Hoe voeg ik een nieuw kind toe?


Stap 1

U logt in op app.bitcare.com of als u al ingelogd bent klikt u op 'Home'.


Stap 2
Op de homepagina klikt u op 'Kinderen'.


Stap 3
U ziet nu een lijst met alle actieve kinderen. U klikt rechtsboven op het '+'.

Er verschijnt nu een scherm waarmee u een contract kunt toevoegen.

Stap 4
U voert de gegevens van het kind in. Alle vakken met een uitroepteken, zoals de naam en geboortedatum, moeten nu worden ingevuld. Ook is het belangrijk om te kiezen of het kind een vaste of flexibele planning krijgt. De vakken zonder uitroepteken, zoals BSN en adres, kunnen ook op een later tijdstip nog worden ingevoerd. U kunt ook later alle gegevens aanpassen. Als u de gegevens van het kind heeft ingevoerd, klikt u op 'Volgende'.



1sCvu02QfMffKSyDWlYTcfjrB_soR9xMsg.png



Stap 5
U voert de gegevens van de ouders in. De ouder die u invoert als ouder 1 in het vak met het uitroepteken, is degene die verantwoordelijk is voor het contract en op de factuur zal de naam van deze persoon komen te staan. Als u de gegevens van de ouder heeft ingevoerd klikt u op 'Volgende'. Wanneer de ouder al in Bitcare staat kiest u voor 'Bestaande ouder'.


Stap 6
U voert eventueel de gegevens van de dokter, verzekering en allergieën in. U klikt wederom op 'Volgende'.


Stap 7
U voert de startdatum en eventueel einddatum in van het contract en u kiest een locatie en eventueel een groep. De einddatum zou automatisch ingevuld moeten worden na het selecteren van de locatie. 


Stap 8

Hier voert u het schema van het kind in. Door het verschuiven van de vierkantjes op de balk kunt u aangeven op welke dagen en tijden het kind zal komen volgens zijn of haar contract. Meerdere planningsregels kunnen later in het contract toegevoegd worden.

Vervolgens klikt u op 'Volgende'.



WR89O2zRZUOlRKrGv8veMnBFzk4Sg3NJbA.png



Stap 9

U kunt nu prijsinformatie invoeren. Als u de prijsinformatie nu invoert, kiest u of u factureert op geplande of gerealiseerde uren. Let op: gerealiseerde uren wil zeggen dat de uren die zijn ingevoerd op de iPad worden gefactureerd. Let er dus goed op dat u hier de juiste manier selecteert!

 

Vervolgens voert u de uurprijs in. Daarna selecteert u bij 'Eenheid' of u per maand (let op: dit betekent dat u elke maand hetzelfde bedrag factureert), dag, uur, half uur of 15 minuten factureert.

 

Bij 'Factuur versturen' kiest u voor 'Afdrukken' als u de factuur per post wil verzenden of meegeven en 'Emailadres' als u wilt dat de facturen automatisch gemaild worden naar de ouders. Bij 'Vergoeding' kiest u voor 'Overdracht' als de ouders het bedrag zelf overmaken of 'Incasso' als u met een incassobestand de bedragen incasseert.


Tot slot kunt u het vakje 'Creëer een factuur voor de borg' aanvinken (vooral voor Belgische klanten). Dit is voor als u een borg in rekening wil brengen aan de ouders.

Deze borg kunt u instellen bij de instellingen van de locatie, zie de volgende link: "Hoe stel ik borg in op het web?"

Daarna klikt u weer op 'Volgende'.


Stap 10

In dit scherm kunt u een prijs voor Extra aanwezigheid vastleggen, zodat als u een extra dag plant deze dag automatisch in rekening wordt gebracht. Hiervoor legt u de volgende informatie vast:


  • Prijs/uur: hier voert u de uurprijs voor extra aanwezigheid in.
  • Let op: er kan maar 1 extra prijs per kind gebruikt worden.
  • Eenheid: hier heeft u meerdere opties:
  1. Dag: U heeft een dagprijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als u ook met halve dagen werkt, kunt u het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen.
  2. Uur: De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht. Let op: als u werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kunt u de eenheid 'Half uur' selecteren.
  3. Half uur: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op halve uren.
  4. 15 minuten: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op 15 minuten.


Afhankelijk van de eenheid die u selecteert, moet u soms aanvullende informatie registreren.

Als u geen extra dagen aanbiedt, vinkt u 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid' uit.

U klikt wederom op 'Volgende'.


Stap 11

Tot slot kunt u het kind in Bitcare opslaan door op 'Bewaar' te klikken. (Indien incasso dient u nog het bankrekeningnummer van de ouder in te voeren)