Facturatie voorbereidingen
Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart, worden deze instellingen doorlopen. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de instellingen aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. Ook kan je ervoor kiezen om een consult in te plannen, zodat iemand de gehele facturatie aan je uitlegt. Dit kan je doen door contact op te nemen via help@bitcare.com of te bellen naar +31 (0)85 401 51 51.
Organisatie instellingen
Allereerst moeten de instellingen goed staan om juist te kunnen factureren. Controleer dit altijd de eerste keer!
Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik op 'Start'.
Stap 2
Op de startpagina klik je op 'Instellingen'. Hier kies je vervolgens voor 'Facturatie'.
Stap 3
In dit tabblad zie je een aantal dingen die je in kunt stellen.
Bij 'Vervaldagen' leg je het aantal dagen vast waarna de factuur vervalt. Bijvoorbeeld je factureert op elke 1ste van de maand en de vervaldatum is altijd op de 11e van de maand. Dan leg je bij Vervaldagen ‘10’ vast.
Bij 'Bewaar factuur bij het kind' kun je de optie aanvinken. Wanneer je dit doet worden de facturen zichtbaar op de Bitcare app voor Ouders.
Wanneer je 'Handmatig wijzigen en aanpassen van facturen toestaan' aanvinkt kan je handmatig aanpassingen maken op facturen. Wij raden aan om deze optie niet aan te vinken. Handmatige aanpassingen vergroten de kans op foute facturen en daarmee de kans op foute jaaropgaven.
Bedrijfsinstellingen
Vervolgens kan je de bedrijfsinstellingen doorlopen. Indien jullie organisatie bestaat uit meerdere bedrijven dien je dit per bedrijf te doorlopen.
Stap 1
Klik links op de bedrijfsnaam onder het kopje 'Bedrijven'.
Stap 2
Vervolgens klikt je op het kopje 'Financieel'
Stap 3
Hier kan je rechtsboven via het '+' het bankrekeningnummer van het bedrijf toevoegen. Het 'Incassant ID' is het nummer dat je hebt gekregen van de bank. Dit is een kenmerk om te mogen incasseren en bevat meestal drie keer een Z. Dus bijvoorbeeld 'NL12ZZZ1240760000'.
Stap 4
Nadat je dit hebt gedaan klik je op het kopje 'Nummers'.
Bij Factuur Standaard leg je de opbouw van het factuurnummer vast voor de ‘normale’ facturen. Je klikt op hulp en krijgt dan verschillende opties. Meest gebruikt is een factuurnummer dat begint met het jaartal, bijvoorbeeld 2015 en dan een volgnummer. In dat geval klik je op het 4 cijferig jaar en klik je op het plusje en dan kies je voor volgnummer.
- Lay out: meest gebruikt en uitgebreid is Standaard 2.
- Teller: als je al facturen hebt verstuurd met factuurnummers en op een bepaald punt verder wil gaan, dan kan je hier de teller instellen.
- Voorbeeld: het factuurnummer bestaat uit het jaar en daarna een volgnummer en de klant is gebleven bij 20140056 en wil verder gaan vanaf 20140057. Dan voert je bij teller 56 in en klik je op reset counter, dan zal het volgende nummer automatisch 20140057 zijn.
- Voorbeeld: het factuurnummer bestaat uit het jaar en daarna een volgnummer en de klant is gebleven bij 20140056 en wil verder gaan vanaf 20140057. Dan voert je bij teller 56 in en klik je op reset counter, dan zal het volgende nummer automatisch 20140057 zijn.
Eventueel kan je verschillende factuur-nummeropbouw vastleggen voor de credit-, correctie- en reservering-facturen. Tot slot kan je een e-mail sjabloon koppelen per factuurtype. Meer uitleg over de factuursjablonen kan je vinden in deze helpfile: Voorbeeld e-mail sjabloon voor facturen.
Locatie instellingen
Tot slot kan je per locatie de prijzen instellen.Stap 1
Klik links onder locaties op de naam van de locatie
Stap 2
Klik op het kopje 'Prijzen' om de prijs in te stellen.
- Prijs/uur: als er een standaard uurprijs is die voor alle kinderen op deze locatie geldt, voer je deze hier in.
- Eenheid: Hier voer je de standaard factuureenheid in. Als het kinderdagverblijf een vast bedrag per maand factureert, zet je de eenheid op Maand. Als het kinderdagverblijf per gerealiseerde of geplande dag factureert, zet je de eenheid op Dag. Als het kinderdagverblijf factureert per gerealiseerd of gepland uur, zet je de eenheid op Uur, etc. Uren/maand hoeft je niet in te vullen.
- Extra aanwezigheid Prijs/uur: Als er een standaard uurprijs is voor extra opvang die geldt voor alle kinderen op deze locatie, voer je deze hier in.
- Extra aanwezigheid Eenheid: Dag: je hebt een prijs voor extra dagen.
Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als je met halve dagen werkt, kan je het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen. Uur: De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht.
Let op: als je werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kan je de eenheid 'Half uur' selecteren. Half uur: De extra dagen worden afgerekend op halve uren. 15 minuten: De extra dagen worden afgerekend op 15 minuten.
Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als je met halve dagen werkt, kan je het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen. Uur: De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht.
Let op: als je werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kan je de eenheid 'Half uur' selecteren. Half uur: De extra dagen worden afgerekend op halve uren. 15 minuten: De extra dagen worden afgerekend op 15 minuten.
Wanneer je aan de slag gaat met de prijzen voor kinderen kan je deze helpfile raadplegen.
Bovendien hebben wij ook een video over factureren met Bitcare. Klik hier om de video te bekijken.
Related Articles
Financieel rapport: 'Factuur - details'
Binnen het rapport 'Factuur - details' worden de details getoond van verschillende facturen tegelijk. Hierdoor is het niet nodig om iedere factuur apart te openen om de details van meerdere facturen tegelijk te kunnen bekijken. Financieel rapport: ...Financieel controle rapport: 'Factuur - controlelijst'
Let op: je kunt dit rapport alleen gebruiken indien je een vast maandbedrag een maand vooruit factureert en achteraf de extra uren van een maand terug. Voor klanten die vooruit een maandbedrag factureren (bijvoorbeeld maart) en achteraf de ...Financieel rapport: 'Factuur - overzicht' (totale omzet)
Je wilt natuurlijk inzicht in de totale opbrengst van de gehele opvang. Het rapport ‘Factuur - overzicht’ geeft in één oogopslag de opbrengst van alle locaties en daarmee de gehele organisatie. Daarnaast toont het ook het totaal aantal gemailde en ...IKG facturatie binnen Bitcare
IKG facturatie binnen Bitcare Bitcare ondersteunt factureren volgens de regels van Kind en Gezin. Wij hanteren de terminologie die wordt gebruikt door Kind en Gezin en in deze help file wordt inzichtelijk gemaakt hoe een IKG factuur binnen Bitcare ...Hoe kan ik een PDF met alle facturen aanmaken?
Om de (concept) facturen nog eens te controleren kan het handig zijn om de facturen in te zien zoals de ouders de factuur ontvangen. Dit kun je eenvoudig doen door een PDF aan te maken waar je alle facturen onder elkaar ziet. In deze helpfile wordt ...