Voorkom fouten


Niets is zo vervelend als fouten. Fouten ontstaan omdat we we niet goed weten wat we doen of omdat we het te druk hebben of niet goed nadenken. Wij constateren regelmatig dat er fouten worden gemaakt in Bitcare. Natuurlijk worden deze fouten niet bewust gemaakt maar de consequenties van deze fouten zijn vaak groter dan de fout op zich. 


Wij gaan je helpen met het voorkomen van fouten aan de hand van een aantal voorbeelden. Wel zo fijn voor de toekomst.


Voorkom fout 1: De medewerker krijgt een verlenging van zijn contract

Voorkom fout 2: De medewerker gaat € 150.- bruto per maand meer verdienen

Voorkom fout 3: De medewerker gaat 40 uur werken in plaats van 32

Voorkom fout 4: De medewerker heeft geen recht meer op een vaste onkostenvergoeding 

Voorkom fout 5:  Reiskostenvergoeding aanpassing bij minder dagen/uren werken

Voorkom fout 6: De medewerker wil loonheffingskorting toegepast hebben

Voorkom fout 7: De nieuwe medewerker start op de 29ste maar de verloning is al klaar

Voorkom fout 8: Geen juiste bijtelling bij de auto van de zaak

Voorkom fout 9: De stagiair wordt aangenomen als medewerker


Zijn de genoemde voorbeelden herkenbaar en wil je weten hoe je deze zonder fouten moet verwerken in Bitcare? Lees dan verder. Want je wilt natuurlijk niets liever dan je medewerkers juist verlonen en je HR- en Salarisadministratie op orde hebben.


Voorkom fout 1

De medewerker krijgt een verlenging van zijn of haar contract

Het contract van de medewerker is (bijna) verlopen. Je hebt/Er is de medewerker een toezegging gedaan voor een nieuw contract, een nieuwe arbeidsovereenkomst is overhandigd,  maar de verlenging is nog niet verwerkt in Bitcare. 


Wanneer het contract is verlopen in Bitcare, is het NIET meer mogelijk om een salaris te genereren. Logisch, je moet dan eerst het contract verlengen in Bitcare. Om te voldoen aan de ketenbepaling voor tijdelijke contracten, moet je een contractverlenging goed administreren. 


Voeg voor elke verlenging een NIEUW contract toe, zodat je altijd kunt zien hoeveel contracten in welke tijd er zijn aangeboden. Dit doe je door middel van het PLUSTEKEN op de contracten regel in de arbeidsrelatie van de medewerker.  Na het klikken op het plusteken kies je voor ‘Nieuw contract voor deze medewerker’. 


Zie ook onze helpfile voor meer informatie. 


Voorkom fout 2

De medewerker gaat € 150.- bruto per maand meer verdienen


Wanneer je een loonsverhoging wilt verwerken dan dien je deze OP TIJD in Bitcare te zetten. Zo ziet de medewerker op zijn/haar eerstvolgende loonstrook dat de loonsverhoging is doorgevoerd. Klik op het potloodje achter de salarisafspraak (dit is het laatste salaris) en kies ALTIJD voor de optie ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’. Zo blijft de historie bewaard. 

Zie ook onze helpfile voor meer informatie. 


Ben je de loonsverhoging VERGETEN door te voeren of heb je de loonsverhoging TE LAAT doorgekregen? De enige manier om dit JUIST te verwerken in Bitcare is de salarisafspraak te veranderen met de datum van de eerstkomende verloning. Met andere woorden. Je bent vergeten de 150 euro bruto loonsverhoging  te veranderen vanaf 1 mei en je hebt de maand mei al verloond dan MOET je deze verhoging in laten gaan vanaf 1 juni. Doe je dit niet dan krijg je inconsistenties, immers je hebt al verloond met het oude salaris in mei.


Maar hoe zit het dan met de 150 euro bruto van mei? Deze voeg je in juni als een eenmalige vergoeding van het type ‘Bonus’ in de mutaties toe met een juiste omschrijving zodat je later precies kunt terugzien wat er gebeurd is. 

Zie ook onze helpfile voor meer informatie. 


Voorkom fout 3

De medewerker gaat 36 uur werken in plaats van 32


Wanneer het FTE wijzigt zal het salaris van je medewerker hoger of lager worden. In dit voorbeeld hoger. Kies bij het aanpassen van het aantal uren in de salarisafspraak ALTIJD  voor ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’. Zo blijft de historie bewaard en de  managementrapportages bevatten de juiste FTE’s in de juiste perioden. Let erop dat je deze wijziging ALTIJD op tijd doorvoert.

Zie ook onze helpfile voor meer informatie. 


