Medewerkers In Dienst? Gebruik het IMCAV model.

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, is het belangrijk om dit professioneel en correct aan te pakken. Want, een eerste indruk kun je maar een keer maken. Er moeten altijd veel zaken worden geregeld bij een indiensttreding. Met behulp van de In dienst takenlijst kun je ervoor zorgdragen dat je echt niets vergeet. Zo maak je een perfecte eerste indruk.


Hoe zorg je er nu ook voor dat er niets misgaat in de salarisadministratie? Ons advies is om voor nieuwe medewerkers ook het IMCAV model te gebruiken. Wij helpen je graag een handje. Hieronder staan de 5 stappen van het IMCAV model uitgelegd bij indiensttreding van een medewerker: Inventariseren, Muteren, Controleren, Afhandelen en Verantwoorden.


Inventariseren - Per wanneer is de medewerker in dienst? Dit moet je als eerste goed helder hebben. Let op: komt een werknemer in dienst nadat de lonen van de huidige maand al zijn uitbetaald, dan moet je actie ondernemen door te kijken of de werknemer nog kan worden nabetaald of de volgende maand moet worden uitbetaald.


Wat moet er allemaal geregeld worden voor de nieuwe medewerker? Hierbij kun je denken aan verplichte zaken, zoals een ondertekende arbeidsovereenkomst van de medewerker ontvangen, een opgaaf voor de loonheffingen en een kopie van het identiteitsbewijs. Zorg dat de medewerker bovenstaande verplichte zaken aanlevert. Bovengenoemde zaken moeten minimaal aanwezig zijn in het dossier van iedere werknemer.


Heb je verder alle basiszaken op orde om de nieuwe medewerker bij de volgende stap - muteren - goed te kunnen onboarden?


Je zult naar alle waarschijnlijkheid collega’s moeten vragen tot het uitvoeren van werkzaamheden op de 'In dienst Takenlijst'. Zet deze acties op tijd uit zodat de nieuwe medewerker en collega niet voor verrassingen komen te staan.


Muteren - De nieuwe medewerker kan worden ingevoerd in Bitcare. 

Haal uit de arbeidsovereenkomst alle relevante data en afspraken zodat er aan het einde van de maand moeiteloos verloond kan worden. Iedere medewerker heeft recht op minimumloon, vakantiegeld en het wettelijke aantal verlofdagen. Dit geldt ook voor oproepkrachten/nuluurders. Zorg dat deze 3 afspraken juist worden opgevoerd bij de afspraken in de arbeidsrelatie van de werknemer.


Staan de reiskosten, lunchkosten en andere vergoedingen goed in Bitcare? Is de medewerker aangemeld bij het pensioenfonds en is de bijdrage ingevoerd?


Vervolgens kunt u de medewerker uitnodigen voor toegang tot Bitcare. Vraag of de nieuwe medewerker de ingevoerde gegevens wil controleren. Zo weet u zeker dat alles goed staat. 


Controleren - Loop de 'In dienst Takenlijst' door en kijk wat er nog gedaan moet worden. 

Controleer of alles in orde is voor de eerstkomende salarisuitbetaling.

Zonder volledige naam, BSN, adres en bankrekeningnummer kan de nieuwe medewerker niet worden verloond.

Staat de loonheffingskorting juist in Bitcare bij de instellingen belasting?

Check ook gelijk of het jaarloon voor pensioen goed is ingevoerd en of het jaarloon goed is ingevuld, zodat het bijzonder tarief percentage juist kan worden berekend. 


Afhandelen - Wanneer uit de controle blijkt dat alles in orde is dan heeft de nieuwe medewerker een perfecte onboarding gehad. 


Verantwoorden -  De eerste loonstrook ziet er perfect uit. Wijs de medewerker op zijn personeelsdossier, zodat hij weet dat zijn eerste loonstrook klaar staat en deze kan downloaden. De nieuwe medewerker is blij dat hij bij jou is komen werken.