Hoe stel ik het vakantiegeld in?


Het vakantiegeld dient u op twee plekken in te stellen. Eerst dient u de instelling op organisatie niveau te controleren, daarna kunt u op medewerker niveau het vakantiegeld aanpassen.



Stap 1

Het component voor vakantiegeld wordt standaard aangemaakt in de lijst met salaris componenten, in de algemene instellingen onder Salaris (Algemene instellingen -> Salaris -> sectie Reserveringen). U dient het component wel nog te controleren. 


Het kan namelijk zijn dat binnen uw organisatie over bepaalde vergoedingen ook vakantiegeld wordt opgebouwd. Dit dient u in het vakantiegeld component aan te passen.

Wanneer u op het potlood klikt achter de reservering 'Vakantiegeld' ziet u de volgende velden:


  • Datum: De datum dat het component geldig wordt. Wij raden u aan deze niet aan te passen. Dit wordt alleen gebruikt voor het uitzonderlijke geval waarbij het component moet stoppen.
  • Omschrijving: De omschrijving zoals u het vakantiegeld binnen uw organisatie wilt gebruiken. Standaard staat er Vakantiegeld. U kunt dit bijvoorbeeld aanpassen naar "Vakantietoeslag".
  • Debet: In dit veld koppelt u de grootboekrekening die u gebruikt om de kosten van het vakantiegeld in uw financiële administratie te boeken.
  • Credit: In dit veld koppelt u de grootboekrekening die u gebruikt om de reservering van het vakantiegeld in uw financiële administratie te boeken.
  • Grondslag: In dit veld kunt u extra salaris componenten koppelen waarover ook vakantiegeld moet worden uitbetaald.
    Voorbeeld: U betaalt de vakantiedagen uit. Hierover moet ook vakantiegeld worden berekend. U koppelt dan hier het salaris component die u gebruikt voor het uitbetalen van vakantiedagen.
  • Werkgeverskosten: Hier koppelt u het salaris component wat u gebruikt voor de reservering van de werkgeverskosten vakantiegeld.
  • Bruto vergoeding: Hier koppelt u het salaris component dat u gebruikt voor het tussendoor uitbetalen van vakantiegeld.
    Voorbeeld: een medewerker wil in februari een wereldreis maken en vraagt een voorschot op zijn vakantiegeld. 
  • Geen uitbetaling: Het vakantiegeld wordt nooit uitbetaald, tenzij de medewerker uit dienst gaat. 


Stap 2

Zodra het component in de algemene instellingen goed staat, kunt u de afspraak op medewerker niveau aanpassen. Indien de afspraak nog niet in de arbeidsrelatie staat, kunt u deze toevoegen door te klikken op 'Afspraak toevoegen' .

 

Op medewerker niveau kunt u onder andere het volgende instellen
- De reserveringsperiode, bijvoorbeeld januari tot december in plaats van juni tot mei;

- Of het vakantiegeld elke periode moet worden uitbetaald of alleen in een bepaalde maand;
- Het beginsaldo;

- Handmatige betalingen.




Hieronder vindt u een uitleg van de velden op medewerker niveau. 


  • Soort betaling: Hier heeft u twee opties:

1. Op basis van periodieke opbouw, dit betekent dat het salaris per maand wordt genomen als grondslag
Voorbeeld:
Van januari tot en met april verdien je 2.000 euro. In mei wordt dit 3.000 euro
Het vakantiegeld percentage is 8% --> in mei wordt 2.000 *8% + 2.000 *8% + 2.000 *8% + 2.000 *8% + 3.000 *8% = 880 euro uitbetaald.
2. Op basis van het laatste salaris, dit betekent dat het salaris wat geldt in de periode van uitbetaling wordt genomen als grondslag

Voorbeeld
Het vakantiegeld percentage is 8% --> er wordt in mei 3000 * fte in periode *8% + 3000 * fte in periode *8% + 3000 * fte in periode *8% + 3000 * fte in periode *8% + 3000* fte in periode *8% = 1.200 uitbetaald.

  • Datum: De datum dat de reservering geldig is. Dit is meestal gedurende de hele looptijd van het contract, vanaf de start tot einde dienstverband.
  • Percentage: Het afgesproken percentage vakantiegeld over het loon, dit is meestal 8%
  • Betaalperiode: De maand waarin de reservering moet worden uitbetaald, deze is standaard ingesteld op uitbetaling in mei.
    Echter: Als in de algemene instellingen 'Geen uitbetaling' staat aangevinkt wordt dit veld genegeerd.
    Echter: Als de medewerker uit dienst gaat dan zal Bitcare automatisch het vakantiegeld klaarzetten voor uitbetalen in de laatste maand van het contract of een maand later (afhankelijk van de instelling). U hoeft dit veld hier niet voor aan te passen.
  • Elke periode uitbetalen: Indien het vakantiegeld niet hoeft te worden gereserveerd, maar elke maand moet worden uitbetaald, dan selecteert u hier 'Ja'. De medewerker krijgt het vakantiegeld elke maand uitbetaald, als losse regel op de loonstrook.
  • Opbouw afwijkend en Periode: Wanneer de reservering opbouw anders is dan de periode van uitbetaling. Standaard wordt de reservering opgebouwd van juni tot mei. Wanneer u een periode hanteert van januari tot december, dan dient u hier 'ja' te selecteren en deze periode te selecteren. 
  • Notitie: Een vrije notitie. Dit kunt u gebruiken als bijvoorbeeld een een gedeelte van de reservering eerder wordt betaald, dan heeft u altijd de afspraken bij de hand.
  • Correcties: Hier vult u de beginsaldi's in bij de conversie of wanneer u erachter komt dat een gedeelte van de opbouw mist, omdat u bijvoorbeeld bent vergeten over overwerk vakantiegeld te reserveren.
  • Handmatige betalingen: Hiermee kunt u een deel van het gereserveerde vakantiegeld uitbetalen in de gewenste periode. Hiermee wordt een uitbetaling bedoeld buiten de instelling 'Betaalperiode' om, deze wordt namelijk automatisch berekend en klaar gezet in de periode dat deze uitbetaald moet worden.