Ook hier geldt, wanneer je de wijziging bent VERGETEN of TE LAAT gaat doorvoeren, verander dit NIET in een periode die al verloond is. Kies ALTIJD voor een correctie in de eerstkomende maand, zie voorbeeld 2. De managementrapportages geven niet de 100% correcte informatie. Wees je daarvan bewust.


Voorkom fout 4

De medewerker heeft geen recht meer op een vaste onkostenvergoeding 


Tot voor kort ontving de medewerker een vaste onkostenvergoeding. Wanneer de medewerker niet langer recht heeft op deze vergoeding dan dien je de vergoeding te beëindigen. Kies na het klikken op het potloodje bij de onkostenvergoeding ALTIJD  ‘Huidige aanpassen’ en voer een einddatum in voor de onkostenvergoeding. 

Let op dat je de onkostenvergoeding NIET VERWIJDERT, maar laat eindigen op de datum dat je de onkostenvergoeding niet meer betaalt. Je historie is dan niet meer correct en gaat leiden tot additionele vragen. 

Ben je TE LAAT dan beëindig je de onkostenvergoeding voor de eerstvolgende verloning en voer je door middel van een eenmalig mutatie ‘netto inhouding’ het bedrag in wat de medewerker te veel heeft ontvangen.

Zie ook onze helpfile voor meer informatie.


Voorkom fout 5

Reiskostenvergoedingen aanpassen bij minder dagen/uren werken


Voorbeeld: de medewerker gaat 1 dag minder werken. Hij/zij ontvangt een maandelijkse vergoeding voor reiskosten op basis van het aantal gewerkte dagen per week. Doordat de medewerker 1 dag minder gaat werken, moet de reiskostenvergoeding aangepast worden. Dit gebeurt NIET automatisch bij het aanpassen van het aantal dagen in de salarisafspraak. Je dient de reiskostenvergoeding ZELF aan te passen. Ga hiervoor naar de arbeidsrelatie van de medewerker en klik op het potloodje achter de reiskostenvergoeding. Kies voor ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’, waarbij je de datum kiest waarop de medewerker minder dagen per week gaat werken. 


LET OP dat je de reiskostenvergoeding NIET OVERSCHRIJFT. Laat de oude vergoeding eindigen op de datum dat de medewerker nog 5 dagen werkt en start de nieuwe afspraak vanaf het moment dat de medewerker 4 dagen werkt. Je historie blijft op deze manier behouden. 


Ben je TE LAAT met de wijziging, pas dan de reiskostenvergoeding aan voor de eerstvolgende verloning en voer door middel van een eenmalig negatieve mutatie ‘Reiskostenvergoeding netto’ het bedrag in wat de medewerker te veel heeft ontvangen en voer een goede notitie in zodat je later weet wat je hebt gedaan. 


Lees de volgende helpfile voor meer informatie.


Voorkom fout 6

De medewerker wil loonheffingskorting toegepast hebben


Op de loonbelastingverklaring heeft de medewerker bij indiensttreding aangegeven of er wel of geen heffingskorting moet worden toegepast. Het kan zijn dat dit gedurende het jaar wijzigt. Bijvoorbeeld wanneer de medewerker nog een baan had en bij die andere werkgever de heffingskorting liet toepassen. Wanneer de medewerker besluit de heffingskorting op het loon bij jouw organisatie toe te passen, dan moet hij/zij een NIEUWE loonbelastingverklaring invullen en overhandigen. Na ontvangst kun je de instelling voor de heffingskorting wijzigen van ‘Nee’ naar ‘Ja’. 


De heffingskorting kan ALLEEN aan of uit worden gezet per de eerste van de maand. Wanneer de medewerker bij de andere werkgever stopt op 17 juni, dan kan de heffingskorting in Bitcare ingaan op 1 juli. Dit geef je aan in de arbeidsrelatie, onder het tabblad ‘Instellingen belasting’. Voeg met het plusteken de periode toe en klik op ‘bewaar’, in dit voorbeeld periode ‘Juli’. Klik daarna de nieuwe periode aan, klik op het potlood, vink bij heffingskorting ‘Ja’ aan en klik op bewaar. 


LET OP De heffingskorting kan NIET met terugwerkende kracht worden gewijzigd. De loonheffing is namelijk al berekend op basis van de oude instelling en doorgegeven aan de Belastingdienst in de loonaangifte. Wanneer je te laat bent met het doorvoeren van deze wijziging dan kun je dit NIET meer corrigeren. Maak de wijziging ALTIJD  vanaf de nieuwe verloningsmaand. De medewerker zal zelf aangifte inkomstenbelasting moeten doen voor het betreffende jaar om het te veel of te weinig betaalde belastinggeld te corrigeren. 


