Verkort online aanmeldingsformulier
We hebben het aanmeldproces vereenvoudigd. Ouders vullen nu alleen de belangrijkste gegevens in. De rest volgt later bij definitieve plaatsing. Dat betekent: minder drempels en een prettigere start.
In het verkorte aanmeldformulier worden enkel de gegevens gevraagd die nodig zijn om de aanvraag te beoordelen of er plek is. In eerste instantie heb je niet direct de BSN nummers, rekeningnummers, etc. nodig om te bepalen of er plek is. Dit kan je later opvragen via 'Formulieren' wanneer je echt het kind definitief gaat plaatsen.
Daarbij is het nu mogelijk om tijdens het plaatsingsproces vragen via de mail te stellen aan de ouder. Super handig als je nog iets wilt weten van de ouders over de plaatsing.
Let op: er komt eerst een aanmelding binnen onder 'Nog te doen' > 'Workflow'. De gegevens op het aanmeldingsformulier kunnen niet zomaar aangepast worden door de opvang. Het kind en de ouder van de aanmelding zijn namelijk nog niet definitief aangemaakt, omdat je eerst gaat kijken of je wel plek hebt. Als je geen plek hebt, wil je het kind en de ouder ook niet in Bitcare hebben staan.
De kind- en ouderprofielen worden in Bitcare pas aangemaakt nadat de aanmelding is doorgezet naar een 'Concept', 'Wachtlijst' of 'Reserveringscontract'. Dan zijn de gegevens ook aan te passen.
Hoe ziet het proces eruit?
Hoe werkt het verkorte inschrijfformulier?
Stap 1
Voeg het verkorte aanmeldformulier toe in de instellingen.
Ga via Start > Instellingen > Formulieren > + > Aanmeldingsformulier:
Stap 2
Zet het formulier op je website of mail deze naar een nieuwe ouder.
Via het 'oogje' kan je het aanmeldformulier bekijken.
Stap 3
De ouder vult het verkorte aanmeldformulier in.
Stap 4
De aanmelding komt binnen onder 'Nog te doen' > 'Workflow'.
Klik op het aanmeldingsformulier.
- Je ziet direct het ingevulde formulier
- Je ziet direct (rechtsboven) of er wel of geen plek is voor alle groepen van de locatie (dit is gebaseerd op de jaarcapaciteit)
Stap 5
Je hebt drie keuzes als opvang:
- Afwijzen: de aanmelding wordt afgewezen (kind en ouder worden niet aangemaakt in Bitcare)
- Stel een vraag: je kan via de mail de ouder een vraag stellen (blijft op 'vraag' staan totdat de ouder geantwoord heeft)
- Verwerken: je maakt van de aanmelding een 'Concept', 'Wachtlijst' of 'Reservering' (kind en ouder worden worden aangemaakt in Bitcare)
Bij alle drie de opties kan je een mail mee versturen naar de ouder.
Voorbeeld 'Stel een vraag':
De ouder ontvangt de mail en klik op 'Reageer op vragen':
De ouder beantwoord de vraag / vragen en kan eventueel ook nog de aanmelding wijzigingen:
Aanmelding komt opnieuw binnen bij 'Nog te doen' > 'Workflow':
Aanmelding 'Verwerken':
Je kunt de aanmelding verwerken als een 'Concept', 'Wachtlijst' of 'Reservering'.
In dit voorbeeld kiezen wij voor 'Reservering':
Let op: Na verwerking naar 'Concept', 'Wachtlijst' of 'Reservering' worden het kind en de ouders definitief aangemaakt in Bitcare. Je kunt dan de gegevens aanpassen bij het kind.
Het kind in dit voorbeeld is terug te zien onder 'Reserveringen':
Stap 6
Nu het kind definitief geplaatst gaat worden, ga je als opvang extra gegevens opvragen bij de ouder.
Dit gaat via 'Formulieren'. Denk hierbij aan:
- Medische informatie
- Persoonsgegevens zoals het BSN nummer
- Ouder 2
- Noodcontacten
- Toestemmingen
- Bankrekeningnummer
Wij adviseren om het 'Volledige formulier' te gebruiken. Daar wordt in één keer om de rest van de gegevens gevraagd.
Stap 7
Zodra het formulier is ingevuld door de ouder en je hebt dit goedgekeurd onder 'Nog te doen' > 'Workflow', kun je de plaatsingsovereenkomst aanmaken.
Verstuur digitaal een plaatsingsovereenkomst naar de ouder. Voor meer informatie hierover klik hier.
Veel gestelde vragen
1) Moet ik nu nog het lange inschrijfformulier nog gebruiken?
Je mag zelf kiezen tussen het korte aanmeldformulier en lange inschrijfformulier.
Wij raden zelf aan om het verkorte inschrijfformulier te gebruiken. Dit zodat je niet onnodig in het voortraject alle gegevens al gaat opvragen.
2) Wordt in dit korte aanmeldformulier bij de BSO ook om de school gevraagd?
Ja, om de school en groep. Voor meer informatie over de automatische koppeling met schooltijden klik hier.
Vragen?
Neem eerst een kijkje in onze Bitcare kennisbank.
Staat je antwoord er niet tussen? Mail ons op help@bitare.com of bel naar +31 (0) 85 401 51 51.
Related Articles
Online inschrijven door de ouder(s) via het Bitcare online inschrijfformulier
Bitcare staat voor digitaal werken en dus ook voor online inschrijvingen. Je kunt ons inschrijfformulier koppelen aan jullie Bitcare-omgeving en deze ook op de website van jullie organisatie plaatsen. Vervolgens kun je de gehele contractopvolging in ...Disclaimer toevoegen aan het online inschrijfformulier
Het Bitcare online inschrijfformulier biedt de mogelijkheid tot een zogenaamde 'disclaimer' op het inschrijfformulier. Dit is een vrij tekstveld wat bijvoorbeeld gebruikt kan worden om de inschrijvende ouders op de Algemene Voorwaarden van de opvang ...Krijgen ouders en de opvang een bevestiging van een online inschrijving?
Ja, zowel de opvang als de ouders ontvangen een bevestiging nadat een kindje online is ingeschreven. Bitcare staat voor digitaal werken en dus ook voor online inschrijvingen. Ouders kunnen hun kind online inschrijven via het Bitcare online ...Video: van online inschrijving tot ondertekend contract - volledig digitaal
Gemakkelijker online nieuwe inschrijvingen binnen krijgen, sneller de nieuwe contracten digitaal ondertekend retour krijgen en geen papierwerk meer. Het gehele contractproces kan online in Bitcare, met als grote voordelen tijd- en kostenbesparingen.Automatische berekening einddatum contract aan de hand van het instapmoment op school (België)
De standaard einddatum voor kindcontracten in België is de dag vóór de eerste schooldag. Wij zetten deze datum nu standaard als einddatum van het contract. Zo hoef jij niet meer zelf te rekenen. Dit doen wij aan de hand van de officiële website van ...