Overstappen van overdracht naar automatische incasso

Overstappen van overdracht naar automatische incasso

Er wordt steeds vaker gewerkt met automatisch incasso. Wanneer je overstapt van overdracht naar automatisch incasso dan dien je een aantal aanpassingen te maken.

Stap 1
Navigeer naar de contract verantwoordelijke ouder, binnen de omgeving van het desbetreffende kind.

Stap 2
Klik op het '+' om een bankrekening toe te voegen indien je dit nog niet hebt gedaan.



Stap 3
Vul de volgende gegevens in het scherm in:
- IBAN: het IBAN bankrekeningnummer van de ouder
- Bank: selecteer de juiste bank. Let op dat je kunt kiezen uit Nederlandse en Belgische banken!
- Omschrijving: mag je zelf kiezen, bijvoorbeeld de naam van het kind
- Naam: te naam stelling van de bankrekening
- 'In gebruik': vink deze optie aan
- 'Primair': vink deze optie aan
- 'Incasso': vink deze optie aan
- Tekendatum: datum van ondertekening van de SEPA machtiging
- Mandaat: kunnen automatisch gegenereerd worden door Bitcare. Dit veld mag je leeg laten als je de Bitcare mandaten wilt gebruiken. Wanneer je al eigen mandaten hebt waarmee je incasseert van de ouder, dan kan je deze gebruiken.
- Terugkerende incasso: wanneer je voor het eerst incasseert van deze ouder, dan laat je de incasso op 'Eerste keer' staan. Bitcare zet na de aanmaak van de incassobatch deze 'Eerste incasso's' automatisch op 'Herhalend'. Wanneer je in het verleden al eens heeft geïncasseerd van deze ouder dan zet je de incasso op 'Herhalend'.
 
Stap 4
Navigeer naar het desbetreffende kind. Dit kan door in het profiel van de ouder bovenin op de naam van het desbetreffende kind te klikken.

Stap 5
Klik op het tabblad 'Contracten' en vervolgens op het tabblad 'Details'.

Stap 6
Klik op het potlood in het midden van uw beeldscherm om het contract te bewerken.

Stap 7
Zet de vergoeding op 'Incasso' en selecteer het juiste bankrekening-nummer.

Na deze stappen staat alles goed voor de eerste incasso. Er zijn twee belangrijke zaken nog van belang:

1) Na de aanmaak van het eerste incassobestand zullen de incasso's automatisch op 'Herhalend' komen te staan. 
2) De mandaten kan je terugvinden in het rapport 'Klanten' onder 'Financieel'.

Tip! Voor het aanmaken van het incassobestand verwijzen wij je graag naar de onderstaande bijlage (pagina 8, stap 4).
    • Related Articles

    • Hoe kan ik het handmatig wijzigen en aanpassen van facturen toestaan/niet toestaan?

      Veel inconsistenties in de facturatie komen door handmatige aanpassingen op de factuur. Als supervisor kun je instellen of het mogelijk is voor jouw medewerkers om handmatige aanpassingen te maken op de factuur. Het uitzetten van deze functionaliteit ...
    • Uren aanpassen voor de jaaropgave

      Alleen de factuurregels met het artikel ‘Aanwezigheid’, ‘Extra aanwezigheid’, 'Subsidie' en 'Vooruitbetaling' worden meegenomen in de jaaropgave. Als je in het verleden handmatig regels op de factuur hebt toegevoegd voor bijvoorbeeld extra dagen, is ...
    • Hoe kan ik als medewerker persoonlijke gegevens wijzigen?

      Om goed te kunnen samenwerken met de medewerker is de Medewerker Self Service zeer handig. Hiermee kunnen medewerkers hun adres- en persoonlijke gegevens wijzigen. De administratie van de kinderopvang hoeft deze wijzigingen alleen nog maar goed- of ...
    • Groepsnotities op de iPad (overdracht)

      Op de iPad en de website kunnen ook 'Groepsnotities' gemaakt worden. Dit is handig voor de overdracht! Belangrijk is dat dit interne documenten zijn en komen dus niet bij de activiteiten van het kind en worden ook niet gedeeld met de ouder. ...
    • Hoe kan ik een rekeningnummer wijzigen nadat ik een factuur aangemaakt heb?

      Rekeningnummer wijzigen na aanmaken van een concept factuur? Je kunt het rekeningnummer als nieuwe rekening toevoegen. De historie van oude facturen blijven dan bestaan. Om het rekeningnummer te wijzigen dien je onderstaande stappen te volgen. Stap 1 ...