Notities bij conceptcontracten, wachtlijstcontracten en reserveringscontracten
Naast het 'oude' inschrijfformulier werkt Bitcare nu ook met een verkort online aanmeldformulier. Hiermee wordt het aanmeldproces vereenvoudigd en is het voor de ouders alleen nog nodig om de belangrijkste relevante gegevens met betrekking tot een eventuele plaatsing in te vullen. Het is voor ouders dus niet meer nodig om privacygevoelige informatie zoals BSN-nummers of bankrekeningnummers te delen vóórdat er een akkoord op de plaatsing is gegeven door de opvang, want deze informatie kan op een later moment via 'Formulieren' bij de ouders worden opgevraagd.
Via deze link vind je alle informatie over het nieuwe verkorte aanmeldformulier.
In deze helpfile behandelen we de notities en opmerkingen die door de ouder aan het inschrijfformulier en aan het aanmeldformulier toegevoegd kunnen worden.
Als een ouder een kind bij jouw opvang aanmeldt via het online inschrijfformulier wordt de inschrijving direct een conceptcontract. Je kunt inschrijvingen die gedaan zijn via het online inschrijfformulier dus terugvinden bij 'Concept contracten'. De opmerking of vraag die de ouder heeft toegevoegd aan het inschrijfformulier zijn hier ook zichtbaar:
Als een ouder echter gebruik maakt van het nieuwe online aanmeldformulier dan kun je deze ter beoordeling terugvinden in de Workflow:
Zowel bij een inschrijving via het online inschrijfformulier als bij het online aanmeldformulier kunnen de ouders opmerkingen of vragen noteren. Deze kun je vervolgens terugvinden bij de beoordeling van het conceptcontract (in geval van een inschrijving via het inschrijfformulier) of bij het beoordelen van het aanmeldformulier in de Workflow:
Als de opvang het aanmeldformulier verwerkt kan het aanmeldformulier worden omgezet naar een conceptcontract, een reserveringscontract of een wachtlijstcontract. Zodra het formulier is verwerkt in één van deze contractvormen is het contract zichtbaar bij 'Nog te doen' onder de tabjes 'Concept contracten', 'Wachtlijst' of 'Reserveringen' (afhankelijk van de gekozen contractvorm).
In het voorbeeld hieronder is het aanmeldformulier vanuit de workflow omgezet naar een reserveringscontract. De inschrijving is dan niet meer terug te vinden in de Workflow maar is nu te vinden bij 'Nog te doen' > 'Reserveringen'. De opmerking die de ouder heeft toegevoegd aan het aanmeldformulier is ook hier zichtbaar en kan hier eventueel ook bewerkt worden:
Let op: in het kindprofiel zijn de eventuele opmerkingen of vragen die ouders aan het inschrijfformulier of het aanmeldformulier toevoegen niet zichtbaar bij de 'Interne Notities' van het kind.
Related Articles
Verkort online aanmeldingsformulier
We hebben het aanmeldproces vereenvoudigd. Ouders vullen nu alleen de belangrijkste gegevens in. De rest volgt later bij definitieve plaatsing. Dat betekent: minder drempels en een prettigere start. In het verkorte aanmeldformulier worden enkel de ...Interne notities | Waar kan ik dit voor gebruiken?
Wanneer je een snelle aantekening wilt maken in het profiel van een kind, een ouder of een medewerker, dan kun je hier 'Interne notities' voor gebruiken. Bijvoorbeeld wanneer een ouder een betalingsachterstand heeft of wanneer een kind mogelijk ...Hoe kan ik notities achterlaten voor de kinderopvang via de Bitcare Ouder App?
Let op: de leidsters op de groepen krijgen hier geen melding van op de iPad. In urgente gevallen kun je dan ook beter gebruik maken van de chatfunctie in de Bitcare Ouder App. Van verstuurde chatberichten krijgen de leidsters wél een melding op de ...Kind en Ouders invoeren
In dit document leggen wij uit hoe je een kindje en zijn of haar ouder(s) aanmaakt en welke gegevens hiervoor van belang zijn. Het aanmaken van een kindje in Bitcare gaat zeer gemakkelijk en snel. Je bent per kindje ongeveer 5 minuten bezig en dan ...Hoe voeg ik 'bijzonderheden' toe aan het kindprofiel?
'Bijzonderheden' van een kind kun je toevoegen in het kindprofiel. Dit is een vrij tekstveld waarin je bijzonderheden of opmerkingen kunt vermelden over het kind welke van belang zijn voor de medewerkers of administratie. Voorbeelden hiervan zijn ...