Eigen factuur lay-out op eigen briefpapier (Bitcare Plus)

Eigen factuur lay-out op eigen briefpapier (Bitcare Plus)

Met eigen factuurbriefpapier kun je facturen in Bitcare voorzien van het briefpapier van jouw eigen organisatie. Je kunt hiervoor een eigen PDF-bestand uploaden met bijvoorbeeld jouw logo, huisstijl en contactgegevens. Deze functionaliteit is beschikbaar als onderdeel van Bitcare Plus.

Wat heb ik nodig?

Je hebt een eigen briefpapierbestand nodig dat aan de volgende voorwaarden voldoet:
  1. Het bestand is een PDF.
  2. Het briefpapier is enkelzijdig.
  3. Het formaat is A4.
  4. De afmetingen zijn 21,0 cm x 29,7 cm.
Let op: gebruik exact het A4-formaat. Een afwijkend formaat kan ervoor zorgen dat het briefpapier niet goed op de factuur wordt weergegeven.

Hoe stel ik mijn eigen briefpapier in?

1. Maak je briefpapier
Maak je eigen briefpapier op in uw huisstijl. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
  1. Logo
  2. Organisatienaam
  3. Adresgegevens
  4. Contactgegevens
  5. Website
  6. Bankgegevens
  7. Overige informatie die u standaard op uw facturen wilt tonen
Sla het briefpapier vervolgens op als een enkelzijdige A4 PDF.

2. Upload het briefpapier in Bitcare
Ga binnen Bitcare naar de 'Bedrijfsinstellingen' > 'Nummers' voor je eigen Factuur briefpapier.
Upload hier uw PDF-bestand.

3. Kies de juiste factuurlay-out
Voor het beste resultaat adviseren we om één van de volgende factuurlay-outs te gebruiken:
  1. Briefpapier - Standaard
  2. Briefpapier - Standaard 2
Deze lay-outs zijn afgestemd op het gebruik van eigen briefpapier.



Onderstaand vind je een voorbeeldfactuur met eigen briefpapier:


Waar moet ik rekening mee houden bij het ontwerp?

Bij het ontwerpen van jouw eigen briefpapier moet je rekening houden met de ruimte die Bitcare gebruikt voor de factuurgegevens.

De beschikbare ruimte is:
  1. Bovenmarge voor de header: 5,5 cm
  2. Ondermarge voor de footer: 4,2 cm
Plaats belangrijke informatie daarom niet op een plek waar deze door de factuurgegevens van Bitcare kan worden overlapt.

Hoe controleer ik het resultaat?

Na het uploaden van jouw briefpapier kun je een conceptfactuur downloaden.
Controleer de gedownloade factuur om te zien hoe jouw eigen briefpapier wordt gecombineerd met de factuurgegevens van Bitcare.

Controleer hierbij onder andere:
  1. Of het logo goed wordt weergegeven.
  2. Of de factuurgegevens op de juiste positie staan.
  3. Of de header en footer niet worden overlapt.
  4. Of alle gegevens goed leesbaar zijn.
  5. Of het briefpapier correct op één A4-pagina wordt weergegeven.
Is het resultaat niet zoals gewenst? Pas dan het PDF-briefpapier aan en upload een nieuwe versie.

Tips voor het beste resultaat

1. Gebruik A4-formaat
Zorg dat het PDF-bestand exact 21,0 x 29,7 cm is.

2. Houd rekening met de marges
Laat voldoende ruimte vrij voor de gegevens die Bitcare op de factuur plaatst.

3. Gebruik een enkelzijdige PDF
Het briefpapier moet uit één pagina bestaan.

4. Test altijd met een conceptfactuur
Download na het instellen een conceptfactuur om het eindresultaat te controleren.


Info
Vragen?

Neem eerst een kijkje in onze Bitcare kennisbank. 
Staat je antwoord er niet tussen? Mail ons op help@bitcare.com of bel naar +31 (0) 85 401 51 51.

Veel plezier met Bitcare!

    • Related Articles

    • Hoe ik kan mijn eigen Bitcare factuur controleren?

      De investering voor Bitcare betreft een bedrag per dag voor het aantal geplande kinderen. Wij werken met een transparant prijsmodel en factureren achteraf. Je kunt ten alle tijden op eenvoudige wijze de Bitcare factuur controleren via het rapport ...

    • Bitcare Plus per 9 september 2026 | Nog slimmer werken

      Slimmer werken, meer tijd voor de kinderopvang Jij wilt net iets extra’s. Wij hebben Bitcare Plus voor jou! Bitcare Plus is het uitgebreide pakket voor kinderopvangorganisaties die nog meer uit Bitcare willen halen. Automatiseer administratieve ...

    • Hoe kan ik e-mails versturen vanuit mijn eigen e-maildomein? (Bitcare Plus)

      Met Bitcare kun je e-mails, zoals facturen, versturen vanuit je eigen e-maildomein. Hierdoor ontvangen ouders en andere ontvangers e-mails vanuit een herkenbaar e-mailadres van jouw organisatie in plaats van noreply@bitcare.com. Deze functionaliteit ...

    • Uit welke soorten factuur lay-out kan ik kiezen?

      Er zijn verschillende factuur lay-outs waar je uit kunt kiezen. Om een overzicht te zien van de verschillende soorten verwijzen wij je naar de bijlage. Klik hier voor de bijlage.

    • Factuur lay-out: 'Standaard 2 - België'

      Deze lay-out is speciaal ontwikkelt voor Belgische klanten die werken met een vrije prijs. Op deze factuur lay-out staan geen uren en uurprijs vermeld, maar enkel het bedrag. Onderstaand vind je een voorbeeld van deze factuur lay-out. Tip: Wanneer je ...