Hoe voer ik een medewerker in die twee functies heeft?


Binnen Bitcare is het per medewerker mogelijk om 1 salarisafspraak toe te voegen in de arbeidsrelatie. Wanneer je een arbeidsovereenkomst heeft met een medewerker waarbij de medewerker 2 verschillende functies heeft met 2 verschillende salarissen, dan dien je hier vooraf goed over na te denken hoe je dit administreert in Bitcare.


Je heeft twee opties:

1. Het aantal uur per functie is vast afgesproken

2. Het aantal uur per functie is niet bekend / op oproepbasis


Optie 1: Het aantal uur per functie is vast afgesproken


Wanneer de medewerker een vast aantal uur per functie werkt, dan kun je dit in 1 medewerker administreren. Het is belangrijk dat je een salarisafspraak maakt met het totaal aantal afgesproken uren. Dit is nodig voor de loonaangifte en eventueel de pensioendeclaratie. Daarnaast voeg je een extra component toe voor de aanvullende vergoeding in de andere functie. Hiervoor gebruik je component 'Bruto vergoeding'

De voordelen van deze optie:

- je hebt 1 medewerker in Bitcare

- de medewerker heeft 1 profiel en personeelsdossier met 1 verlofsaldo, krijgt 1 keer per periode een loonstrook, 1 jaaropgaaf etc.

- de medewerker kan de heffingskorting toepassen op het gehele salaris


Voorbeeld:

Medewerker werkt 30 uur per week, waarvan:

20 uur op de klantenservice met een salaris van 10 euro per uur maandelijks 1.733,33 fulltime (40 uur) en 866,67 parttime (20 uur)

10 uur als management assistent voor 12 euro per uur maandelijks 2.080,- fulltime (40 uur) en 520,- parttime (10 uur)

De medewerker werkt totaal 30 uur per week, je dient dus de salarisafspraak voor 30 uur in voeren, gebruik hiervoor de afspraak met het laagste uurtarief.

Het salaris voor 30 uur op basis van 10 euro wordt dan 1.300,-

Het daadwerkelijk salaris voor de 2 functies samen is: 866,67 + 520,00 = 1386,67

Het verschil moet nog worden toegevoegd als bruto vergoeding: 1386,67 - 1300,- = 86.67


Voeg de bruto vergoeding 'Periodiek' toe, zodat deze elke maand wordt berekend:


De arbeidsrelatie ziet er nu als volgt uit:


Het jaarloon voor het bijzonder tarief wordt vastgesteld op basis van de salarisafspraak. Deze dien je aan te passen in de instellingen belasting in de arbeidsrelatie van de medewerker. Wanneer je dit vergeet bestaat de kans dat er te weinig loonheffing wordt ingehouden over de bijzondere beloningen.

Deze medewerker ontvangt 1.300 + 86,67 = 1.387,67. De medewerker ontvangt alleen vakantiegeld als extra salariscomponent. Het jaarloon is daarom het bruto loon plus vakantie geld = 17.984,20




Optie 2: Het aantal uur per functie is niet bekend / op oproepbasis


Wanneer beide functies of 1 van beide functies geen vaste uren heeft, dan is het niet mogelijk om dit in 1 medewerker te administreren. Dit komt omdat je in Bitcare maar met 1 salarisafspraak kunt werken per arbeidsrelatie en je het aantal uren dient door te geven in de loonaangifte en eventueel de pensioenaangifte. Je dient in dit geval de medewerker 2 keer aan te maken.


Je kunt bij de naam van de medewerker de functie toevoegen, dit is dan zichtbaar in het overzicht van medewerkers in Bitcare.


Dit doe je als volgt:

Ga naar het profiel van de medewerker, tabblad 'Persoonlijk' en voeg bij 'Naam' de functie toe.





Wanneer je dit bij beide medewerkers hebt gedaan, ziet dit er zo uit in jouw overzicht van medewerkers.


Je hebt de medewerker nu twee keer aangemaakt. Je gaat de medewerker daardoor ook twee keer verlonen. Om dit goed te laten gaan in de loonaangifte dien je bij 1 medewerker wijzigingen aan te brengen in de 'Instellingen belasting:

  • Bij de medewerker waar je het hoogste salaris per maand verwacht: hier hoef je de instellingen niet te wijzigen, je laat hier de heffingskorting op 'Ja' staan en nummer inkomstenverhouding op '1'.
  • Bij de andere medewerker waar je het laagste salaris per maand verwacht: hier dien je de instellingen belasting te wijzigen. De loonheffingskorting zet je op 'Nee' en het nummer inkomstenverhouding op '2'. 

Adviseer jouw medewerker om inkomstenbelasting over het betreffende jaar te doen, om te berekenen of er nog loonheffing kan worden terug gevraagd aan de Belastingdienst.




Verder kun je de arbeidsrelaties inrichten zoals je dat gewend bent. Bij beide medewerkers voer je het uurtarief wat geldt voor de functie, het vakantiegeld, het verlof en eventuele andere afspraken.


Je kunt de uren nu per medewerker afhandelen. Met deze optie kun je uren per functie afhandelen, dus het daadwerkelijk aantal gewerkte uren uitbetalen tegen het ingestelde uurloon per functie.


Wees je ervan bewust dat de medewerker 2 verlofsaldi heeft, 2 loonstroken per periode ontvangt,  2 jaaropgaven ontvangt.