Het IMCAV model


De vijf stappen om foutloos te verlonen in Bitcare


Het einde van de maand nadert en de verloning moet weer in orde gemaakt worden. Maar wat moet er allemaal gebeuren? En hoe weet ik of alles goed gaat?


Om je hierbij te helpen, heeft Bitcare het IMCAV model ontwikkeld. Met dit model heb je direct inzichtelijk wat er precies moet gebeuren in het salarisproces om foutloos te kunnen verlonen en in welke volgorde dit dient te gebeuren. De vijf stappen om foutloos te verlonen zijn:


  1. Inventariseren. Met de inventarisatie wordt bedoeld of alle gegevens die nodig zijn voor de verloning inzichtelijk zijn. Heb ik alle gegevens op een rijtje? Zijn er nieuwe medewerkers in dienst gekomen? Gaan er mensen uit dienst die een afrekening moeten krijgen? Zijn er mensen die een aanpassing in hun salaris hebben? Zijn alle uren ingevuld en goedgekeurd? Zijn alle declaraties beoordeeld? Moeten er nog bonussen worden uitbetaald?
    Al deze zaken moeten in beeld gebracht worden alvorens correct verloond kan worden. Aanpassingen hiervoor kunnen gemaakt worden in de Arbeidsrelatie van de medewerker. Goedgekeurde aanvragen van medewerkers verschijnen onder het tabblad ‘Nog te doen’ in het salaris menu. 

  2. Muteren. Bij het muteren voer je de mutaties door die onder het tabblad ‘Nog te doen’ staan. Daarnaast voer je de geïnventariseerde mutaties door naar de periode die je wilt uitbetalen. De mutaties kunnen toegevoegd worden onder het tabblad ‘Mutaties’ of in de arbeidsrelatie van de medewerker.

  3. Controleren. Bij het controleren kijk je naar de concept loonstroken en het rapport ‘Vergelijk salarisperioden’ of alle mutaties goed zijn. De concept loonstroken kun je aanmaken onder het tabblad ‘Loonstroken’ in het salaris menu. Daarnaast kun je eventueel controleren of er pensioen is ingehouden bij nieuwe medewerkers en of lunch bijdragen en reiskosten bij deze medewerkers aanwezig zijn. Daarnaast controleer je de (extra) gewerkte uren.
    Dit controleproces is erg belangrijk, want het achteraf aanpassen van verkeerde gegevens in het salarisproces doet u liever niet.

  4. Afhandelen. Afhandelen is het moment waarop je de betaalbestanden aanmaakt en deze betaald. Dit doet je via het tabblad ‘Betalingen’. Wanneer uit de controle blijkt dat alles correct is, kun je overgaan tot deze stap. Mocht je nog fouten tegenkomen in stap 3, verbeter deze dan eerst alvorens je doorgaat met afhandelen.

  5. Verantwoorden. De vijfde en laatste stap is het verantwoorden van de betalingen naar de Belastingdienst en de financiële administratie. Door middel van de loonaangifte kunt u de betalingen die u gedaan heeft aan uw medewerkers verantwoorden naar de Belastingdienst. De loonaangiftes kunnen onder het tabblad ‘Loonaangifte’ aangemaakt worden. De journaalposten kunnen gebruikt worden voor de verantwoording naar de financiële administratie. Deze kunnen worden aangemaakt onder het tabblad ‘Journaalposten’. Moet er ook verantwoording afgelegd worden aan het pensioenfonds, dan lever je de gegevens aan aan het pensioenfonds. Dit kun je doen onder het tabblad ‘Pensioen declaratie’.