Eigen tekst in e-mail van de facturen (factuurtekst)

Eigen tekst in e-mail van de facturen (factuurtekst)

Wanneer je de facturatie via Bitcare doet kun je ervoor kiezen om ouders de e-mail per factuur te laten ontvangen. Als je aan de e-mail een eigen tekst wilt koppelen dan kun je dit doen door de stappen uit deze helpfile te volgen. Dit kan je alleen instellen als je de rol 'Supervisor' hebt.

Deze helpfile is opgedeeld in twee delen
1. Aanmaken sjabloon
2. Koppelen van het sjabloon aan de facturen

1. Aanmaken sjabloon

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'.

Stap 2
Op de startpagina klik je op 'Instellingen'. 

Stap 3
Klik op het kopje 'Email sjablonen'.

Stap 4
Klik op het '+' om een nieuw sjabloon toe te voegen.

Stap 5
- Vul in het veld 'Onderwerp' de naam van het sjabloon in.
- Vul in het veld 'Type' in of het een sjabloon voor een factuur of een achterstallige factuur is.
- In het veld 'Body' vul je vervolgens de tekst in die je wilt hebben in de e-mail. De factuur voor de ouders wordt toegevoegd als bijlage bij deze e-mail.

Let op! Je kan bij 'Body' geen merge tags gebruiken. Je kan hier zelf de tekst invoeren die je in de e-mail wilt hebben staan.


Als je dit gedaan hebt klik je op 'Bewaar'. Bovenstaand proces kun je ook uitvoeren als je een sjabloon voor een creditfactuur wilt aanmaken.

2. Koppelen van het sjabloon aan de facturen

Stap 1
Klik in de instellingen links onder het kopje 'Bedrijven' op de naam van het bedrijf. 

Stap 2
Klik vervolgens op het kopje 'Nummers'.

Stap 3
Vervolgens zie je helemaal rechts een kolom 'E-mail sjabloon' staan. Hier kun je kiezen welk sjabloon je kunt koppelen aan het factuurtype.


Stap 4
Koppel het sjabloon aan het factuurtype en klik rechtsonder op 'Bewaar'.
In deze helpfile wordt uitgelegd hoe je een sjabloon kunt koppelen aan het versturen van achterstallige facturen: Hoe mail ik achterstallige facturen (herinneringen) naar ouders?

Tip! Probeer eerst een e-mail te sturen naar 1 ouder om te kijken of de tekst goed staat.
    • Related Articles

    • Hoe stel ik een e-mail sjabloon in voor de jaaropgave?

      Je kunt vanuit Bitcare een standaard e-mail tekst instellen die wordt verstuurd naar ouders met het versturen van de facturen en de jaaropgave. Dit kun je als volgt instellen: Stap 1 Klik op 'Start'. Stap 2 Klik op 'Instellingen'. Stap 3 Klik in de ...
    • Standaard factuur tekst: informatie of bedankje onderaan op de factuur zetten

      Onderaan de factuur kan je een eigen gemaakte tekst toevoegen. Zo kan je bijvoorbeeld de ouders bedanken voor het betalen of andere betalingsinformatie zetten op de factuur. Dit kan ingesteld worden per locatie. Stap 1 Ga naar de 'Instellingen'. Stap ...
    • Hoe stel ik een e-mail sjabloon in voor het fiscaal attest?

      Je kunt vanuit Bitcare een standaard e-mail tekst instellen die wordt verstuurd naar ouders met het versturen van de facturen en het fiscaal attest. Dit kun je als volgt instellen: Stap 1 Klik op 'Start'. Stap 2 Klik op 'Instellingen'. Stap 3 Klik in ...
    • Facturatie voorbereidingen

      Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart, worden deze instellingen doorlopen. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de instellingen aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. ...
    • Waarom ontvangt de ouder de mail van de factuur niet?

      Wanneer je een factuur hebt verwerkt en deze verstuurd naar de ouder ontvangen ze deze in hun mailbox. Echter moet de 'Communicatie' in het contract van het kind wel op 'E-mail' staan. Verder zijn er verschillende redenen waarom de ouder de factuur ...