Stappenplan verlonen: IMCAV©


In dit document vind je de stappen die je dient uit te voren voor de verloning. Hierbij gaan wij alleen in op eenmalige mutaties en het proces zelf. Het aanpassen van overige arbeidsvoorwaarden wordt in andere helpfiles behandeld.

Om je te helpen foutloos te verlonen heeft Bitcare het IMCAV© model ontwikkeld. Met dit model heb je direct inzichtelijk wat er precies moet gebeuren in het salarisproces om foutloos te kunnen verlonen en in welke volgorde dit dient te gebeuren.


Het salarisproces doe je vanuit de hoofdpagina van de organisatie in het menu Salaris.




De 5 stappen om foutloos te verlonen zijn:


1. Inventariseren: Met de inventarisatie wordt bedoeld of alle gegevens die nodig zijn voor de verloning van deze maand inzichtelijk zijn. Heb ik alle gegevens op een rijtje? Zijn er nieuwe medewerkers in dienst gekomen? Gaan er mensen uit dienst? Zijn er mensen die een aanpassing in hun salaris hebben? Zijn alle uren ingevuld en goedgekeurd? Zijn alle declaraties beoordeeld? Moeten er nog bonussen worden uitbetaald of boetes worden ingehouden? Alle veranderingen van deze maand moeten in beeld worden gebracht voordat er correct verloond kan worden.

2. Muteren: Bij het muteren voer je de mutaties door die je hierboven hebt geïnventariseerd en geef je deze mutaties in voor de betreffende periode.

3. Controleren: Bij het controleren kijk je naar de concept loonstroken of alle mutaties goed verwerkt zijn. Daarnaast controleer je eventueel of er pensioen is ingehouden bij nieuwe medewerkers en of lunch bijdragen en reiskosten bij deze medewerkers aanwezig zijn. Ook controleer je mogelijk de extra gewerkte uren. Wanneer alles in orde is, kun je de loonstroken verstrekken aan je medewerkers. Dit is erg belangrijk, want het achteraf corrigeren van gegevens doe je liever niet. Dit kost onnodig veel tijd en kan verwarring veroorzaken.

4. Afhandelen: Wanneer uit de controle blijkt dat alles correct is, kun je overgaan tot deze stap. Mocht je nog fouten tegenkomen in stap 3, verbeter deze dan eerst, alvorens je doorgaat met het afhandelen. Afhandelen is het moment waarop je de betaalbestanden aanmaakt en deze betaalbaar zet in de bank en de stroken definitief maakt.

5. Verantwoorden: De vijfde en laatste stap is de verantwoording naar de Belastingdienst en de financiële administratie. De loonaangifte voor de Belastingdienst moet je aan het einde van elke periode op tijd bij de Belastingdienst indienen en betalen. Het gaat altijd om  de voorafgaande periode. De loonjournaalposten kun je gebruiken voor de verantwoording naar de financiële administratie. Ben je aangesloten bij een pensioenfonds dan moet je ook de gegevens die het pensioenfonds wenst aanleveren. De aan te leveren gegevens verschillen per pensioenfonds. Via Bitcare kan dat de declaratie naar het Pensioenfonds Zorg en Welzijn gedaan worden voor de verantwoording naar het Pensioenfonds toe. Zie hiervoor onze helpfiles betreffende deze pensioendeclaratie. 


Stap 1 - Inventariseren

Met de inventarisatie wordt bedoeld of alle gegevens die nodig zijn voor de verloning van deze maand inzichtelijk zijn. Heb ik alle gegevens op een rijtje?  Zijn er nieuwe medewerkers in dienst gekomen? Gaan er mensen uit dienst? Zijn er mensen die een aanpassing in hun salaris hebben? Zijn alle uren ingevuld en goedgekeurd? Zijn alle declaraties beoordeeld? Moeten er nog bonussen worden uitbetaald of boetes worden ingehouden. Alle veranderingen van deze maand moeten in beeld worden gebracht voordat er correct verloond kan worden.

