Openen verlofjaar 2019

Bitcare zal op 2 januari 2019 het nieuwe verlofjaar automatisch openen voor uw organisatie/bedrijven.


Het is belangrijk om de juiste verlofsaldi te tonen aan de medewerkers en te begrijpen hoe Bitcare omgaat met:

1. De historische vervaldata van wettelijk en bovenwettelijk verlof uit eerdere jaren

2. Het resterend plus en min uren saldo in 2018

3. Verlof of overwerk uit 2018 dat met terugwerkende kracht nog wordt ingevoerd in 2019

4. Verlof of overwerk uit 2018 wat nog moet worden goedgekeurd in 2019


1. Hoe werken historische vervaldata (wettelijk en bovenwettelijk verlof uit eerdere jaren)?


Bij een jaarovergang moet het wettelijk en het bovenwettelijk verlof uit eerdere jaren opnieuw worden bepaald.
Welke uren zijn nog van toepassing in het nieuwe jaar en welke uren komen in aanmerking om te vervallen?

Dit wordt binnen Bitcare als volgt gedaan: 

  1. Het eindsaldo van het verlof van 2018 wordt bepaald op basis van het door u gekozen scenario
  2. De wettelijke en bovenwettelijke verlofopbouw voor 2018 worden bepaald
  3. De wettelijke en bovenwettelijke verlofsaldi voor 2017 en eerdere jaren worden bepaald
  4. Deze saldi worden op de vervaldatum gesorteerd waarbij de hoogste vervaldatum bovenaan komt te staan
  5. De historische vervaldata en saldo worden afgezet tegen het verlofsaldo van 2018 op basis van de hoogste vervaldatum net zolang totdat het eind saldo 2018 gelijk is aan 0


Voorbeeld 1 (alleen opbouw in 2018):

Stel een medewerker heeft recht of 210 uur/26.25 dagen voltijds verlof en een werkweek van 40 uur.

Een medewerker heeft een eindsaldo van 140 uur in 2018.
Het bovenwettelijk verlof uit 2018 is 66 uur met een vervaldatum van 31-12-2023.
Het wettelijk verlof uit 2018 is 144 uur met een vervaldatum van 30-06-2019.


Dit betekent dat voor de medewerker het historisch verlofsaldo in 2019 als volgt is opgebouwd:

Het bovenwettelijk verlof uit 2018 is 66 uur met een vervaldatum van 31-12-2023.

Het wettelijk verlof uit 2018 is 74 uur met een vervaldatum van 30-06-2019.


Voorbeeld 2 (opbouw uit eerdere jaren):

Stel een medewerker heeft recht of 210 uur/26.25 dagen voltijds verlof en een werkweek van 36 uur.

Een medewerker heeft een eindsaldo van 140 uur in 2018.
Het bovenwettelijk verlof uit 2018 is 66 uur met een vervaldatum van 31-12-2023.

Het bovenwettelijk verlof uit 2017 is 66 uur met een vervaldatum van 31-12-2022.

Het wettelijk verlof uit 2018 is 144 uur met een vervaldatum van 30-06-2019.


Dit betekent dat voor de medewerker het historisch verlofsaldo in 2019 als volgt is opgebouwd:

Het bovenwettelijk verlof uit 2018 is 66 uur met een vervaldatum van 31-12-2023.

Het bovenwettelijk verlof uit 2017 is 66 uur met een vervaldatum van 31-12-2022.

Het wettelijk verlof uit 2018 is 8 uur met een vervaldatum van 30-06-2019.


Voorbeeld 3 (veel overwerk (tijd voor tijd)):

Stel een medewerker heeft recht of 210 uur/26.25 dagen voltijds verlof en een werkweek van 36 uur.

Als er veel overwerk (tijd voor tijd) is, dan wordt dit bij het bovenwettelijke saldo van 2018 geteld.

Een medewerker heeft een eindsaldo van 140 uur in 2018 met 80 uren uit tijd voor tijd.

