Fiscaal attest aanmaken

Fiscaal attesten aanmaken

Het is mogelijk om vanuit Bitcare de fiscaal attesten aan te maken indien je gefactureerd hebt via Bitcare. Wij hebben alle wetswijzigingen netjes verwerkt in Bitcare. Zo kun jij zorgeloos de attesten aanmaken en verstrekken aan de ouders. Daarbij dien je ook het bestand voor de FOD Financiën aan te maken. Deze dien je ten laatste op 28 februari 2025 aan te leveren bij de FOD Financiën. Voor meer informatie over deze wetswijzigingen klik hier.

Idea
Hulp nodig?                                                                                                                                                          
 Vanaf het jaar 2025 (attesten over 2024) rekenen wij een vergoeding voor de validatie van het BOW-bestand.   Dit vanwege de tijdsinvestering die het ons kost om dit bestand te valideren via de tool van de FOD Financiën.
 Onderstaand vind je de eenmalige kosten hiervoor:
  1. 1 of 2 locaties voor 69,- euro excl. btw
  2. 3 of 4 locaties voor 139 euro excl. btw
  3. 5 of meer locaties vanaf 199,- euro excl. btw
 Voor meer informatie hierover neem contact op via help@bitcare.com.

Aanmaken fiscaal attesten

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik op 'Start'.

Stap 2
Controleer eerst of je alle gegevens correct hebt ingevoerd in Bitcare welke nodig op het fiscaal attest.
Gebruik hiervoor het rapport 'Actieve kinderen' over heel het jaar 2024 en controleer de volgende gegevens:
  1. Kind voornaam + familienaam
  2. Kind Rijksregisternummer 
  3. Ouder 1 voornaam + familienaam (= betalende ouder)
  4. Ouder 1 adres + postcode + plaats
  5. Ouder 1 Rijksregisternummer 
Indien er gegevens ontbreken, dan dien je deze toe te voegen.



Stap 3
Wanneer de controle gedaan is voeg je de handtekening voor het fiscaal attest toe.
Onderdeel van de fiscaal attesten is het ondertekenen van ieder attest. Wij adviseren om dit niet per attest zelf te doen. Je kunt in de bedrijfsinstellingen de handtekening van de verantwoordelijke uploaden. Voor een uitleg hierover klik hier.

Stap 4
Wanneer de handtekening toegevoegd is, kun je beginnen met de aanmaak van de fiscaal attesten.
Navigeer naar 'Financieel'.

Stap 5
Klik op 'Fiscaal attest'.


Stap 6
Je kan linksboven kiezen voor een locatie indien je de fiscaal attesten per locatie wilt bekijken en aanmaken.

Stap 7
De eerste stap is een controle op de 'Rijksregisternummers' van de contract ouders. Deze komt op het fiscaal attest te staan.
Mis je hier het RRNR van de ouder, laat de ouder het dan zelf toevoegen via de 'Bitcare Ouder App'. Voor een uitleg hierover klik hier. 

Stap 8
De tweede stap is een controle op de 'Rijksregisternummers' van de kinderen. Deze komt op het fiscaal attest te staan.
Mis je hier het RRNR van het kind, laat de ouder het dan zelf toevoegen via de 'Bitcare Ouder App'. Voor een uitleg hierover klik hier. 

Stap 9
De derde stap is om de fiscaal attesten aan te maken.

BELANGRIJK VOORAF: ENKEL FACTUREN MET DE STATUS 'BETAALD IN 2023' WORDEN MEEGENOMEN OP HET FISCAAL ATTEST.
Het zou dus kunnen dat je de onderstaande banner in beeld hebt met de melding dat er nog facturen 'niet betaald' zijn in 2024.
Zorg er in dat geval eerst voor dat je controleert of de facturen 'betaald' zijn en zet deze indien nodig alsnog op 'betaald' met als betaaldatum een dag in 2024 (bijvoorbeeld 31 december 2024). Voor een uitleg hierover klik hier. 

Let op: ook credit facturen moeten een betaaldatum hebben in 2024, anders worden deze niet meegenomen. 



Stap 10
Pas wanneer alle facturen op 'betaald' zijn gezet in 2024, dan kunnen we beginnen met de aanmaak van de fiscaal attesten.
Let op: wij gaan eerst een testdocument aanmaken met alle fiscaal attesten welke je kunt controleren.

Kies eerst voor een 'Concept document in Excel' aan te maken. Dit gaat als volgt:
  1. Let op: wanneer je geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt. Indien gewenst kan je hier ook één kind selecteren.
  2. Het is mogelijk om bepaalde kinderen uit te sluiten voor de fiscaal attesten (bijvoorbeeld als de ouder er geen recht op heeft). Voor een uitleg hierover klik hier. 
  3. Ook kun je de ouder nog veranderen op het fiscaal attest. Voor een uitleg hierover klik hier. 
  4. Vink de optie 'Concept document in Excel' aan en klik op 'Aanmaken'.
  5. Het document wordt vervolgens aangemaakt en is te downloaden vanuit het tabblad 'Documenten'.
  6. In Excel kan je de gegevens controleren welke op de fiscaal attesten zullen komen te staan. 
Waarom zie ik kinderen dubbel in de Excelsheet?
  1. Het kind heeft meerdere tarieven (hele en halve dagen zijn twee tarieven, dus twee regels in de Excel).
  2. Verschillende contract ouders in één jaar.
  3. Het bedrijf in het contract van kind is veranderd gedurende het jaar.
Waarom zie ik niks staan bij dagtarief?
  1. Dan is het dagtarief minder dan 16,40 euro (maximumtarief aanslagjaar 2024). Wanneer dit het geval is, dan dien je  dagtarief niet te vermelden op het attest.
Stap 11
Nadat je eventuele fouten hebt hersteld maak je het 'Concept document in Excel' opnieuw aan. Je gaat dan nogmaals controleren of je nog fouten of bijzonderheden tegenkomt in dit document. Dit herhaal je tot je een 'Concept document in Excel' hebt waarbij alle kinderen correcte gegevens voor de fiscaal attesten hebben.

