9 veel voorkomende HR & salaris situaties

Hoe verwerk je deze feilloos in Bitcare

Zo moet het

Voeg voor elke verlenging een NIEUW contract toe, zodat je altijd kunt zien hoeveel contracten in welke tijd er zijn aangeboden. Dit doe je door middel van de + op de contracten regel in de arbeidsrelatie van de medewerker. Na het klikken op het plusteken kies je voor ‘Nieuw contract voor deze medewerker’.

Zo moet het niet

Overschrijf NOOIT de 'vanaf' datum in de 'Nieuw' regel, wanneer je op het potloodje achter het huidige contract klikt. Wanneer je dit doet overschrijf je het huidige contract en ben je het inzicht in de keten van contracten KWIJT.

Zo moet het

Klik op het potloodje achter de salarisafspraak in het huidige contract (dit is het laatste salaris) en kies ALTIJD voor de optie ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’ en vul de startdatum in. Zo blijft de historie bewaard. Voer de mutatie tijdig door, zodat de medewerker de nieuwe afspraken terug kan zien op zijn loonstrook.

Zo moet het niet

Kies bij een nieuw salaris NOOIT voor 'Huidige aanpassen', wanneer je op het potloodje klikt achter de salarisafspraak. Wanneer je dit doet overschrijf je het salaris en ben je de historie kwijt. Ben je de verhoging vergeten? Corrigeer het salaris dan ALTIJD in de nieuwe verloningsperiode.

Zo moet het

Kies bij het aanpassen van het aantal uren in de salarisafspraak ALTIJD voor ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’. Zo blijft de historie bewaard en zo bevatten de managementrapportages de juiste FTE’s in de juiste perioden. Let erop dat je deze wijziging ALTIJD op tijd doorvoert.

Zo moet het niet

Kies bij een wijziging vanaf een bepaalde datum NOOIT 'Huidige aanpassen'. Wanneer je de wijziging bent VERGETEN of TE LAAT hebt door gekregen, verander dit NIET in een periode die al verloond is. Kies ALTIJD voor een correctie in de eerstkomende maand.

Zo moet het

Wanneer de medewerker niet langer recht heeft op deze vergoeding dan dien je de vergoeding te beëindigen. Kies na het klikken op het potloodje bij de onkostenvergoeding ALTIJD ‘Huidige aanpassen’ en voer de juiste einddatum in voor de onkostenvergoeding.

Zo moet het niet

Let op dat je de onkostenvergoeding NIET VERWIJDERT, maar laat eindigen op de datum dat je de onkostenvergoeding niet meer betaalt. Ben je te laat met de wijziging, maak de correctie dan in de volgende maand, door het toevoegen van een inhouding.

Zo moet het

Wanneer de reiskosten samenhangen met het aantal dagen werken per week, dan MOET je de vergoeding handmatig aanpassen. Ga naar de arbeidsrelatie van de medewerker en klik op het potloodje achter de reiskostenvergoeding. Kies voor ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’, waarbij je de datum kiest waarop de medewerker minder dagen per week gaat werken.

Zo moet het niet

Reiskosten wijzigen NIET automatisch bij het aanpassen van het aantal dagen in de salarisafspraak. OVERSCHRIJF de huidige afspraak NIET. Laat de oude vergoeding eindigen op de datum dat de medewerker nog 5 dagen werkt en start de nieuwe afspraak vanaf het moment dat de medewerker 4 dagen werkt, door middel van het potloodje en 'aanpassen vanaf een bepaalde datum'. Je historie blijft op deze manier behouden.

Zo moet het

Wanneer de medewerker gedurende zijn contractperiode een nieuwe loonbelastingverklaring overhandigt met een wijziging, dan kun je dit per DE EERSTE van elke nog niet verloonde maand aanpassen. Dit doe je in de arbeidsrelatie, onder het tabblad ‘Instellingen belasting’. Voeg met + de NIEUWE periode toe en klik op ‘bewaar’. Klik daarna de nieuwe periode aan, klik op het potloodje, vink bij heffingskorting ‘Ja’ of 'Nee' aan en klik op bewaar.

Zo moet het niet

Wijzig de heffingskorting NOOIT met terugwerkende kracht. De loonheffing is namelijk al berekend op basis van de oude instelling die zijn doorgegeven aan de Belastingdienst in de loonaangifte. Wanneer je te laat bent met het doorvoeren van deze wijziging dan kun je dit NIET meer corrigeren. Maak de wijziging ALTIJD vanaf de nieuwe verloningsmaand. De medewerker zal ZELF aangifte inkomstenbelasting moeten doen voor het betreffende jaar om het te veel of te weinig betaalde belastinggeld te corrigeren.

Zo moet het

Wanneer je nog GEEN loonaangifte hebt gedaan, kun je voor deze medewerker een loonstrook maken en een los betaalbestand aanmaken. De medewerker wordt gewoon nog meegenomen in de loonaangifte. Heb je al WEL een loonaangifte gemaakt dan kun je voor deze medewerker gewoon nog een loonstrook maken en een los betaalbestand. Maak OPNIEUW een loonaangifte aan en verstuur deze. Dit kan tot het einde van de VOLGENDE maand. Zorg altijd voor een nieuwe loonjournaalpost in je financiele administratie. Wanneer je te laat ontdekt dat de medewerker nog salaris tegoed heeft dan kun je dat in de volgende maand corrigeren.

Zo moet het niet

Weet dat wanneer de periode is verloond het vergeten salaris NIET automatisch wordt verloond in de volgende periode.

Zo moet het

Voer je bedrijfsmiddelen altijd VOLLEDIG in, dus ook de einddatum. Zo wordt de bijtelling juist berekend en weet je wanneer je bedrijfsmiddelen 'uitlopen'. Gebruik altijd het rapport 'Vergelijk salarisperioden' om te zien of de auto van de zaak juist op de strook staat.

Zo moet het niet

Voer je bedrijfsmiddelen NOOIT gedeeltelijk op. Wanneer incomplete gegevens worden gebruikt kan dit leiden tot verkeerde inhoudingen en bijtellingen.

Zo moet het

Een stagiair wordt anders verloond dan een medewerker omdat een stagiair anders sociaal verzekerd is. Daarom is het verstandig om de stagiair - wanneer hij/zij medewerker wordt - OPNIEUW in te voeren met als type werknemer.

Zo moet het niet

Pas NOOIT de afspraken aan in het huidige contract. De 'Instellingen belasting' voor een stagiair zijn NIET gelijk aan de instellingen voor een medewerker. Wanneer je de instellingen NIET aanpast, worden er foutieve gegevens verstuurd naar de Belastingdienst.