Facturatie voorbereidingen

Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart worden deze instellingen doorlopen. Indien u later heeft besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kunt u de instellingen aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. Ook kunt u ervoor kiezen om een consult in te plannen, zodat iemand de gehele facturatie aan u uitlegt. Dit kunt u doen door contact op te nemen via help@bitcare.com of te bellen naar +31(0)85-4015151.


Organisatie instellingen

Allereerst moeten de instellingen goed staan om juist te kunnen factureren. Controleer dit altijd de eerste keer!


Stap 1

Klik op het symbool 'Instellingen'.


Stap 2

U bent nu in de organisatie instellingen. Hier kiest u vervolgens voor 'Facturatie'.


Stap 3

In dit tabblad ziet u een aantal dingen die u in kunt stellen.

  • Bij 'Vervaldagen' legt u het aantal dagen vast waarna de factuur vervalt. Bijvoorbeeld u factureert op elke 1ste van de maand en de vervaldatum is altijd op de 11e van de maand. Dan legt u bij Vervaldagen ‘10’ vast.

  • Bij 'Bewaar factuur bij het kind' kunt u de optie aanvinken. Wanneer u dit doet worden de facturen zichtbaar op de Bitcare app voor Ouders.

  • Wanneer u 'Handmatig wijzigen en aanpassen van facturen toestaan' aanvinkt kunt u handmatig aanpassingen maken op facturen. Wij raden aan om deze optie niet aan te vinken. Handmatige aanpassingen vergroten de kans op foute facturen en daarmee de kans op foute jaaropgaven.



Bedrijfsinstellingen

Vervolgens kunt u de bedrijfsinstellingen doorlopen. Indien uw organisatie bestaat uit meerdere bedrijven dient u dit per bedrijf te doorlopen.


Stap 1

Klik links op de bedrijfsnaam onder het kopje 'Bedrijven'.


Stap 2

Vervolgens klikt u op het kopje 'Financieel'


Stap 3

Hier kunt u rechtsboven via het '+' het bankrekeningnummer van het bedrijf toevoegen. Het 'Incassant ID' is het nummer dat u heeft gekregen van de bank. Dit is een kenmerk om te mogen incasseren en bevat meestal drie keer een Z. Dus bijvoorbeeld 'NL12ZZZ1240760000'.


Stap 4

Nadat u dit heeft gedaan klikt u op het kopje 'Nummers'.

  • Bij Factuur Standaard legt u de opbouw van het factuurnummer vast voor de ‘normale’ facturen. U klikt op hulp en krijgt dan verschillende opties. Meest gebruikt is een factuurnummer dat begint met het jaartal, bijvoorbeeld 2015 en dan een volgnummer. In dat geval klikt u op het 4 cijferig jaar en klikt u op het plusje en dan kiest u voor volgnummer.

  • Lay out: meest gebruikt en uitgebreid is Standaard 2. In deze helpfile kunt u zien welke factuur lay-out u nog meer kunt kiezen.

  • Teller: als u al facturen heeft verstuurd met factuurnummers en op een bepaald punt verder wil gaan, dan kunt u hier de teller instellen.
    Voorbeeld: het factuurnummer bestaat uit het jaar en daarna een volgnummer en de klant is gebleven bij 20140056 en wil verder gaan vanaf 20140057. Dan voert u bij teller 56 in en klikt u op reset counter, dan zal het volgende nummer automatisch 20140057 zijn.

  • Eventueel kunt u verschillende factuurnummeropbouw vastleggen voor de credit-, correctie- en reserveringsfacturen.

  • Tot slot kunt u een e-mail sjabloon koppelen per factuurtype. Meer uitleg over de factuursjablonen kunt u vinden in deze helpfile.




Locatie instellingen
Tot slot kunt u per locatie de prijzen instellen.

Stap 1
Klik links onder locaties op de naam van de locatie

Stap 2
Klik op het kopje 'Prijzen' om de prijs in te stellen.


  • Prijs/uur: als er een standaard uurprijs is die voor alle kinderen op deze locatie geldt, voert u deze hier in.
  • Eenheid: Hier voert u de standaard factuureenheid in. Als het kinderdagverblijf een vast bedrag per maand factureert, zet u de eenheid op Maand. Als het kinderdagverblijf per gerealiseerde of geplande dag factureert, zet u de eenheid op Dag. Als het kinderdagverblijf factureert per gerealiseerd of gepland uur, zet u de eenheid op Uur, etc.

  • Uren/maand hoeft u niet in te vullen.

  • Extra aanwezigheid Prijs/uur: Als er een standaard uurprijs is voor extra opvang die geldt voor alle kinderen op deze locatie, voert u deze hier in.

  • Extra aanwezigheid Eenheid: Dag: u heeft een prijs voor extra dagen.
    Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als u ook met halve dagen werkt, kunt u het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen. Uur: De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht. Let op: als u werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kunt u de eenheid 'Half uur' selecteren. Half uur: De extra dagen worden afgerekend op halve uren. 15 minuten: De extra dagen worden afgerekend op 15 minuten.

     

Wanneer u aan de slag gaat met de prijzen voor kinderen kunt u deze helpfile raadplegen.


Bovendien hebben wij ook een video over factureren met Bitcare. Klik hier om de video te bekijken.