Dubbele personen (kind of ouder) samenvoegen
Het kan voorkomen dat een kind of ouder per ongeluk twee keer in Bitcare is aangemaakt en dat een kind of ouder dus twee of zelfs meer profielen in Bitcare heeft. Dit is natuurlijk niet de bedoeling: ouders moeten maar één keer aangemaakt worden, ongeacht het aantal kinderen. Ouders kunnen namelijk in één profiel al hun eigen kinderen volgen. Als een ouder dus al in Bitcare staat en er wordt een nieuw kind van deze ouders in Bitcare toegevoegd, dan moet je dus bij het aanmaken van het kindprofiel bij het gedeelte 'Ouders' kiezen voor 'Bestaand':
Mocht je dit toch vergeten of is via het online inschrijfformulier het tweede kind later toegevoegd, dan is er sprake van een dubbel profiel van de ouders. Gelukkig kun je in Bitcare dubbele profielen samenvoegen tot één profiel!
Let op: het is erg belangrijk dat je alléén dezelfde personen met elkaar samenvoegt! Voeg nooit verschillende personen met elkaar samen, bijvoorbeeld vader met moeder of broer met zus! Wij willen graag benadrukken dat met het samenvoegen van personen in Bitcare zorgvuldig moet worden omgegaan. Eenmaal samengevoegde profielen kunnen niet meer uit elkaar worden gehaald! Als je twijfelt of twee personen samengevoegd kunnen worden of je weet niet precies of je dit op de juiste manier doet, neem dan contact op met onze supportafdeling via help@bitcare.com of +31(0)85 401 5151.Samenvoegen dubbele contacten
Hieronder leggen we je uit hoe je twee profielen in Bitcare kunt samenvoegen.
We gebruiken in dit voorbeeld dubbele ouderprofielen, maar voor dubbele kindprofielen is de werkwijze gelijk.
Stap 1
Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'.
Stap 2
Klik op het logo van jullie organisatie. Klik daarna links in het menu op 'Mensen'. Boven in het tabblad kies je voor 'Ouders'. Klik op de naam van de desbetreffende ouder of zoek zijn of haar naam in de zoekbalk.
Let op: selecteer hier het ouderprofiel mét inlogrechten. We gaan dit profiel namelijk samenvoegen met het profiel van dezelfde ouder zónder inlogrechten. Je kan zien of de ouder inlogrechten heeft onder de foto van de ouder via het tandwiel ('Inlogrechten intrekken' staat er dan). Als beide ouderprofielen over inlogrechten beschikken, dan kies je het profiel waarbij de meeste gegevens zijn ingevoerd. Stap 3
Bovenin het profiel klik je op het 'tandwieltje' naast de naam, onder de profielfoto.
Bovenin het profiel klik je op het 'tandwieltje' naast de naam, onder de profielfoto.
Stap 4
Klik op 'Samenvoegen'.
Stap 5
Je kunt vervolgens de naam van het profiel invoeren welke je wilt samenvoegen met het profiel van waaruit je werkt (dit is dus dezelfde naam). In het voorbeeld hieronder wordt er gezocht met de naam 'John'. Er worden twee profielen gevonden met de naam 'John Lammers'. Het profiel 'John Lammers - huidig contact' is het profiel van waaruit wij werken. Je kiest dus hier voor het andere profiel met enkel de naam 'John Lammers'. Daarna klik je op 'Bewaar'.
Je kunt vervolgens de naam van het profiel invoeren welke je wilt samenvoegen met het profiel van waaruit je werkt (dit is dus dezelfde naam). In het voorbeeld hieronder wordt er gezocht met de naam 'John'. Er worden twee profielen gevonden met de naam 'John Lammers'. Het profiel 'John Lammers - huidig contact' is het profiel van waaruit wij werken. Je kiest dus hier voor het andere profiel met enkel de naam 'John Lammers'. Daarna klik je op 'Bewaar'.
Daarna klik je op 'Bewaar'. Er volgt dan nog één laatste vraag of je zeker weet dat je beide profielen samen wilt voegen. Om de profielen definitief samen te voegen klik je op 'Ja, dat weet ik zeker'.
Stap 6
Controleer altijd nog of de gegevens correct zijn samengevoegd.
Controleer altijd nog of de gegevens correct zijn samengevoegd.
Let op: na het samenvoegen van twee kindprofielen staan er in het samengevoegde profiel vaak dubbele 'Contracten' en 'Relaties'. Controleer dit dus goed en verwijder indien nodig eventuele dubbele 'Contracten' of 'Relaties'. Als er al gegevens geregistreerd zijn op het contract (bijvoorbeeld facturen, verlof of planningsverzoeken), dan geef je één van de twee contracten een einddatum. Hoe je dat doet lees je in deze helpfile: Hoe wijzig ik de contractduur bij een kind
Vragen?
Neem eerst een kijkje in onze Bitcare kennisbank.
Staat je antwoord er niet tussen? Mail ons op help@bitare.com of bel naar +31 (0) 85 401 51 51.
Veel plezier met Bitcare!