Jaaropgaven en KOI bestand (controleren en aanmaken) (Nederland)

De jaaropgaven en KOI bestand binnen Bitcare kunnen gemaakt worden binnen het tabblad 'Financieel-Jaaropgave'. Onderstaand wordt stap voor stap uitgelegd hoe dit werkt.


Het openen van het tabblad 'Financieel-Jaaropgaven'

Stap 1

U logt in op app.bitcare.com en navigeert naar het tabblad 'Financieel'.



Stap 2

Klik op het kopje 'Jaaropgaven'. In dit tabblad zijn 4 verschillende aandachtspunten opgesteld.



1. Locaties

Stap 3

Hier worden al uw locaties weergegeven waarvoor u jaaropgaven gaat aanmaken.  Als u hier een locatie mist dan heeft deze niet het type 'Kinderopvang' of 'Buitenschoolse opvang' in de 'Locatie instellingen'. In de help file 'Hoe wijzig ik het type van een locatie' kunt u vinden hoe u dit kunt wijzigen.


Stap 4

Controleer of de locatie en het LRK nummer correct staan ingevoerd. Als het LRK nummer niet correct is dan kunt u dat wijzigen in de help file 'Hoe voeg ik de LRK code toe van mijn organisatie/locatie op het web?'.


2. BSN nummers

Stap 5

Voor het versturen van de jaaropgaven dienen de BSN nummers van de kinderen ingevoerd te zijn. Bitcare toont een lijst van de kinderen bij wie het BSN nummer ontbreekt. Klik op de naam van het kind om direct in het 'Persoonlijke profiel' het BSN nummer toe te voegen.


Verplichte gegevens voor de jaaropgaven:

  • Naam kind
  • Naam contract verantwoordelijke ouder
  • Geboortedatum kind
  • BSN nummer kind

Hieronder bij punt '4. Belastingdienst' komen we terug op de verplichte gegevens voor het KOI bestand.


Stap 6

Wanneer de gegevens van de locatie en BSN nummers correct zijn kunt u verder naar punt '3. Jaaropgaven'.


3. Jaaropgaven
Stap 7

Er worden hier drie verschillende opties aangegeven. Wij raden aan om eerst een 'Concept document in Excel' aan te maken. Dit gaat als volgt:

- Wanneer u geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt.
- Het is mogelijk om bepaalde kinderen uit te sluiten voor de jaaropgaven. Hoe dit werkt wordt uitgelegd in de help file 'Contracten / kinderen uitsluiten voor de jaaropgave (geen jaaropgave maken voor een kind)'

- Vink de optie 'Concept document in Excel' aan en klik op 'Aanmaken'.

- Het document wordt vervolgens aangemaakt en is te downloaden vanuit het tabblad 'Documenten'. 

- In Excel kunt u de gegevens controleren welke op de jaaropgaven zullen komen te staan. 


Onderstaand hebben wij een aantal punten opgesteld die je tegen zou kunnen komen tijdens de controle:

  • Kind komt dubbel voor in het document
    Mogelijke oorzaken:

- Kind heeft twee contracten gehad in een jaar. Bijvoorbeeld doorgestroomd van het KDV naar de BSO. Wij tonen dit op één jaaropgave in PDF.

- Gedurende het jaar is de contract verantwoordelijke gewijzigd. Hierdoor wordt er één jaaropgave voor ouder 1 en één jaaropgave voor ouder 2 aangemaakt. 

- Het bedrijf in het contract van kind is veranderd gedurende het jaar. Hierdoor worden er twee jaaropgaven aangemaakt. 

  • De getoonde uurprijs lijkt niet te kloppen
Mogelijke oorzaken:
- Duurdere extra prijs:
Omdat de Belastingdienst één gemiddelde uurprijs vraagt, heeft Bitcare de uurprijs van contracturen en extra dagen samengevoegd. Dit kan dus betekenen dat de gemiddelde uurprijs hoger is. Voorbeeld: normale uurprijs voor contract uren is €6.50, de uurprijs voor extra opvang is €7.50. Als het kind extra uren heeft afgenomen in het betreffende jaar, zal de gemiddelde uurprijs dus hoger zijn dan de normale uurprijs van €6.50.


- Verkeerd 'Artikel' geselecteerd
Er is een verkeerd 'Artikel' voor de prijs geselecteerd. De prijs artikelen 'Aanwezigheid', 'Extra aanwezigheid', 'Subsidie' en 'Vooruitbetaling' worden meegenomen op de jaaropgaven. Voorbeeld: u heeft een activiteit van €5 per ongeluk gefactureerd als 'Aanwezigheid'. Uw uurprijs is €7,50 waardoor uw gemiddelde uurprijs op de jaaropgave lager wordt. Als dit het geval is kunt u het 'Artikel' op de factuur aanpassen met behulp van de help file 'Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'


- Verkeerd 'Aantal uren' ingevoerd
Het totaalbedrag dat is gefactureerd wordt gedeeld door het totale aantal uren per jaar op de facturen en dit vormt de gemiddelde uurprijs. Als je in het verleden handmatig regels op de factuur hebt toegevoegd voor bijvoorbeeld 'Extra dagen' of een 'Maandbedrag', is het belangrijk dat u hierbij het juiste 'Artikel' hebt geselecteerd en het juiste aantal uren hebt ingevoerd. Mocht u het aantal uren niet hebben ingevoerd, kunt u dit nog aanpassen met behulp van de help file 'Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'.