  • Kijk of alle uren en andere goedgekeurde aanvragen onder het tabblad 'Nog te doen' staan
  • Wanneer er salariswijzigingen of andere veranderingen in arbeidsvoorwaarden zijn, dienen deze aangepast te worden in het menu 'Arbeidsrelatie' van de medewerker
  • Voer nieuwe medewerkers in Bitcare in
  • Controleer of er medewerkers uit dienst gaan
  • Controleer of je nog onbetaalde declaraties heeft openstaan of andere zaken die betaald moeten worden die vanuit de HR processen komen. Selecteer bij betalingsmethode of u de declaratie buiten het salaris om wilt betalen of tegelijk met het salaris wilt uitbetalen
  • Vink de declaraties of verlofaankopen aan die je wilt uitbetalen en klik op 'Geselecteerde items afhandelen'
Als je voor 'Betalen via salaris' hebt gekozen, dan vind je onder 'Mutaties' (zie stap 2) wat je hebt afgehandeld. 

Nadat je op 'Bewaar' hebt geklikt worden de zojuist afgehandelde declaraties niet meer in het overzicht 'Nog te doen' getoond.


Stap 2 - Mutaties

In de tweede stap kunnen zaken die geïnventariseerd zijn doorgevoerd worden in de vorm van eenmalige mutaties. 

  • In 'Mutaties' krijg je een overzicht te zien van alle mutaties van deze periode. U kunt hier desgewenst mutaties toevoegen met behulp van het plus-teken.
    Je selecteert daarna de medewerker en het type mutatie dat je wilt doorvoeren en vult afhankelijk van het type mutatie het bedrag, aantal of percentage in.
    Wanneer je op 'Bewaar' klikt, zal de mutatie in de lijst met de andere mutaties verschijnen.
  • Je kunt de mutatie ook nog wijzigen of verwijderen door op de naam van de mutatie te klikken en de gegevens aan te passen.
Als je alle mutaties heeft aangemaakt ga je naar de volgende stap controle.

Stap 3 - Controleren

De derde stap is een erg belangrijke, de controle. Wanneer de controle niet goed genoeg gedaan wordt, kan dit grote gevolgen hebben. Correcties in voorgaande periodes maak je liever niet dus controleer goed voordat je door gaat naar stap 4.


Loonstroken

  • Wanneer alle declaraties of andere vergoedingen en mutaties zijn afgehandeld kun je de concept loonstroken genereren. 
  • Voordat je overgaat tot de betaling is het verstandig om de loonstroken te controleren. 
  • Wanneer de concept loonstroken goed zijn, kun je door naar stap 4 'Afhandelen'

Stap 4 - Afhandelen


Definitieve loonstroken

Wanneer de concept loonstroken correct zijn, kun je de definitieve loonstroken genereren. Doe dit alleen wanneer de concept loonstroken correct zijn, want na het definitief draaien van de loonstroken zullen de stroken in de documentatie komen te staan van de medewerker en zijn ze door de medewerker in te zien.


Betalingen

  • Onder 'Betalingen' krijg je een overzicht van de betalingen. 
  • Kies achter de betaling voor 'Download bestand' 
  • Wij raden je aan om het bestand te hernoemen zodat u deze eenvoudiger kunt terugvinden 
  • Het bestand selecteer je vervolgens bij het importeren van betalingen naar je online bankomgeving waar je de uitbetaling kunt afronden
  • Voor verdere uitleg hierbij verwijzen wij je naar 'Hoe maak ik een betaling aan?'

Stap 5 - Verantwoorden

Verantwoording dient te gebeuren naar de financiele administratie, de Belastingdienst en het Pensioenfonds. 


Journaalposten

  • Om uw boekhouding op orde te houden kun je de journaalposten exporteren naar PDF, Excel of naar Exact. 
  • Voor verdere uitleg hierbij verwijzen wij je naar 'Hoe exporteer ik journaalposten?'

Loonaangifte

  • Het laatste onderdeel van het verlonen is het doen van loonaangifte bij de Belastingdienst. Bitcare heeft een koppeling met de Belastingdienst en in een aantal stappen is de aangifte verzonden en kunt u deze betalen.
  • Hoe je dit het beste kunt doen lees je in 'Hoe maak ik een loonaangifte aan?'

Pensioenaangifte

  • Via de Pensioendeclaratie binnen Bitcare kun je de gegevens doorsturen voor het Pensioenfonds Zorg en Welzijn. 
  • Voor meer informatie zie de helpfiles over de Pensioendeclaratie.