Het bovenwettelijk verlof uit 2018 is 66 uur met een vervaldatum van 31-12-2023.

Het bovenwettelijk verlof uit 2017 is 66 uur met een vervaldatum van 31-12-2021.

Het wettelijk verlof uit 2018 is 144 uur met een vervaldatum van 30-06-2019.


Dit betekent dat voor de medewerker het historisch verlofsaldo in 2019 als volgt is opgebouwd:

Het bovenwettelijk verlof uit 2018 is 80 (overwerk) + 60 uur met een vervaldatum van 31-12-2023.


2. Plus min uren in de jaarovergang


Bij de jaarovergang wordt het plus min uren saldo 1 op 1 overgezet van 2018 naar 2019.

Het saldo van plus en min uren wordt 1 januari 2019 gezet.
Bijvoorbeeld: Een medewerker heeft 40 plus uren aan het einde van 2018. Deze medewerker start per 2019 met 40 plus uren.


Wat gebeurt er als ik plus en min uren in 2018 invoer na openen verlofjaar?

Als je nog aanpassingen maakt in 2018, wordt het beginsaldo van 2019 automatisch bijgewerkt


3. Verlof of overwerk wat nog heeft plaatsgevonden in 2018 en met terugwerkende kracht nog wordt ingevoerd in 2019


Het is geen probleem om in Bitcare verlof of overwerk uit 2018 nog in 2019 in te voeren. Dit zal door Bitcare vervolgens automatisch worden herberekend.


4. Wat gebeurt er met verlof en overwerk dat in 2018 is ingevoerd, maar na het openen van het verlofjaar van 2019 wordt goedgekeurd 


Wanneer een verlofaanvraag in 2018 wordt ingediend door een medewerker, maar pas goedgekeurd wordt nadat het verlofjaar van 2019 geopend is, dan zal dit verrekend worden met het eindsaldo in 2018 en met het beginsaldo van 2019. 


Ook overwerk dat aangevraagd is in 2018, maar pas wordt goedgekeurd en als tijd voor tijd wordt afgehandeld na het openen van 2019, zal verrekend worden met het eindsaldo van 2018 en het beginsaldo van 2019. Dit kan het beste uitgelegd worden aan de hand van een voorbeeld.

Case 1: Een medewerker heeft een resterend verlofsaldo van 10 uur in 2018. Hij vraagt verlof aan voor vrijdag 28 december 2018. Deze dag staat hij voor 8 uur gepland, dus er moet 8 uur van zijn verlofsaldo af gaan. Het verlofjaar van 2019 is inmiddels al geopend en nu pas wordt het verzoek goedgekeurd. De 8 uur zullen van zijn resterend verlof in 2018 afgehaald worden (2 uur resterend verlof blijft over) en zullen in 2019 ook verrekend worden met het beginsaldo dat wordt weergegeven achter 'Resterend vorig jaar'. Dit gaat geheel automatisch.

Case 2: Een medewerker heeft een resterend verlofsaldo van 10 uur in 2018. Hij vraagt overwerk aan voor vrijdag 28 december 2018. Hij heeft in totaal 2 uur overgewerkt en dit moet tijd voor tijd afgehandeld worden. Dit overwerk verzoek wordt pas goedgekeurd nadat het verlofjaar van 2019 geopend is. De 2 uur tijd voor tijd in verband met het overwerk worden bij het resterend verlofsaldo van 2018 opgeteld (12 uur resterend verlof blijft over) en zal ook opgeteld worden bij het beginsaldo van 2019 dat wordt weergegeven naast 'Resterend vorig jaar'. 


5. Hoe gaat het afhandelen uren van weken die nog in 2018 open staan, terwijl het al 2019 is?
Let op: dit geldt alleen als je geen gebruik maakt van de salaris module van Bitcare.

De uren die je in 2018 afhandelt worden nog bij het eindsaldo van 2018 opgeteld. Deze uren worden hierna automatisch doorgevoerd naar het beginsaldo van 2018.