Lees de volgende helpfile voor meer informatie.


Voorkom fout 7

De nieuwe medewerker start op de 28ste maar de verloning is al klaar


Op 28 juni start een nieuwe medewerker. Echter zijn de salarissen reeds verwerkt en betaald op 25 juni. De medewerker heeft recht op een salaris over de periode 28 tot en met 30 juni, welke hij/zij nog niet heeft ontvangen. Wanneer je nog GEEN loonaangifte hebt gedaan, kun je voor deze medewerker een loonstrook maken en een los betaalbestand aanmaken. De medewerker wordt gewoon nog meegenomen in de loonaangifte, indien je deze na de betaling van deze medewerker maakt. Heb je al wel een loonaangifte gemaakt dan kun je voor deze medewerker gewoon nog een loonstrook maken en een los betaalbestand. Je maakt opnieuw een loonaangifte aan en verstuur deze. Omdat je pas in de volgende maand aangifte hoeft te doen over de afgelopen maand, heb je voldoende tijd om dit correct te laten verlopen. Wat wel belangrijk is dat loonjournaalposten aansluiting blijven houden met de boekhouding. Is de loonjournaalpost al geboekt? Dan kun je kiezen voor een volledige tegenboeking en opnieuw boeken met de juiste bedragen of je corrigeert de loonjournaalpost in de boekhouding. 


LET OP kom je er na een maand of meer achter dat de medewerker nog loon tegoed heeft dan kun je dat met een eenmalige mutatie corrigeren waarbij de salarisafspraak in de arbeidsrelatie conform moet zijn met de eerste loonbetaling. Immers je bent vanaf dat moment gaan betalen. 


Lees de volgende helpfile voor meer informatie.


Voorkom fout 8

Geen juiste bijtelling bij een auto van de zaak


Wanneer er sprake is van bedrijfsauto’s binnen de organisatie dan is het belangrijk om tijdens de invoer van het bedrijfsmiddel ‘auto’ de juiste einddatum in te voeren. Dit heeft als voordeel dat je ziet wanneer een auto gaat ‘uitlopen’ en dat op de loonstrook de juiste bijtelling zal plaatsvinden.


Het rapport ‘vergelijk salarisperioden’ is een belangrijk rapport om maandelijks te draaien nadat de concept loonstroken zijn gemaakt. Blijkt uit dat rapport dat de auto van de zaak niet meer voorkomt en dit klopt, dan hoeft er niets gedaan te worden. Is dit niet correct dan moet er een mutatie gemaakt  worden naar de waarheid die op dat moment geldend is. Zo zou het zo kunnen zijn dat de nieuwe auto nog niet is toegevoegd aan de arbeidsrelatie of de einddatum van  de reeds aanwezig auto van de zaak in de arbeidsrelatie niet correct is. Zolang de verloning niet definitief is, kun je de wijzigingen maken en de medewerker juist verlonen. 


Wanneer je er op een later moment achter komt dat de auto van de zaak niet goed is gegaan, dan dien je dit te corrigeren.

Lees de volgende helpfile voor meer informatie.


Voorkom fout 9

De stagiair wordt aangenomen als werknemer


Een stagiair wordt anders verloond dan een medewerker omdat een stagiair anders sociaal verzekerd is. Met dit gegegeven is het verstandig om de stagiair, wanneer hij/zij werknemer wordt, opnieuw - maar dan met type werknemer - in Bitcare in te voeren. En ja, deze werknemer zal dan twee jaaropgaven ontvangen. Een jaaropgave over de periode dat hij/zij stagiair was en de tweede jaaropgave over de in dienst periode.


Lees de volgende helpfile voor meer informatie


Tot Slot


Wanneer je aan de slag gaat met het doorvoeren van wijzigingen/veranderingen/mutaties  is het altijd van groot belang om GOED te controleren wanneer de nieuwe afspraak in gaat. OVERSCHRIJF nooit de huidige afspraak. Wanneer je tijdig begint met het inventariseren en verwerken van de mutaties dan zul je zien dat de verloning soepel zal verlopen en zonder fouten.


Werk je in je organisatie samen met iemand die verantwoordelijk is voor HR en iemand voor de Salarisadministratie dan is het van groot belang dat de HR verantwoordelijke de wijzigingen/veranderingen/mutaties juist doorvoert op de manier zoals wij hierboven hebben aangegeven. HR moet voorkomen dat er mutaties met terugwerkende kracht worden ingevoerd terwijl de periode(s) al verloond zijn. Als dit wordt onthouden dan kunnen veel fouten voorkomen worden.


Veel foutloos plezier met Bitcare toegewenst.