Stap 12
Als het 'Concept document in Excel' correct is, maak je vervolgens het 'Concept document in PDF' aan. 
  1. Let op: wanneer je geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt. Indien gewenst kan je hier ook één kind selecteren.
  2. Het is mogelijk om bepaalde kinderen uit te sluiten voor de fiscaal attesten (bijvoorbeeld als de ouder er geen recht op heeft). Voor een uitleg hierover klik hier. 
  3. Ook kun je de ouder nog veranderen op het fiscaal attest. Voor een uitleg hierover klik hier. 
  4. Vink de optie 'Concept document in PDF' aan en klik op 'Aanmaken'.
  5. Het document wordt vervolgens aangemaakt en is te downloaden vanuit het tabblad 'Documenten'.
  6. Dit document laat de fiscaal attesten zien zoals de ouders deze zullen ontvangen als de definitieve fiscaal attesten worden aangemaakt. In dit document kan je de fiscaal attesten nogmaals controleren.
Waarom krijgt een kind meerdere attesten?
  1. Je mag maximaal 4 tarieven op één attest zetten. Hele en halve dagen zijn al 2 tarieven. Indien een kind uiteindelijk dus meer dan 4 tarieven heeft, dan dienen er twee attesten aangemaakt te worden voor het kind.
  2. Verschillende contract ouders in één jaar.
  3. Het bedrijf in het contract van kind is veranderd gedurende het jaar.
Stap 13
Als alle attesten zijn gecontroleerd en correct zijn, kun je de definitieve attesten aanmaken en versturen per mail. 
  1. Let op: wanneer je geen naam invoert dan wordt het document voor alle kinderen gemaakt. Indien gewenst kan je hier ook één kind selecteren.
  2. Vink de optie 'Definitieve fiscale attesten' aan.
  3. Vink indien gewenst ook de optie 'E-mail ouders' aan.
  4. Vink de optie 'BOW XML document' aan. Dit is het bestand voor de FOD Financiën en is verplicht per 2023.
  5. Klik op 'Aanmaken':
    1. Het fiscaal attest wordt vervolgens aangemaakt en wordt bij de 'Kind Documenten' geplaatst. Ouders vinden deze terug in de Ouder App.
    2. Wanneer 'E-mail ouders' staat aangevinkt, wordt het fiscaal attest ook gemaild naar de contract verantwoordelijke ouder.
    3. Het aanmaken en versturen van de fiscaal attesten is daarmee succesvol afgerond. 
Stap 14
Vanaf 2023 dien je ook een bestand (XML) te bezorgen aan de FOD Financiën met de gegevens van de fiscaal attesten. 
Let op: dit dien je ten laatste op 28 februari 2025 aan te leveren bij de FOD Financiën.

Dit bestand heb je in de vorige stap al aangemaakt en vind je terug onder 'Documenten'. 
Navigeer naar dit bestand 'BOW XML document' en download het bestand.



Stap 15
De indiening van het bestand dient te gebeuren via de toepassing Belcotax on web.
Echter het bestand dient eerst gevalideerd en omgezet te worden.
Voor een handleiding van van VVSG hierover klik hier. 
Mocht je hier hulp bij nodig hebben, mail ons dan op help@bitcare.com.

Stap 16
Voor een handleiding over het insturen van het definitieve gevalideerde BOW bestand via de toepassing Belcotax on web klik hier. 
Let op: de Belcotax-On-Web toepassing voor de attesten van opvangjaar 2024 is beschikbaar vanaf 7 februari 2025.

Mocht je nog vragen hebben, dan kun je ons het beste mailen via help@bitcare.com.
Wij helpen je graag!

    • Related Articles

    • Wijzigingen fiscaal attesten per 2023

      Vanaf het jaar 2023 is de wetgeving omtrent fiscaal attesten verandert. Onderstaand vind je in het kort de wijzigingen. Deze gelden ook voor het jaar 2024. 1. Nieuwe lay-out fiscaal attest Wij zullen de lay-out in Bitcare aanpassen naar de nieuwe ...

    • Fiscaal attest: digitaal ondertekenen

      Het is mogelijk om vanuit Bitcare de fiscale attesten aan te maken. Onderdeel van de fiscale attesten is het ondertekenen van ieder attest. Om dit eenvoudiger te maken kun je een digitale ondertekening instellen. Hierdoor wordt op ieder fiscaal ...

    • Ouder wijzigen op fiscaal attest

      De fiscaal attesten worden aangemaakt op basis van de betaalde facturen. De naam van contract ouder, welke ook op de facturen staat, wordt automatisch op het fiscaal attest gezet. Mocht je dit nog willen veranderen naar de andere ouder, dan kan dat ...

    • Omschakeling Vrije Prijs naar IKT

      Steeds meer kinderdagverblijven gaan over van Vrije Prijs naar IKT. In deze help file leggen wij precies uit wat jij moet weten over de verandering naar IKT en welke acties je moet ondernemen. Neem contact op met Bitcare De eerste stap is om contact ...

    • Hoe verstuur ik de aanwezigheden naar Kind & Gezin?

      Als kinderopvangorganisatie in België kun je vanuit Bitcare de aanwezigheden doorsturen naar Kind & Gezin. In onze helpfile 'Waar moet ik op letten voor een juiste koppeling naar Kind & Gezin?' wordt uitgelegd welke gegevens (o.a. voornaam, ...