Stappen voor afsluiten loonjaar 2018

Het afsluiten van het loonjaar 2018 bestaat uit een aantal stappen:

  1. Heb je alle medewerkers voor 2018 verloond?
    Zo niet, zorg dat dit nog gebeurt voordat je januari 2019 gaat verlonen

    Dit is een voorwaarde om het openen van het loonjaar 2019 niet te frustreren

  2. Vergeet niet om in januari 2019 de loonaangifte van december 2018 te versturen
  3. Moet je pensioenaangifte doen? Zorg er voor dat deze nog voor de verloning van januari 2019 zijn ingediend.
  4. Sluit jouw loonadministratie 100% aan?
    Dit wordt verderop in dit artikel uitgelegd 'Hoe kun je controleren of de administratie sluit?'
  5. Je kunt de jaaropgaven genereren nadat de aansluiting heeft plaatsgevonden.
    In onze helpfile hoe maak ik de jaaropgave aan staat hoe je dit kunt doen.
  6. Wij geven je de tip mee om het nieuwe loonjaar 2019 pas te openen als bovengenoemde stappen zijn doorgenomen.


Hoe kunt u controleren of de administratie sluit?

Een 100% sluitende loonadministratie is belangrijk. De loonstroken moeten overeenkomen met de loonaangiften en de totaal loonjournaalpost. Wanneer je vanuit Bitcare heeft betaald moeten de betalingen ook aansluiten. 


Dit doe je door de rapporten ‘premie loonstaat’, 'totaal loonjournaalpost', en 'loonaangiften' van het huidige loonjaar naast elkaar te zetten/af te drukken om zo de aansluiting te controleren.

  • Bij de premieloonstaat (Rapporten/Personeel/Salaris/Premieloonstaat) kies je de volgende selecties:
    • Bij bedrijf het bedrijf
    • Bij periode januari 2018 tot en met december 2018
    • Optellen vink je aan
    • Je kiest voor document aanmaken.
  • Bij de Totaaljournaalpost (Rapporten/Personeel/Financieel/Journaalpost) kies je de volgende selecties:
    • Bij bedrijf het bedrijf
    • Type journaalpost: salaris
    • Bij periode januari 2018 tot en met december 2018
    • Groeperen op berekening vink je aan.
    • Je kiest voor document aanmaken.
  • Bij de loonaangiften kies je voor 2018 en het bedrijf wat je aan het controleren bent.


Je doet met deze gegevens de volgende checks:

  1. Komen de betalingen op de totaal journaalpost overeen met je salaris betalingen in jouw financiële administratie?
  2. Wijken de loonaangifte bedragen voor de verschillende premies en loonbelasting maximaal 12 euro af (in de loonaangifte worden geen centen weggeschreven) ten opzichte de jaarjournaalpost?
  3. Komt de de totaal bedragen per premie op de premie loonstaat overeen met de bedragen op de totaal journaalpost?

Zijn deze 3 gegevens positief bevestigd dan is jouw loonadministratie 100% consistent en kun je met een gerust hart de jaaropgaven voor de medewerkers maken. Is er géén aansluiting dan adviseren wij je contact op te nemen met onze helpdesk (help@bitcare.com). Wij kunnen dan een analyse doen en de vervolgstappen aangeven. Wanneer je netjes en zorgvuldig hebt verloond in 2018 dan zou er van een inconsistentie geen sprake kunnen zijn.


Het aanleveren van de stukken voor de accountant/boekhouder


Jouw accountant/boekhouder zal ik vragen of je, in ieder geval, de volgende stukken kunt opleveren:

Loonjournaalpost | Loonaangiftestaat | Verzamelloonstaat/premieloonstaat | Loonstaat | FTE berekening | Specificatie reservering vakantiegeld |Specificatie reservering vakantiedagen.  Een aantal van deze stukken is al eerder aan de orde gekomen. Onderstaand geven wij je per stuk de rapporten aan zodat je eenvoudig kunt aanleveren aan jouw accountant/boekhouder.


Loonjournaalpost                                          Tabblad Rapporten / Personeel / Financieel / Journaalposten

Loonaangiftestaat                                         Tabblad Rapporten / Personeel / Salaris / Loonaangiften    

Verzamelloonstaat/premieloonstaat            Tabblad Rapporten / Personeel / Salaris / Premieloonstaat

Loonstaat                                                       Tabblad Rapporten / Personeel / Salaris / Loonstaat                                        

FTE berekening                                              Tabblad Rapporten / Personeel / Analyse/ Personeelsverloop

Specificatie reservering vakantiegeld          Tabblad Rapporten / Personeel / Salaris / Reserveringen

Specificatie reservering vakantiedagen       Tabblad Rapporten / Personeel / Financieel / Verlof