Verzoeken goedkeuren of afwijzen (via 'Planning' of 'Nog te doen')

Verzoeken goedkeuren of afwijzen (via 'Planning' of 'Nog te doen')

Zowel ouders als medewerkers kunnen diverse verzoeken indienen bij de opvang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verlofdagen, ruildagen of extra opvang. Deze verzoeken kun je op verschillende manieren goed- of afkeuren. In deze helpfile leggen we je uit hoe en waar je dit kunt doen.

Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kunnen ouders de volgende verzoeken doen:
  1. Ziekte (deze wordt automatisch goedgekeurd)
  2. Verlof (bijvoorbeeld voor vakantie)
  3. Extra opvang
  4. Flexdagen (dit kan alleen bij een flexibel contract)
  5. Ruildagen
  6. Creditdagen
Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kunnen medewerkers de volgende verzoeken doen:
  1. Flexplanning 
  2. Ruildagen
  3. Verlof
Er zijn drie manieren om deze verzoeken af te handelen:
  1. Via het tabje 'Nog te doen' (hier rekent Bitcare automatisch voor je uit of er wel of geen plek is!)
  2. Via de algemene 'Planning' voor alle kinderen en medewerkers
  3. Via de individuele 'Planning' van het kind of de medewerker
Optie 1: via het tabje 'Nog te doen' 

Stap 1
Klik op 'Start' en klik vervolgens op 'Nog te doen'.

Stap 2
Hier zie je een overzicht van de open kindverzoeken met daarbij een melding of er wel of geen plek is. De verzoeken van medewerkers kun je terugvinden onder het tabje 'Workflow'. Meer informatie over het verwerken van verzoeken van medewerkers in het onderdeel 'workflow' vind je in de volgende helpfile: Workflow - verzameling van jouw taken binnen Bitcare 

Let op: Bitcare bekijkt per verzoek of er wel of geen plek is. Wij adviseren daarom om meerdere verzoeken voor dezelfde dag apart af te handelen. 



Stap 3
Om deze verzoeken goed- of af te keuren klik je rechts naast het verzoek op het vinkje. Daarna kan je het verzoek definitief goed- of afkeuren. Ook kan je hier het verzoek nog bewerken en eventueel een notitie aan het verzoek toevoegen. De ouder of medewerker ontvangt bij het openen van de Ouder App of Medewerker App een melding dat het verzoek goed- of afgekeurd is.

Optie 2: via de algemene 'Planning' met alle kinderen / medewerkers

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'.

Stap 2
Klik op 'Planning' en zoek het verzoek op in de planning.

Stap 3
In de algemene planning en in de kindplanning worden nog niet afgehandelde verzoeken altijd gearceerd weergegeven. Zoals hierboven besproken kun je deze verzoeken ook terugvinden bij 'Nog te doen'. 
Via de 3 streepjes bovenaan kan je de verzoeken mee laten tellen voor de kind-leidster ratio. Zo kan je zelf bekijken of er plek is, of dat er een extra medewerker moet worden ingezet. 



Stap 4
Om deze verzoeken te verwerken klik je op de gearceerde balk. Hierna heb je de mogelijkheid om het verzoek goed- of af te keuren, te bewerken of te annuleren. Ook kan je hier een eventuele notitie aan het verzoek toevoegen. De ouder of medewerker ontvangt bij het openen van de Ouder App of Medewerker App een melding dat het verzoek goed- of afgekeurd is.

Optie 3: via de individuele 'Planning' van het kind of de medewerker

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'.

Stap 2
Klik op 'Kinderen' en zoek het desbetreffende kind op.

Stap 3
Klik links op het tabblad 'Planning'. In de algemene planning en in de kindplanning worden nog niet afgehandelde verzoeken altijd gearceerd weergegeven. Zoals hierboven besproken kun je deze verzoeken ook terugvinden bij 'Nog te doen'.

Om deze verzoeken goed- of af te keuren klik je op het gearceerde planningsverzoek. Hierna heb je de mogelijkheid om het verzoek goed- of af te keuren, te bewerken of te annuleren. Ook kan je hier een eventuele notitie aan het verzoek toevoegen. De ouder of medewerker ontvangt bij het openen van de Ouder App of Medewerker App een melding dat het verzoek goed- of afgekeurd is.



Tip: het is ook mogelijk om alle verzoeken in één keer goed- of af te keuren. Hoe dit werkt, wordt uitgelegd in deze helpfile en in deze video.