Hoe voeg ik prijzen toe bij kinderen op het web?

Hoe voeg ik prijzen toe bij kinderen op het web?

Let op: op dit moment is het alleen mogelijk om de prijs per individueel kind vast te leggen. Je kan dus geen prijs invoeren voor meerdere kinderen tegelijk. Een prijswijziging doorvoeren voor meerdere kinderen tegelijk is wel mogelijk.
Tip! In deze helpfile kan je hier meer informatie over vinden.

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'.

Stap 2
Op de startpagina klik je op 'Kinderen'. Kies het desbetreffende kind.

Stap 3
Je bet nu in het profiel van het kind. Klik links in het menu op 'Contracten'.

Stap 4
Klik op het tabblad 'Prijzen' binnen het contract.



Stap 5
Je bent nu in het overzicht van de prijzen. Als het overzicht leeg is omdat je bij het invoeren van het kind nog geen prijzen hebt toegevoegd, klik je rechts op het '+' om een prijs toe te voegen.

Er opent nu een scherm waarbij je verschillende prijzen kunt kiezen om toe te voegen. Je selecteert één van deze opties en klikt op 'Volgende'.

Hieronder kan je uitleg vinden over de verschillende soorten prijzen.
Prijs voor aanwezigheid (Let op: Deze prijsregel wordt meegerekend in de jaaropgave)
Hier voer je jullie maand/dag/uurprijs voor aanwezigheid in. Bij 'Datum' voer je de data in waarop de prijs van toepassing is. 'Kindcode' is alleen voor Belgische klanten die aangesloten zijn bij het IKG. Bij 'Prijs' voer je jullie maand/uur/dagprijs in. De 'Formule' laat je staan op 'Standaard', tenzij je een Belgische klant bent en aangesloten bij het IKG. Bij 'Eenheid' kies je of jullie een prijs per maand, dag, uur of half uur hanteert. Bij 'Facturatie' vink je 'Gerealiseerd' aan als je factureert op basis van gerealiseerde uren (daadwerkelijke aanwezigheid van de kinderen) of 'Gepland' als je factureert op basis van de planning in het contract van het kind. Als je een vaste maandprijs hanteert, kan je deze op 'Gerealiseerd' laten staan. Vervolgens klik je om de prijs op slaan op 'Bewaar'.

Te laat opgehaald
Hier voer je het bedrag van de boete die je hanteert als ouders het kind te laat komen ophalen. De boete wordt berekend vanaf de sluitingstijd van de organisatie. Dit kun je instellen bij de Instellingen. Je kunt dit tabblad ook leeglaten als jullie geen boete hanteren.
Bij 'Datum' voer je de vanaf welke datum de boete geldt. Bij 'Prijzen' voer je de boete in die jullie hanteren. Bij 'Eenheid' geef je aan of de boete per dag, uur of half uur geldt (als je een andere eenheid hanteert, horen wij dit graag). Om deze boete op te slaan, klik je op 'Bewaar'.

Onaangekondigd afwezig/Onwettig verlof
Bij 'Onaangekondigd afwezig' voer je een prijs in die jullie rekenen als een kind te laat is afgemeld door de ouders of helemaal niet is gekomen, terwijl dat niet gemeld is. Je kunt dit tabblad ook leeg laten als je dit niet doorberekend aan de ouders.
Bij 'Datum' voer je het datum-traject in waarop deze prijs van toepassing is. Bij het percentage geef je aan hoeveel van de aanwezigheidsprijs je in rekening wilt brengen en bij boete geef je aan of je een boete in rekening wilt brengen. Tot slot klik je om dit geheel op te slaan op 'Bewaar'.

Activiteiten
Onder dit tabblad kan je (additionele) prijzen invoeren voor luiers, maaltijden en drankjes/flesjes. Dit tabblad kan je leeglaten als je hiervoor geen addtionele prijzen hanteert. Bij 'Datum' voer je het datum-traject in waarop de prijzen van toepassing zijn. Bij 'Activiteit' geef je aan waarvoor je prijzen rekent, bijvoorbeeld voor een luier. De 'Formule' laat je op 'Standaard' staan, tenzij je een Belgische klant bent en aangesloten bij het IKG en werkt met gewogen formules. Bij 'Eenheid' kies je of de prijs per dag of per stuk geldt. De 'BTW' laat je op '0%' staan. Bij 'Facturatie' kies je voor 'Gerealiseerd'. Bij 'Alleen in rekening brengen als' kan je aangeven of je de activiteit alleen in rekening brengt als het kind present (aanwezig) is, of alleen de eerste 1, 2, 3, etc uren. Tot slot klik je om dit geheel op te slaan op 'Bewaar'.

