Workflow: verzameling van jouw werktaken binnen Bitcare
Let op: vanaf 10 maart 2026 worden bij de eerste klanten ook de 'Kindverzoeken' in de 'Workflow' gezet. Voor eind april 2026 zal dit bij elke Bitcare klant via de 'Workflow' verlopen.
Op verzoek van veel klanten dien je voortaan ook ziekte van kinderen in de 'Workflow' te bevestigen. Zo ben jij altijd op de hoogte.
Al je werk vanuit één centrale lijst, hoe mooi is dat? Wij werken al geruime tijd aan nieuwe functionaliteit genaamd 'Workflow'. Workflow is één lijst waar wij al jouw 'werk' verzamelen binnen Bitcare gebaseerd op de rol die je hebt. Denk hierbij aan:
- Planningsverzoeken (kind en medewerker)
- Profielwijzigingen
- Contractbeheer
- Formulieren (inschrijvingen, medisch, noodcontacten, toestemmingen, etc)
'Profielwijzigingen', 'Formulieren' en planningsverzoeken van medewerkers komen vanaf nu in de 'Workflow'.
De volgende planningsverzoeken van medewerkers kunnen worden afgehandeld door de medewerkers met een bevoegde rol:
- Flex uren
- Ruildagen
- Minder uren
- Verlof registreren (enkel mogelijk zonder Humanwave)
- Ziekte registreren (enkel mogelijk zonder Humanwave)
Het gaat hier om het registreren van het verlof en ziekte, zodat de planning kloppend is. Bitcare houdt geen verlofsaldo en plus/min uren bij, dat kan enkel via Humanwave.
Hoe werkt de 'Workflow'?
1) Instellen van de rollen voor goed- en afkeuren van de 'Workflow'
Stap 1
Klik op 'Start' en op de knop 'Instellingen'.
Stap 2
Klik op 'Workflow'.
Stap 3
Hier kan je kiezen welke rol iets mag goed- en afkeuren. Wij adviseren om te kiezen voor de rol 'planner'.
- Let op: wanneer je kiest voor bijvoorbeeld de rol 'planner', dan kan iedereen met een hogere rol (financieel medewerker, locatiemanager en supervisor) ook goed- en afkeuren.
- Let op: indien je geen Humanwave hebt, kun je nu ook 'verlof' en 'ziekte' registreren in Bitcare en instellen wie dat mag goed- en afkeuren. Bitcare houdt geen verlofsaldo en plus/min uren bij.
2) Goed of afkeuren vanuit de 'Workflow'
Stap 1
Klik op 'Nog te doen' en op 'Workflow'.
Stap 2
Klik op de blauwe tekst van het verzoek (in het voorbeeld hieronder 'Verlof', 'Ruildag', 'Ziek' en 'Extra')
Stap 3
Keur het verzoek goed of af.
Je kan het verzoek ook bewerken en daarna gelijk goed- of afkeuren.
Je ziet hier nu ook direct of het wel of niet kan rekening houdend met het kind-leidsterratio.
Vervolg
Vanaf 10 maart 2026 worden bij de eerste klanten ook de 'Kindverzoeken' in de 'Workflow' gezet. Voor eind april 2026 zal dit bij elke Bitcare klant via de 'Workflow' verlopen. Zo kan je nog sneller werken vanuit één centrale lijst.
Related Articles
Verzoeken goedkeuren of afwijzen (via 'Planning' of 'Nog te doen')
Zowel ouders als medewerkers kunnen diverse verzoeken indienen bij de opvang. Denk hierbij bijvoorbeeld aan verlofdagen, ruildagen of extra opvang. Deze verzoeken kun je op verschillende manieren goed- of afkeuren. In deze helpfile leggen we je uit ...Tabblad ‘Nog te doen’: filter voor 'Verzoeken'
Verzoeken kunnen bij ‘Nog te doen’ gefilterd worden op de komende 2, 7, 14, 30 of alle dagen. Dit zodat je de verzoeken die qua datum als eerst zijn, ook als eerst af kan handelen in plaats van verzoeken verder weg in de toekomst. ‘Nog te doen’: ...Opvragen ontbrekende gegevens aan ouders via 'Formulieren' (bv. medische gegevens, noodcontacten, toestemmingen)
Het is belangrijk om alle gegevens van het kind en de ouders compleet te hebben in Bitcare. De kwaliteitsmonitor geeft je al inzicht in welke gegevens je nog mist. Vanaf nu kun je via de nieuwe optie 'Formulieren' op eenvoudige wijze ontbrekende ...Waar vind ik de instellingen voor de e-mail notificaties van verzoeken van ouders en medewerkers?
Wanneer je verantwoordelijk bent voor het goedkeuren of afwijzen van verzoeken van ouders en medewerkers is het belangrijk om netjes op alle verzoeken te reageren. Het is daarom belangrijk om goed overzicht te hebben over de binnenkomende verzoeken. ...Verzoeken van ouders (bijv. extra uren) toewijzen aan andere locatie en/of groepen
Het is mogelijk om verzoeken van ouders toe te wijzen aan een andere locatie en/of groep. De verzoeken van de ouders komen binnen op de stamgroep van het kind. Je kan de locatie en groep wijzigen van deze verzoeken. De planning kan op deze wijze nog ...