Overstappen van overdracht naar automatische incasso

Er wordt steeds vaker gewerkt met automatisch incasso. Wanneer je overstapt van overdracht naar automatisch incasso dan moet je een aantal aanpassingen doen.

Stap 1

Ga naar het profiel van de contractverantwoordelijke ouder van het kind. Je vindt de contractverantwoordelijke ouder in het kindcontract:

Stap 2

Klik op het '+' om een bankrekening toe te voegen als je dit nog niet hebt gedaan.

Stap 3

Vul de volgende gegevens in het scherm in:

- IBAN: het IBAN bankrekeningnummer van de ouder

- Bank: selecteer de juiste bank. Let op: je kunt kiezen uit Nederlandse en Belgische banken!

- Omschrijving: deze mag je zelf kiezen, bijvoorbeeld de naam van het kind

- Naam: de tenaamstelling van de bankrekening

- 'In gebruik': vink deze optie aan

- 'Primair': vink deze optie aan

- 'Incasso': vink deze optie aan

- Tekendatum: datum van ondertekening van de SEPA-machtiging

- Mandaat: deze kunnen automatisch gegenereerd worden door Bitcare. Dit veld mag je dus leeg laten als je de Bitcare-mandaten wilt gebruiken. Wanneer je al eigen mandaten hebt waarmee je incasseert van de ouder, dan kun je deze invoeren.

- Terugkerende incasso: wanneer je voor het eerst incasseert van deze ouder, dan laat je de incasso op 'Eerste keer' staan. Bitcare zet na de aanmaak van de incassobatch deze 'Eerste incasso's' automatisch op 'Herhalend'. Wanneer je in het verleden al eens hebt geïncasseerd van deze ouder dan zet je de incasso op 'Herhalend'.

Aan de rechterkant van het scherm vind je de mogelijkheid om het ingevoerde bankrekeningnummer direct ook door te voeren in het kindcontract. Klik op 'Bewaar' om de gegevens op te slaan.

 

Stap 4

Ga naar het kindprofiel waar je de optie om automatisch te incasseren wil activeren. 

Stap 5

Klik op het tabblad 'Contracten' en vervolgens op het tabblad 'Details'. 

Stap 6

Klik op het potloodje om het contract te bewerken.

Stap 7

Zet het veld 'Vergoeding' op 'Incasso' en selecteer het bankrekeningnummer wat je bij Stap 3 in het profiel van de contractverantwoordelijke ouder hebt ingevoerd.

Na deze stappen staat alles goed voor de eerste incasso. Er zijn nu twee zaken nog van belang:

1) Na de aanmaak van het eerste incassobestand zullen de incasso's automatisch op 'Herhalend' komen te staan. 

2) De mandaten kan je terugvinden in het rapport 'Klanten' onder 'Financieel'.

Tip! Voor het aanmaken van het incassobestand verwijzen wij je graag naar deze helpfile: Hoe maak je het incassobestand aan?

• Related Articles

• Buitenlands rekeningnummer invoeren

  Ouders of medewerkers kunnen een buitenlands rekeningnummer hebben. Dit kan je als volgt invoeren in Bitcare. Let op: je hebt hiervoor ook de BIC code nodig. Doorloop de volgende stappen voor het invoeren van het buitenlands rekeningnummer: Ouder ...

• Hoe kan ik een rekeningnummer wijzigen nadat ik een factuur aangemaakt heb?

  Rekeningnummer wijzigen na aanmaken van een concept factuur? Je kunt het rekeningnummer als nieuwe rekening toevoegen. De historie van oude facturen blijven dan bestaan. Om het rekeningnummer te wijzigen dien je onderstaande stappen te volgen. Stap 1 ...

• Groepsnotities op de iPad (overdracht)

  Op de iPad en de website kunnen ook 'Groepsnotities' gemaakt worden. Dit is handig voor de overdracht!  Let op: Groepsnotities zijn interne documenten die dus niet met de ouder gedeeld worden en niet bij de activiteiten van het kind komen te staan.  ...

• Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'

  Het corrigeren van facturen voor het verkrijgen van een correcte jaaropgave kan bij het kind via het tabblad 'Financieel' bij het kopje 'Samenvatting'. Binnen dit tabblad worden alle 'Factuur artikelen' getoond en wordt aangegeven welke artikelen op ...

• Klanten export van Bitcare naar Exact

  Binnen Bitcare is het mogelijk om te exporteren naar Exact. Facturen en klanten kunnen worden geëxporteerd om vervolgens te kunnen worden geïmporteerd in Exact.  Het is van groot belang dat de klanten in zowel Bitcare als Exact aanwezig zijn zodat ...