Bureaukosten
Bureaukosten zijn de administratiekosten die gastouderbureaus soms hanteren per maand, uur, dag of eenmalig.
Bij 'Datum' voer je het datum-traject in waarop deze prijs van toepassing is. Bij 'Prijs' voer je de prijs in en bij 'Eenheid' geef je aan of deze prijs per maand, dag of uur is. Bij 'Facturatie' vink je 'Gerealiseerd' aan als de administratiekosten van toepassing zijn op de gerealiseerde uren of dagen (daadwerkelijke aanwezigheid van de kinderen) of 'Gepland' als de administratiekosten gebaseerd zijn op basis van de planning in het contract van het kind. Als je bij 'Eenheid' hebt gekozen voor 'Maand' omdat jullie een vaste maandprijs hanteren, laat je de Facturatie op 'Gepland' staan. Om op te slaan klik je op 'Bewaar'.

Extra's
Onder dit tabblad kan je prijzen voor extra's aanrekenen, bijvoorbeeld als je een prijs rekent voor een Sinterklaasviering.
Bij 'Datum' voer je het datum-traject in waarop de prijs van toepassing is (kan ook enkele dag zijn). Bij 'Eenheid' kan je aangeven of de prijs per dag of per maand is. Wanneer je voor maand kiest en het kind start halverwege de maand, dan kan je ervoor kiezen om dit naar ratio te berekenen of vast. Om op te slaan klik je op 'Bewaar'.

Vooruitbetaling (Let op: Deze prijsregel wordt meegerekend in de jaaropgave)
Voor kinderen met een flexibel contract kan je een vooruitbetaling invoeren. Voor een volledige uitleg over de vooruitbetaling verwijzen wij je graag naar de volgende helpfile: Vooruitbetaling voor flexibele contracten.

Korting
Als je een klant een bepaalde korting wilt geven kan je dit invoeren met deze prijsregel. Sommige kinderdagverblijven geven bijvoorbeeld hun personeel korting op de opvang. Deze korting kan hier ingevoerd worden. Het volledige bedrag wordt dan in rekening gebracht en vervolgens gecorrigeerd met de gegeven korting. Bij het aanmaken van de korting kan je kiezen of het een bedrag of een percentage is. Vervolgens voer je het bedrag of percentage in en klik je op 'Bewaar'.

Subsidie (Let op: Deze prijsregel wordt meegerekend in de jaaropgave)
Het kan zijn dat er voor kinderen een subsidieregeling is getroffen. Deze subsidie kan als aparte prijsregel vastgelegd worden. Voor een volledige uitleg over de subsidie verwijzen wij je graag naar de volgende helpfile: Subsidie vastleggen bij een kind.

Extra aanwezigheid (Let op: Deze prijsregel wordt meegerekend in de jaaropgave)
Als je een extra dag inplant en je wil dat deze automatisch wordt gefactureerd, moet je een prijs voor Extra aanwezigheid vastleggen.
- 'Prijs/uur' : hier voer je de uurprijs voor extra aanwezigheid in.
- 'Eenheid': hier heef je meerdere opties:
- 'Dag': je hebt een prijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als je ook met halve dagen werkt, kan je het best de eenheid 'Uur' of 'Half uur' nemen.
- 'Uur': De extra dagen worden afgerekend op geplande hele uren. Bijvoorbeeld: een kind wordt ingepland voor 5 uur extra, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht. Let op: als u werkt met halve dagen en dit is bijvoorbeeld 5.5 uur, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dat geval kan je de eenheid 'Half uur' selecteren.
- Half uur: De extra dagen worden afgerekend op halve uren.
- 15 minuten: De extra dagen worden afgerekend op 15 minuten.

Klik op 'Bewaar' om het op te slaan.