Correctie loonaangifte: verkeerd ingevoerde geboortedatum van een medewerker


Het kan gebeuren dat bij het aanmaken van de medewerkers in Bitcare een verkeerde geboortedatum wordt ingevoerd. Wanneer u daarbij gebruikt maakt van de salarismodule van Bitcare, worden deze (foutieve) gegevens meegezonden in de loonaangifte. Deze loonaangifte moet dan gecorrigeerd worden. De volgende scenario's kunnen zich voordoen.


1. U maakt een nieuwe loonaangifte aan voor de periode(s) waarin de foutieve geboortedatum is meegenomen. De bedragen van de nieuw aangemaakte loonaangiften is gelijk aan de reeds goedgekeurde loonaangiften. 

Voorbeeld: U begint in januari met de loonaangifte en op 10 april ontvangt u een bericht van de Belastingdienst dat er een geboortedatum niet juist is ingevoerd. De loonaangiftes voor januari, februari en mogelijk maart zijn de deur al uit met de foutieve gegevens. Eerst dient u de geboortedatum in het profiel van de desbetreffende medewerker te corrigeren. Na het aanpassen dient het volgende te gebeuren. Voor al deze periodes dient de loonaangifte opnieuw aangemaakt en verzonden te worden. Hierbij controleert u of de bedragen in de nieuw aangemaakte loonaangifte gelijk is aan de reeds goedgekeurde loonaangiftes. Indien de bedragen gelijk zijn, kunt u de perioden opnieuw verzenden.


2. U maakt een nieuwe loonaangifte aan voor de periode(s) waarin de foutieve geboortedatum is meegenomen. De bedragen van de nieuw aangemaakte loonaangiften verschillen van de reeds goedgekeurde loonaangifte.

Voorbeeld: De loonaangiftes voor januari, februari en mogelijk maart zijn de deur al uit met de foutieve gegevens. Voor al deze periodes dient de loonaangifte opnieuw aangemaakt en verzonden te worden. Hierbij komt u erachter dat de bedragen van de reeds goedgekeurde loonaangiftes anders zijn aan die van de nieuw aangemaakte loonaangiftes. Er moet onderzocht worden waar deze verschillen vandaan komen. Mogelijk zijn er andere aanpassingen gemaakt waardoor het bedrag van de loonaangifte niet overeenkomt. Wanneer dit het geval is, zal er een correctie plaats moeten vinden. Neem hiervoor contact op met de supportafdeling van Bitcare.


Hieronder leggen wij stap voor stap uit, hoe u de correctie kunt maken.


Stap 1

Ga naar de betreffende medewerker en pas de geboortedatum/het BSN nummer aan. Sla de wijziging op.

Dit doet u onder in het profiel van de medewerker onder persoonlijke informatie:


Stap 2

Navigeer naar het menu 'Salaris' en kies voor tabblad 'Loonaangifte' en klik rechts bovenin op het plusteken


Stap 4

Selecteer de periode waarover u nogmaals een loonaangifte wilt maken.

Selecteer de juiste BV.

Selecteer als betaaldatum: bij betaal datum past u niets aan.

Klik op 'bewaar'



Stap 5
Als de aangifte gegenereerd is, dan controleert u of de bedragen overeenkomen met de vorige aangifte.
Is dit het geval, dan kunt u de loonaangifte opnieuw versturen. Is dit niet het geval, dan neemt u contact op met onze helpdesk.


Stap 6

Open de loonaangifte door op de periode te klikken. Controleer de aangifte, indien akkoord, klik op 'verstuur'.


Stap 7

Vergeet niet om een PDF op te slaan in uw administratie



Stap 8
U hoeft het bedrag niet nogmaals te betalen (dit heeft u al eerder gedaan).

Stap 9

Om deze stappen herhaald u voor alle loonaangiften erna die al verzonden zijn.
Als u een brief ontvangt over september en u heeft de loonaangifte van bijvoorbeeld oktober en november al verstuurd. Dan dient u deze loonaangiften opnieuw te versturen.