Hoe ziet het Full Service Proces eruit?


Wanneer je jouw salarisadministratie hebt uitbesteed aan Bitcare dan betekent dit een verloning met meer inzicht en meer controle. 

In het Full Service proces zal u optimaal samenwerken met onze Salaris Experts. De mutaties, concept loonstroken en definitieve bestanden worden niet meer uitgewisseld via de e-mail maar zijn eenvoudig op één plek terug te vinden. Zo heb je 24/7 inzicht in alle HR en salarisgegevens.


In deze helpfile leggen wij stap voor stap uit hoe het Full Service Proces eruit ziet.


Stap 1 Voorbereiden loonperiode - Inventariseren


Een goede voorbereiding is het halve werk en daarom raden wij je van harte aan om goed notie te nemen van onderstaande:


1a. Om ervoor te zorgen dat je niets vergeet adviseren wij je eerst alle openstaande verzoeken in het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Verzoeken’ goed te keuren, te bewerken of af te wijzen. 

In dit tabblad zie je verlof verzoeken, overwerk en flex plannen terug. Het kan ook zijn dat collega’s deze verzoeken moeten goedkeuren. Wijs ze op het nemen van actie.


1b.  Verwerk je de declaraties binnen Bitcare en betaal je deze uit met het salaris?

Via het tabblad ‘Nog te doen’ > ‘Declaraties’ kun je de declaraties goedkeuren,  bewerken of afwijzen. Het kan ook zijn dat collega’s declaraties moeten goedkeuren. Wijs ze op het nemen van actie.



1c. Zijn er medewerkers ziek geweest en moet er een inhouding plaatsvinden, dan kun je deze inhouding realiseren in het tabblad ‘Verlof en Verzuim’ >  ‘Ziek deze maand’.


1d. Wanneer je werkt met de tijdsregistratie, of de planning afhandelt tegen contracturen, dan dien je eerst alle nog niet afgehandelde weken af te handelen. Jij of een collega doet dit door naar het tabblad ‘Schema’ te gaan en te kiezen voor ‘Afhandelen’. Controleer via het rapport Afhandelen uren of alle weken netjes zijn afgehandeld. De laatste kolom ‘Verschil’ in het rapport moet altijd 00.00 zijn tenzij er een verklaring is.




1e. Wanneer je HR gerelateerde wijzigingen hebt, zoals bijvoorbeeld een FTE wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden dan kun je deze onder Stap 2. in orde maken of aanpassen in de arbeidsrelatie van de medewerker(s).


1f. Je hebt GEEN mutaties deze loonperiode, er zijn geen veranderingen ten opzichte van de vorige maand? Lees dan snel verder.


Stap 2 Klaarzetten loonperiode - Muteren

De volgende belangrijke stap is naar het tabblad ‘Nog te doen’ >‘Salaris’ te gaan.


Selecteer het bedrijf en periode waarvoor je de mutaties voor de maand/loonperiode wilt invoeren en klik op de groene button ‘Rapporteer de salarismutaties <periode> - <jaar>’. 



Om je niets te laten vergeten en alle mutaties in één keer goed aan te leveren hoef je slechts de stappen van contracten naar mutaties stuk voor stuk te doorlopen en te versturen. 



Belangrijk: 

Wanneer je HR gerelateerde wijzigingen hebt, zoals bijvoorbeeld een FTE wijziging, een salarisverhoging, ouderschapsverlof of overige secundaire voorwaarden, dan kun je deze invoeren in de arbeidsrelatie van de desbetreffende medewerker of invoeren in de juiste maand/loonperiode in ‘Nog te doen > Salaris’ bij de wijzigingen.

Wanneer je geen mutaties hebt deze maand/loonperiode dan ga je direct naar de laatste tab. Je vult de betalingsdatum in en klikt op verstuur.

 

Onze Salaris Experts kunnen aan het werk zodra je  in de laatste tabde betalingsdatum van de maand/loonperiode hebt ingevuld en op verstuur hebt geklikt. In deze helpfile leggen wij stap voor stap uit hoe je de loonperiode foutloos kunt klaarzetten.


Stap 3 Onze Salaris Experts gaan aan het werk - Controleren

Wij zijn nu aan zet en gaan met de maand/loonperiode aan de slag. Je moet rekening houden met een verwerkingstijd van 3 tot 5 dagen door onze Salaris Experts.


Wij zullen diverse checks plegen, controles uitoefenen en mogelijk wijzigingen/mutaties doorvoeren. Na deze acties te hebben gedaan maken wij de concept loonstroken aan. Via een e-mail informeren wij je dat de concept loonstroken en de vergelijking met vorige maand klaar staan ter controle voor jou. Je hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken. Je kunt de concept loonstroken ook terug vinden onder ‘Nog te doen > Salaris’  onder het symbool van de duim. 



Stap 4 Wij zijn er bijna ..... - Afhandelen

Nadat je op de link hebt geklikt, kun je de concept loonstroken controleren. 


Er kunnen zich nu 2 situaties voordoen:


1. Een Afwijzing: de concept loonstroken zijn nog niet akkoord. Zodra je op ‘Afwijzen’ klikt, wordt er een nieuw mutatie formulier aangemaakt. Geef hierin aan welke wijzigingen nog moeten worden doorgevoerd en verstuur het formulier.

EN NU?

Onze Salaris Experts maken nieuwe concept loonstroken en je ontvangt een nieuw rapport ‘vergelijk salarisperioden’.


2. De Goedkeuring: de concept loonstroken zijn in orde. Wanneer je op ‘Goedkeuren’ klikt, wordt er een melding verstuurd naar onze Salaris Experts. Zodra de definitieve bestanden gereed zijn, ontvang je opnieuw een e-mail. 

Je kunt in beide gevallen een aanvullende reactie meesturen. Let op dat je eerst de reactie invult voordat je afwijst of goedkeurt.



Naast de concept loonstroken en het rapport ‘Vergelijk salarisperioden’ bieden wij je nog meer belangrijke informatie aan van de loonperiode. Je ziet wat de verwachte netto betaling zal zijn, de extra’s van deze maand en de totale loonkosten



Stap 5 De loonperiode wordt definitief gemaakt - Verantwoorden

Je hebt de concept loonstroken goedgekeurd. 


De Salaris Expert maakt je maand/loonperiode definitief. Nadat de bestanden definitief zijn gemaakt ontvang je nog een e-mail met een link. Je hoeft slechts op de link in de e-mail te klikken. Je vindt de loonstroken, loonaangifte, journaalpost en betaalbestanden (medewerkers en belastingdienst) ook op één plek terug onder ‘Nog te doen > Salaris’  onder het symbool van de duim.



Wanneer je iedere maand de stappen zorgvuldig doorloopt dan kan er niets fout gaan. Wij staan met veel plezier voor je klaar!