Opvragen ontbrekende gegevens aan ouders via 'Formulieren' (bv. medische gegevens, noodcontacten, toestemmingen)

Opvragen ontbrekende gegevens aan ouders via 'Formulieren' (bv. medische gegevens, noodcontacten, toestemmingen)

Het is belangrijk om alle gegevens van het kind en de ouders compleet te hebben in Bitcare. De kwaliteitsmonitor geeft je al inzicht in welke gegevens je nog mist. Vanaf nu kun je via de nieuwe optie 'Formulieren' op eenvoudige wijze ontbrekende gegevens opvragen bij ouders. Dit is handig voor wanneer bijvoorbeeld het BSN nummer of de medische gegevens nog niet bekend zijn. Ook toestemmingen en noodcontacten zijn op te vragen bij de ouders via deze formulieren.

De volgende gegevens kunnen via formulieren op elk moment opgevraagd worden bij de ouder: 
  1. Kindgegevens
  2. Oudergegevens
  3. Noodcontacten
  4. Contactgegevens
  5. Medische gegevens
  6. Toestemmingen (eerst instellen welke toestemmingen voor jouw locatie(s) gelden)
De ouder ontvangt een pushmelding dat er een formulier ingevuld moet worden. Dit kan worden ingevuld via de Bitcare Ouder App en website app.bitcare.com. Na een week ontvangt de contract ouder een reminder via een push melding indien het formulier nog niet ingevuld is.

Warning
Let op: ouders moeten de Bitcare Ouder App updaten om de formulieren in te kunnen zien. Geef dit door aan de ouders!               

Hoe werken de 'Formulieren'?

Er zijn vier stappen die belangrijk zijn:
  1. Aanmaak van de 'Formulieren' in de instellingen
  2. Versturen van de 'Formulieren' naar ouders
  3. Invullen van 'Formulieren' door ouders
  4. Goed of afkeuren (beoordelen) van de ingevulde 'Formulieren' door de opvang
Stap 1 - Aanmaak van de 'Formulieren' in de instellingen

Stap 1
Klik vanuit 'Start' op 'Instellingen'. Je komt in de 'Algemene instellingen'.

Stap 2
Klik op 'Formulieren'.
Wij hebben standaard al formulieren voor je aangemaakt.  
  1. Volledig formulier (hier zitten alle secties/gegevens in)
  2. Opvragen kindgegevens (BSN, geboortedatum, etc.)
  3. Opvragen oudergegevens (BSN, geboortedatum, etc.)
  4. Opvragen contactgegevens (adres, telefoonnummer en mail van ouders en noodcontacten)
  5. Opvragen medische gegevens (dokter, allergieën, medicatie, etc.)
  6. Opvragen toestemmingen (Mag op de buik slapen?, Mag buiten slapen?, Mag alleen naar huis? ect)
Stap 3
Je kunt zelf ook nieuwe formulieren toevoegen:
  1. 'Formulieren' toevoegen kan via de +. Kies bij 'Formulier type' voor 'Informatie'.
  2. 'Formulieren' bewerken kan via het potloodje. Je kunt bijvoorbeeld extra secties aanvinken.
  3. 'Formulieren' inzien kan via het 'oogje'. Hier zie je alle data die je gaat vragen bij de ouder. Wanneer de data al in Bitcare staat (bijvoorbeeld naam kind, geboortedatum, etc.), dan zal dit automatisch al ingevuld zijn in het formulier voor de ouder. De ouder hoeft dan alleen de ontbrekende gegevens aan te vullen.
AlertLet op: Voor de 'Toestemmingen' moet je eerst aangeven in de 'Locatie instellingen' welke toestemmingen voor jouw opvang gelden. Het verzenden van de toestemmingsformulieren kunne in de Kwaliteitsmonitor worden in

Toestemmingen instellen:

Stap 1
Klik in de 'Instellingen' aan de linkerkant op de 'Locatie'.

Stap 2:
Klik op 'Toestemmingen' en vink aan welke toestemmingen jij wilt opvragen bij de ouders.
Vergeet niet om op 'Bewaar' te klikken.


