Hoe kan ik het jaartal in het factuurnummer wijzigen?

Het is mogelijk om in het factuurnummer automatisch het jaar te laten genereren. Veel organisaties kiezen ervoor om het factuurnummer te laten starten met het betreffende jaartal. Het jaartal wordt automatisch gegenereerd op basis van de dag dat de facturen verwerkt worden. Er zijn organisaties die in december vooruit factureren over januari van het volgende jaar en dan het nieuwe jaartal op deze factuur willen zien. Dit is mogelijk aan de hand van onderstaande stappen.



Stap 1

Ga naar app.bitcare.com of klik linksboven op 'Home'.


Stap 2

Klik op het 'Instellingen' symbool.


Stap 3

Klik binnen de instellingen links op het bedrijf.


Stap 4

Klik binnen de bedrijfsinstellingen op het kopje 'Nummers'.


Stap 5

Je ziet hier de code {yyyy}. Bij het verwerken van de facturen wordt hierdoor het 4-cijferige jaar ingevuld.


Stap 6

Je kunt {yyyy} ook zelf aanpassen naar een jaartal. 

Voorbeeld: in december 2018 ga je facturen aanmaken over januari 2019. Deze facturen dienen te starten met factuurnummer 2019 en een volgnummer.

Het veld bij standaard waar {yyyy} staat kun je weghalen en aanpassen naar 2019. Dit doe je ook eventueel voor je overige factuurnummers. Onderstaand zie je een afbeelding waarin het voorbeeld verwerkt is.


Stap 7

Met bovenstaande instellingen zullen de facturen starten met het jaartal dat je zelf hebt getypt. Nadat je de facturen hebt verwerkt kun je de instellingen het beste weer terugzetten naar zoals deze in stap 5 worden weergegeven.

Let op: het kan zijn dat je factuurnummer opbouw afwijkt van het voorbeeld. Het gaat om de instelling {yyyy} vervangen door het 4-cijferige jaartal of {yy} vervangen door de laatste 2 cijfers van het jaartal.


Belangrijk: wanneer je facturen verwerkt wordt het factuurnummer toegekend. Verwerkte facturen kun je niet meer verwijderen en hierdoor is het belangrijk om zeker te weten dat je de instelling goed hebt gezet. Wanneer je wil controleren of je het goed hebt gedaan kun je eerst één enkele factuur verwerken om te kijken of de factuur het juiste factuurnummer krijgt.