Hoe registreer ik vakanties (contract pakketten) bij een kind?


Binnen Bitcare kunt u heel eenvoudig kinderen gedurende de vakanties inplannen of juist uitplannen. Dit kunt u doen door pakketten aan de planning(en) te koppelen. Hierdoor kunnen complexe BSO planningen en flexibilisering van de opvangplannen worden vastgelegd binnen Bitcare. Met name voor de BSO is dit handig, aangezien deze kinderen in vakanties vaak hele dagen komen. Het in- en uitplannen gedurende vakantiedagen (en studiedagen) bestaat uit twee stappen:


Stap 1: Contract pakketten koppelen aan vakanties

Stap 2: Planningen registreren bij het kind


Stap 1: Contract pakketten koppelen aan vakanties


Stap 1.1

Navigeer naar de 'Instellingen'.


Stap 1.2

Klik op 'Contract pakketten'


Stap 1.3

Klik op het plusje om een pakket toe te voegen. 

(Om een pakket te wijzigen/verwijderen klikt u op het potloodje achter het desbetreffende pakket)



Stap 1.4

De 'Code' en 'Omschrijving' mag u zelf bepalen. Wij adviseren wel om hier het aantal weken bij te vermelden. Bij verschillende vakanties per school is verstandig om hier ook de schoolnaam te vermelden en een pakket per school aan te maken. Vul vervolgens ook bij 'Weken' het aantal weken in waarvoor het pakket geldig is. Op basis hiervan kan later in het contract bij een kind gemakkelijk een maandprijs berekend worden


U kunt vervolgens op 'Bewaar' klikken.




Stap 1.5

Klik op het kopje 'Feestdagen' in de 'Algemene instellingen', waar u het pakket dient te koppelen aan de vakanties.


Stap 1.6

Klik op het '+' bij 'Schoolvakanties' om een vakantie toe te voegen. 

(Om een vakantie te wijzigen/verwijderen klikt u op het potloodje achter het desbetreffende vakantie).



Stap 1.7

  • Naam: vul hier de naam van de vakantie in. Bij verschillende vakanties per school is verstandig om hier ook de schoolnaam te vermelden. U maakt dan de vakantie meerdere keren aan en vermeld de naam van de school erbij. Ook kunt u de studiedagen voor de school erin zetten.
  • Data: vul hier de data van de vakantie in. In het geval van een studiedag is dit dezelfde dag.
  • Vink vervolgens de pakketten aan welke aan deze vakantie gekoppeld dienen te worden. Let op: dit zijn zowel de pakketten waarbij een kind uitgepland (40 weken) als ingepland (12 weken) wordt gedurende deze vakantie.




Stap 2: Planningen registreren bij het kind


Stap 2.1

Navigeer naar het desbetreffende kind met een schoolweken planning en/of vakantie planning.


Stap 2.2

Klik op 'Contracten' om de vaste planning in te zien.


Stap 2.3

- Als er al een vaste planningsregel staat die u wilt koppelen aan schooldagen of vakantiedagen dan klikt u op het potloodje. Bijvoorbeeld om deze planning alleen te laten gelden tijdens vakantiedagen (12 weken). 


- Als er nog geen vaste planningsregel staat dan kunt u via de plus een nieuwe planning toevoegen en kiest u voor 'Vast rooster'. Vervolgens kunt u door naar Stap 2.5.

 


Stap 2.4

Kies voor 'Wijzig de huidige planning' en klik op 'Volgende':



Stap 2.5

- Vul de data (= start- en einddatum van het contract) in

- Selecteer de locatie

- Selecteer de groep

- Vervolgens selecteert u het pakket (in dit geval '12 weken')

- Tot slot geeft u aan of het pakket geldig is gedurende 'Schooldagen' of 'Vakantiedagen' (in dit geval 'Vakantiedagen')

- Klik op 'Volgende'




Stap 2.6

Vervolgens kunt u de planning ingeven voor deze vakantiedagen door de balkjes te verschuiven. Tot slot klik u op 'Bewaar'.

De planningsregel is nu zichtbaar. U ziet nu ook dat deze gekoppeld is aan 'Vakantiedagen'.





U kunt in de 'Planning' (maandoverzicht) controleren of de juiste planning geldt voor de vakantiedagen. Daarnaast kunt u klikken op de blauwe balkjes om de verdere specificaties, zoals locatie, groep en tijden te zien.