Hoe handel je extra gewerkte uren af en/of minder gewerkte uren?


Je gebruikt Bitcare voor het uitbetalen van de salarissen en de medewerkers registreren de gewerkte uren in Bitcare. 

De medewerkers hebben uren ingevoerd (via tijdsregistratie of door middel van flex plannen). Je dient de uren af te handelen om deze ook daadwerkelijk uit te betalen. 


In de algemene instellingen van de organisatie kun je aangeven op welke basis je wilt afhandelen, hoe je dit doet lees je in deze helpfile.


In deze helpfile leggen wij uit welke opties je hebt bij het afhandelen van de uren.

We maken hier een onderscheid in wat er gebeurt met de extra of minder gewerkte uren:

1. Het afhandelen van de uren heeft een financiële consequentie. Je handelt de uren af naar 'Uitbetalen' of 'Tijd voor tijd'

2. Het afhandelen van de uren heeft wel een financiele consequentie, maar niet direct. Je handelt de uren af naar 'Plus/min uren'

3. Het afhandelen van de uren heeft geen (financiële) consequentie. Je handelt de uren af naar 'Vervallen'


Voordat we deze 3 opties uitleggen, zullen we eerst laten zien waar je de uren kunt afhandelen.


Waar kun je de uren afhandelen?


Het afhandelen van uren kun je doen op organisatie niveau, door naar het Schema te gaan.



Ga daarna naar tabblad 'Afhandelen'



Hier zie je een overzicht van alle medewerkers waar je uren van dient af te handelen. Je kunt linksboven filteren op 'Alle' of 'Alleen verschillen' en rechtsboven selecteer je de week die je wilt afhandelen.




De drie opties om uren af te handelen


Deze opties leggen we hieronder uit, aan de hand van een voorbeeld.

Bij dit voorbeeld wordt bij het afhandelen gekeken naar de planning vs. het contract.


In dit voorbeeld heeft de medewerker een contract van 32 uur, maar heeft 36 uur gewerkt. Bitcare constateert dus een verschil van 4 uur.




1. Het afhandelen van de uren heeft een financiële consequentie


Je hebt hier twee opties:


- De meer gewerkte uren moeten extra worden uitbetaald. Klik op de blauwe 'Afhandelen' knop. Vul daarna de vier uur in bij 'Uitbetalen' klik op bewaar. De uren worden extra uitbetaald in de salarisperiode. Let op. Indien er een negatief verschil is en je dit verschil negatief invoert bij 'Uitbetalen', dan wordt dit direct op het salaris ingehouden.



- De meer gewerkte uren moeten worden verrekend met het verlof. Indien je meer gewerkte uren of minder gewerkte uren wilt verrekenen met het verlofsaldo, dan kies je 'Tijd voor tijd'. Verlof heeft een financiële waarde, wanneer het verlofsaldo overblijft, dien je het verlof uit te betalen. De medewerker kan ook gedurende het jaar vragen om verlof uit te laten betalen.



De medewerker kan de afgehandelde uren terug zien in zijn planning/jaar onder de 'extra uren'.



2. Het afhandelende van de uren heeft wel een financiele consequentie, maar niet direct


Je handelt de uren af naar 'Plus/min uren'. Op deze manier worden de extra gewerkte of minder gewerkte uren bij elkaar verzamelt in een apart saldo. Je dient er samen met de medewerker voor te zorgen dat het plus min saldo aan het einde van het jaar op 0 uur staat. 



Ook nu kan de medewerker zelf inzien wat het plus/min saldo is, zodra de uren zijn afgehandeld.




3. Het afhandelen van de uren heeft geen (financiële) consequentie


Je handelt de uren af naar 'Vervallen'. De medewerker krijgt geen vergoeding voor de meer gewerkte uren. Indien de medewerker minder heeft gewerkt, heeft dit ook geen gevolgen voor het salaris. Je betaalt enkel de contract uren uit. Kies in deze situatie voor 'Vervallen'.