Instructies voor afsluiting loonjaar 2018

Wij hebben deze hele handige instructie gemaakt om het loonjaar 2018 af te sluiten aan de hand van 7 stappen. Wanneer je deze stappen zorgvuldig volgt kan er niets fout gaan en kun je daarna moeiteloos in 2019 gaan verlonen.


Vooraf

Je kunt de jaarafsluiting pas doen na de verloning van december 2018. Controleer dus eerst of december 2018 verloond is. Ga hiervoor naar het salaris menu en vervolgens naar het tabblad 'Loonaangifte'. Hier kun je zien of de aangifte voor periode 12 aanwezig is en of de status al op goedgekeurd staat. Als dit het geval is, kun je beginnen met de jaarafsluiting.


De jaarafsluiting dient per bedrijfsentiteit gedaan te worden. Elk bedrijf heeft zijn eigen jaarafsluiting. Als tip raden we je aan met twee beeldschermen te werken als dit mogelijk is. Wanneer dit niet kan, raden we aan om meerdere tabbladen te openen en vanuit hier te werken.


Stap 1

Ga op organisatie niveau naar 'Rapporten' en open 'Journaalposten' onder het kopje 'Financieel'


Controleer hier, nogmaals, of er meerdere bedrijven zijn waar de jaarafsluiting voor gedaan dient te worden. Als dit het geval is, volg de komende stappen van voor elk bedrijf afzonderlijk.


- Kies het juiste bedrijf

- Kies type journaalpost 'Alle'

- Kies periode januari tot december 2018

- Kies groeperen op 'Berekening'

- Kies 'Verversen'



Controleer of de journaalpost in balans is door de twee dik gedrukte bedragen onderin met elkaar te vergelijken. Deze moeten gelijk zijn.


Wanneer er een verschil tussen beide bedragen zit, kijk dan per maand welke maand uit balans is. Wanneer bekend is in welke maand de discrepantie zit, kun je contact met ons opnemen zodat we kunnen kijken hoe dit opgelost kan worden.


Verschillen de bedragen niet van elkaar, dan kun je doorgaan met de volgende stappen.


Let op: Houdt het rapport van de journaalposten open voor de vergelijking met andere rapportages.


Stap 2

Open het rapport 'Loonaangifte' onder het kopje 'Salaris'.



Selecteer het jaar 2018 en juiste bedrijf en klik op 'Verversen'


Controleer vervolgens alle premies of deze overeenkomen. Je kunt deze premies controleren in de:


- Loonaangifte


- Loonjournaalpost


Per premie mag er een maximaal verschil van 12 euro zijn (waarbij de loonaangifte lager is dan de loonjournaalpost, omdat je in het voordeel van de werkgever afrondt)


Let bij controle van ingehouden loonbelasting op dat je de regel pakt zonder de afdracht WBSO (regel 3). Indien WBSO is ingehouden, controleer met behulp van het WBSO document of het totaal is ingehouden. 


Na de controle tussen de loonaangiften en de loonjournaalposten, kun je controleren of de loonjournaalposten en premies ook aan elkaar gelijk zijn. Dit doet je als volgt:


Stap 3

Open het rapport 'Premieloonstaat'



Stel de filters vervolgens in als in onderstaande afbeelding staat aangegeven en klik op 'Verversen':



Vergelijk dit rapport vervolgens met het rapport 'Journaalposten':


Loonjournaalpost:


Premieloonstaat:


De getallen moet één op één overeenkomen met elkaar. 


Exporteer met het W-icoontje het rapport zodat deze in de organisatie documenten komt te staan.

Exporteer met het X-icoontje om het rapport te exporteren naar Excel.


Wanneer je de melding krijgt dat het rapport niet kan worden gegenereerd, kun je op het W-icoontje klikken zodat het rapport dan bij de organisatie documenten komt te staan. 


Stap 4

Open het rapport 'Loonstaat'



Zet de filters in dit rapport hetzelfde als je gedaan hebt bij het rapport Premieloonstaat en klik op 'Verversen':



Vergelijk in dit rapport de ingehouden loonheffing met de ingehouden loonheffing dat weergegeven wordt in het rapport 'Journaalposten':


Loonstaat: Dit kun je vinden in kolom 15 onderaan in het rapport.


Loonjournaalpost: Kijk hierbij naar de omschrijving 'Loonheffing' en het bedrag in de kolom 'Credit'.


Houd het rapport 'Loonstaat' open, deze heb je nodig voor voor de controles van de jaaropgaven.


Indien de vergelijking van de journaalpost met bovengenoemde drie rapporten geen verschillen oplevert, is het loonjaar 2018 consistent. 


Je kunt nu doorgaan met het genereren van de jaaropgaven.


Stap 5

Ga naar het menu 'Rapporten' en kies voor het rapport 'Jaaropgaaf voor medewerker' onder het kopje 'Officiële documenten' 

Kies na het openen van het rapport voor het type 'Controle' en klik vervolgens op 'Genereer rapport'. Het rapport zal in de organisatie documenten verschijnen wanneer deze klaar is. 



Controleer steekproefsgewijs enkele medewerkers. Vergelijk onderstaande zaken uit de jaaropgaaf met de gegevens in de loonstaat:


- loon voor loonheffing

- ingehouden loonheffing

- verrekende arbeidskorting


Jaaropgaaf



Loonstaat



Als deze gegevens overeenkomen, kunnen de jaaropgaven definitief gedraaid worden. Kies hiervoor voor het type 'Definitief' ipv 'Controle'



Controleer bij een enkele medewerker of de jaaropgaaf in de documentatie van de medewerker staat. Ga hiervoor naar een medewerker en klik in het linker menu op 'Documenten'. Hier moet de jaaropgaaf vervolgens zichtbaar worden in de lijst met documenten. 


Stap 7

De jaaropgaven moeten door het bedrijf nog worden gestuurd naar de medewerkers die afgelopen jaar uit dienst zijn gegaan mochten deze niet direct bij uitdiensttreding meegegeven zijn. Om een overzicht te krijgen welke medewerkers allemaal uit dienst zijn getreden, kun je het rapport 'Medewerkers uit dienst' draaien. De mensen die de jaaropgaaf nog moeten krijgen kun je vervolgens de jaaropgaaf mailen.

Het zit erop, het loonjaar 2018 is afgesloten.  


Loonjaar 2019

Je kunt nu verder gaan met de acties om te kunnen verlonen in 2019. Je dient hiervoor de banner Openen loonjaar 2019 te openen. 


Deze banner is als volgt zichtbaar in Bitcare. 

Je dient dan de volgende drie stappen uit te voeren:

  1. Voorbereiden: Wat moet ik doen voordat ik het loonjaar 2019 kan openen? 
  2. Openen: Hoe open ik het loonjaar 2019? 
  3. Controleren: Wat gebeurt er bij het openen loonjaar en wat moet je controleren?