Het vakantiegeld IMCAV model

Het is tijd om het vakantiegeld uit te betalen, voor veel werknemers een fijn moment. Je wilt hier natuurlijk geen fouten in maken, maar hoe weet je of de reservering juist is? En waar moet je op letten bij de uitbetaling? Om je hierbij te helpen, heeft Bitcare het IMCAV model ontwikkeld. Met dit model heb je direct inzichtelijk wat er precies moet gebeuren voor het uitbetalen van het vakantiegeld. 


De 5 stappen om foutloos het vakantiegeld uit te betalen zijn:


  1. Inventariseren - Met de inventarisatie wordt bedoeld of alle voorbereidingen zijn gedaan voor het uitbetalen van het vakantiegeld. Maak hierbij gebruik van de rapporten ‘Reservering’ en ‘Bijzonder tarieven’. In het rapport ‘Reserveringen” kun je inventariseren of bij iedereen het vakantiegeld aanwezig is, let hierbij op dat ook oproepkrachten en nuluurders recht hebben op vakantiegeld. Heb je dit nog niet uitbetaald dan hebben oproepkrachten en nuluuders recht op vakantiegeld over ieder gewerkt uur. In het rapport ‘Bijzonder tarieven’ kun je controleren of bij iedereen het juiste bijzonder tarief percentage staat ingevuld. Inventariseer wie een loonsverhoging heeft gehad en wie nieuw zijn binnengekomen, zodat je inzichtelijk heeft wie extra aandacht moet krijgen in de controle. Ook kun je het rapport ‘Componenten’ bekijken voor de berekening van het vakantiegeld om te kijken of het percentage voor jouw medewerkers juist is ingevoerd. Raadpleeg onze helpfile ‘De 12 beste vragen over vakantiegeld’ om te inventariseren of u juist handelt.
  2. Muteren - Nadat je hebt geïnventariseerd kunt bij de medewerkers waar geen vakantiegeld is gekoppeld, deze alsnog koppelen in de arbeidsrelaties. Indien het saldo niet juist is, kun je een correctie toevoegen in het component vakantiegeld in de arbeidsrelatie. Wij hebben een helpfile waar je in terug kunt lezen hoe je dit kunt aanpassen. Ook kun je in de ‘Instellingen belasting’ binnen de arbeidsrelatie het juiste percentage bijzonder tarief toepassen. Volg hiervoor de volgende stappen.
  3. Controleren - De controle vindt plaats wanneer je de concept loonstroken heeft gemaakt. Staat de uitbetaling op de strook? Is de hoogte juist? Controleer of het bijzonder tarief percentage goed staat ingevoerd, dit maakt de kans kleiner op een naheffing op de Inkomstenbelasting van jouw medewerkers. Tot slot kun je controleren of al het vakantiegeld is uitbetaald. Is het saldo onderaan op de loonstrook nu €0,00? Dit zal niet het geval zijn wanneer je een afwijkende periode opbouw heeft binnen de organisatie, van januari tot december bijvoorbeeld.
  4. Afhandelen - Wanneer je alle loonstroken hebt gecontroleerd en akkoord hebt bevonden, kun je de loonstroken definitief maken en de salarissen uitbetalen.
  5. Verantwoorden - De vijfde en laatste stap is het verantwoorden van de betalingen naar de Belastingdienst en de financiële administratie. Merk hierbij op dat het bedrag van de loonaangifte hoger is dan de reguliere maanden. Dit komt omdat over het vakantiegeld ook belasting moet worden afgedragen. Ook de journaalpost zal er anders uitzien, omdat de opgebouwde reservering nu wegvalt tegen de uitbetaling.