moet ik allemaal weten over het KOI bestand?

Wat moet ik allemaal weten over het KOI bestand?

Wat moet ik allemaal weten over het KOI bestand?

Iedere kinderopvang of buitenschoolse opvang binnen Nederland kan uitgenodigd worden om gegevens aan te leveren aan de belastingdienst. Het KOI bestand is de afkorting van Kinderopvang instelling (KOI) bestand.


Waarvoor dient het KOI bestand?
Het KOI bestand wordt door de belastingdienst gebruikt om te controleren of ouders terecht kinderopvangtoeslag hebben ontvangen. Het kan voorkomen dat ouders achteraf moeten terugbetalen of bijbetaald krijgen.


Voor veel organisaties is het niet altijd duidelijk wat het KOI bestand precies is en wat belangrijk is om te weten.
Onderstaand hebben wij voor u het proces van het KOI bestand uitgewerkt. 

  1. Kinderopvang organisatie wordt uitgenodigd door de belastingdienst.
  2. Kinderopvang organisatie levert KOI bestand aan op een portaal van de belastingdienst. Dit bestand kan gegenereerd worden vanuit Bitcare indien alle gegevens hier goed staan ingevoerd.
  3. Belastingdienst controleert het bestand en probeert dit aan te vullen. Zo wordt er een poging gedaan om ontbrekende LRK en BSN nummers te vinden op bijvoorbeeld adres- en naamgegevens.
  4. Belastingdienst gaat de gegevens uit het KOI bestand matchen met de aanvragen voor kinderopvangtoeslag. Dit doet men op basis van LRK, kind en ouder.
  5. Als er een match is tussen aanvraag en KOI bestand en er is geen verschil of het verschil is klein dan stopt het process. De ouder hoeft niet terug te betalen of krijgt ook geen extra toeslag.
  6. Als er een match is gevonden, maar er is een groot verschil dan krijgt de ouder een brief om de belastingdienst van meer informatie te voorzien. Dit kan zijn: De jaaropgave, de facturen of bewijs van betaling. Stel dat de kinderopvang organisatie failliet is gegaan en zij geen jaaropgave hebben geleverd. Dan volstaat bewijs van betaling (bankafschriften). Op basis van de extra gegevens neemt de belastingdienst een besluit over eventuele teruggaaf of bijbetaling.
  7. Als er geen match wordt gevonden dan krijgen ouders ook een brief om meer gegevens aan te leveren. Dit is vergelijkbaar met de vorige stap.


Welke persoonlijke gegevens zijn van belang voor het KOI bestand?

Op onderstaande afbeelding is voor zowel kind als ouder weergegeven welke velden ingevuld moeten zijn voor een correct KOI bestand.

Welke overige gegevens zijn van belang voor het KOI bestand?

Het contract en de facturen van het kind zijn van belang voor het KOI bestand. Binnen Bitcare kan gebruik gemaakt worden van verschillende prijsartikelen. De prijsartikelen aanwezigheid, extra aanwezigheid, vooruitbetaling en subsidie worden meegerekend in de jaaropgave. Deze prijsartikelen worden dus ook meegenomen in de berekening voor kinderopvangtoeslag. Een correcte jaaropgave en correct KOI bestand begint dus al bij de facturatie binnen Bitcare.


Vragen over het KOI bestand:

Hoe kan ik een KOI bestand genereren binnen Bitcare?

In de helpfile Jaaropgave en KOI bestand (controleren en aanmaken) (Nederland) wordt uitgelegd hoe u een KOI bestand kunt genereren.


Hoe weet ik of ik een KOI bestand moet aanleveren?

Als u door de belastingdienst wordt uitgekozen om gegevens aan te leveren dan zullen zij u hierover informeren.


Moeten beide ouders in het KOI bestand staan?

Het is niet relevant of ouder 1 of ouder 2 in het bestzolang een van de ouders maar op de oorspronkelijk aanvraag voor kinderopvangtoeslag staat. Stel 2 ouders (partners) vragen toeslag aan met vader als hoofdaanvrager, maar in het KOI bestand staat alleen de moeder als ouder 1, dan kan de belastingdienst dit wel matchen.


Kinderen uitsluiten voor het KOI-bestand

Wanneer kinderen op 'Nee' staan voor de jaaropgave in de 'Contract Details', dan worden de kinderen ook uitgesloten voor het KOI-bestand.

    • Related Articles

    • KOI bestand voor de Belastingdienst

      KOI bestand voor de Belastingdienst Sinds 2014 vraagt de belastingdienst aan kinderopvanginstellingen om een 'KOI bestand' aan te leveren met gegevens over het gebruik van kinderopvang door ouders. Met Bitcare kunt u als kinderopvang dit KOI bestand ...
    • FAQ: Maandelijkse aanlevering

      We helpen je graag soepel door de maandelijkse aanlevering heen. Daarom hebben we de top 11 meest gestelde vragen voor je op een rij gezet. 1. Vanaf wanneer wordt er gehandhaafd op de maandelijkse aanlevering? De maandelijkse aanlevering is een grote ...
    • Wat moet ik doen voordat ik het loonjaar 2018 kan openen?

      Wat moet ik doen voordat ik het loonjaar 2018 kan openen? Voor het openen van het loonjaar 2018 dient u het volgende in ogenschouw te nemen: U moet zeker van zijn dat u 2017 heeft afgesloten en dat er geen verloningen meer hoeven plaats te vinden. ...
    • Wat moet ik doen om het loonjaar 2019 te openen?

      Voor het openen van het loonjaar 2019 dien je het volgende in ogenschouw te nemen: Je moet er zeker van zijn dat je 2018 hebt afgesloten en dat er geen verloningen meer hoeven plaats te vinden. Zie ook onze helpfile afsluiten loonjaar 2018. Indien je ...
    • Maandelijkse aanlevering voor de Belastingdienst

      Vanaf mei 2020 wil de Belastingdienst dat alle kinderopvangorganisaties maandelijks een aanlevering doen via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Deze wijziging is één van de maatregelen die is genomen als onderdeel van het Verbetertraject ...