  • Het aantal afgenomen uren lijkt niet te kloppen

Mogelijke oorzaken:

- Verkeerd 'Aantal uren' ingevoerd

Er zijn handmatige aanpassingen gemaakt op de facturen zonder de uren hierbij aan te passen. Het bedrag is gewijzigd, maar het 'Aantal uren' niet. Hierdoor komen op de jaaropgave meer of minder uren te staan dan dat er daadwerkelijk afgenomen zijn. Dit is ook gelijk van invloed op de gemiddelde uurprijs die getoond wordt. Mocht u dit willen wijzigen dan kun je dit doen met behulp van de help file 'Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'


- Verkeerde creditering

Het zou ook kunnen dat er facturen zijn gecrediteerd met een negatieve 'Prijs' in plaats van een negatief 'Aantal'. Hierdoor zullen er meer afgenomen uren op de jaaropgaven verschijnen dan dat er afgenomen zijn. Mocht je dit willen corrigeren dan kun je dit doen met behulp van de helpfile 'Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'



Stap 8

Nadat u eventuele fouten heeft hersteld maakt u het 'Concept document in Excel' opnieuw aan. U gaat dan nogmaals controleren of u nog fouten of bijzonderheden tegenkomt in dit document. Dit herhaalt u tot u een 'Concept document in Excel' heeft waarbij alle kinderen correcte gegevens voor de jaaropgave hebben.


Stap 9

Als het 'Concept document in Excel' correct is maakt u het 'Concept document in PDF' aan. 

- Wanneer u geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt.

- Het is mogelijk om bepaalde kinderen uit te sluiten voor de jaaropgaven. Hoe dit werkt wordt uitgelegd in de help file 'Contracten / kinderen uitsluiten voor de jaaropgave (geen jaaropgave maken voor een kind)'

- Vink de optie 'Concept document in PDF' aan en klik op 'Aanmaken'.

- Het document wordt vervolgens aangemaakt en is te downloaden vanuit het tabblad 'Documenten'. 

- Dit document laat de jaaropgaven zien zoals de ouders deze zullen ontvangen als de definitieve jaaropgaven worden aangemaakt. In dit document kunt u de jaaropgaven nogmaals controleren.


Stap 10

Als alle gegevens gecontroleerd en correct zijn, kunt u de definitieve jaaropgaven versturen. 

- Wanneer u geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt.

- Het is mogelijk om bepaalde kinderen uit te sluiten voor de jaaropgaven. Hoe dit werkt wordt uitgelegd in de help file 'Contracten / kinderen uitsluiten voor de jaaropgave (geen jaaropgave maken voor een kind)'


- Vink de optie 'Definitieve jaaropgaven' aan en klik op 'Aanmaken'.

- De documenten worden vervolgens aangemaakt en worden bij de 'Kind Documenten' geplaatst.

- Wanneer 'E-mail ouders' staat aangevinkt, wordt de jaaropgave ook gemaild naar de contract verantwoordelijke ouder.


Het aanmaken en versturen van de jaaropgaven is daarmee succesvol afgerond. 


Echter zijn er nog een aantal kinderopvang organisaties binnen Nederland die uitgenodigd kunnen worden om gegevens aan te leveren aan de belastingdienst. Dit heet het KOI bestand (Kinderopvang Instelling). Dit bestand kunt u in stap 4 aanmaken. 


4. Belastingdienst

Stap 11

Om het document voor de belastingdienst eerst te controleren kunt u het beste alleen de optie 'Alleen valideren' aanvinken en klikken op 'Export'. Dit kunt u eventueel filteren op locatie niveau. Het exportbestand wordt aangemaakt en is te downloaden in het tabblad 'Documenten'. In de export kunt u direct zien welke gegevens nog ontbreken.


Verplichte gegevens voor belastingdienst (KOI bestand):

  • Voornaam kind
  • Tussenvoegsel kind
  • Achternaam kind
  • Geboortedatum kind
  • BSN nummer kind
  • Initialen ouder
  • Tussenvoegsel ouder
  • Achternaam ouder
  • Geboortedatum kind
  • BSN nummer ouder


Stap 12

Wanneer het document correct is kunt u de definitieve export aanmaken. Dit doet u door 'Alleen valideren' uit te vinken. U kunt vervolgens kiezen of u het export bestand aanmaakt per locatie of voor alle locaties. Klik vervolgens op 'Export'. De export kunt u downloaden in het tabblad 'Documenten', controleren en opsturen naar de Belastingdienst.


Meer informatie over het KOI bestand kunt u vinden in de help file 'Wat moet ik allemaal weten over het KOI bestand?'.