Idea
Mocht je toestemmingen missen, dan kun je deze mailen naar help@bitcare.com. Wij zullen deze dan beoordelen en toevoegen.

Stap 2 - Versturen van de 'Formulieren' naar ouders

Stap 1
Klik vanuit 'Start' op 'Dashboard'. Klik vervolgens op 'Kwaliteitsmonitor'.

Stap 2
In dit voorbeeld wil ik de 'Toestemmingen' op gaan vragen bij alle ouders in één keer. 
Klik op de categorie 'Kindgegevens'.
Je ziet bij 'Toestemmingen' het cijfer 0,0, omdat dit nog niet eerder opgevraagd is via Bitcare. 


Stap 3
Klik op 'Toestemmingen' en kies onderin voor 'Verstuur formulieren'.



Stap 4
Selecteer het formulier voor de 'Toestemmingen' en klik op 'Formulieren in bulk versturen'.


De contractouder ontvangt een pushmelding dat er een formulier ingevuld moet worden. Dit kan worden ingevuld via de Bitcare Ouder App en website app.bitcare.com.

Alert
Let op: je kunt ook per kind formulieren toevoegen en versturen in plaats van in bulk. Dit doe je bij het kind via 'Formulieren' via de '+'.



Stap 3 - Invullen van 'Formulieren' door ouders

Stap 1
De ouder ontvangt een pushmelding in de Bitcare Ouder App dat er een formulier ingevuld moet worden. 
De ouder kan het formulier invullen via de Bitcare Ouder App en website app.bitcare.com. 

             

Stap 2
De ouder vult het formulier in en verstuurt deze naar de opvang.

                   

Na een week ontvangt de contract ouder een reminder via een push melding indien het formulier nog niet ingevuld is.

Stap 4 - Goed of afkeuren (beoordelen) van de ingevulde 'Formulieren' door de opvang

Stap 1
Klik vanuit 'Start' op 'Nog te doen'.

Stap 2
Klik op 'Workflow'.

Stap 3
Klik op het ingevulde formulier door de ouder om deze te beoordelen.


Stap 4
Keur het formulier goed of af. Je kunt er eventueel een notitie aan toevoegen voor de ouder.
De notities worden opgeslagen in de historie bij het formulier en zijn inzichtelijk voor de opvang en ouder.


Alert
De toestemmingen zullen binnenkort ook in te zien zijn op de iPad. Je kunt ze nu dus wel alvast opvragen bij de ouders. Wij houden je op de hoogte via onze nieuwsbrief.

    • Related Articles

    • Bitcare: alles voor ouders

      In dit document vind je alle handige zaken met betrekking tot de introductie van Bitcare bij ouders. Je kunt deze teksten naar eigen wensen aanpassen. Na het doorlezen van dit document ben je helemaal klaar om de ouders optimaal te informeren en ...

    • Aan de slag met Bitcare Personeel Basis

      Hier vind je alle informatie over het gebruik van Bitcare Personeel Basis. 

    • Bitcare uitleg voor ouders

      Wil jij altijd op de hoogte zijn van alle activiteiten en belangrijke gegevens omtrent jouw kind(eren) op de kinderopvang? Bitcare biedt je deze mogelijkheid door middel van onze Bitcare app en website. Tip: deel de uitleg in de bijlage met de ouders ...

    • Bitcare voor ouders informatiebrief

      Wil je altijd op de hoogte zijn van alle activiteiten en belangrijke gegevens van jouw kind(eren) op de kinderopvang? Bitcare biedt je deze mogelijkheid door middel van onze Bitcare Ouderapp en website. Zie de bijlage voor meer informatie. Klik hier ...

    • Hoe download ik de Bitcare Ouder App?

      Ouders met een kind op een kinderopvang die gebruik maakt van Bitcare, kunnen gratis gebruik maken van de Bitcare Ouder App. Met deze app kun je als ouder alle activiteiten en ontwikkelingen van jouw kind volgen gedurende de hele opvangdag. De ...