Hoe werkt het gebruik van credit uren? (inhaaluren/tegoed voor verlof/ziekte/nationale feestdagen)

Hoe werkt het gebruik van credit uren?

In de kinderopvang wordt er vaak gebruik gemaakt van vooruitbetalingen. Maar ouders weten meestal nog niet of hun kind een keer afwezig zal zijn, terwijl ze hier dan al wel voor hebben betaald. Daarom biedt Bitcare de mogelijkheid om met credit uren te werken. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat het inhalen van dagen eenvoudiger te verwerken is én geeft een duidelijk beeld over wat er per kind nog openstaat.

Zo kun je instellen dat in het geval van verlof, ziekte en/of nationale feestdagen er automatisch credit tegoed wordt uitgekeerd. Deze credit uren kunnen de ouders dan op een later tijdstip besteden, door middel van het indienen van een credit uren verzoek via de Bitcare Ouder App of website. 

Hoe werken credit uren?

De opvang kan zélf bepalen voor welke vormen van afwezigheid een kind credit uren opbouwt. Credit uren kunnen worden verleend bij:
  1. Feestdagen
  2. Verlof
  3. Ziekte
Een voorbeeld:
David staat op maandag 8 juni voor in totaal 8 uur op de planning. Maar David was deze dag ziek en is hij dus niet naar de opvang geweest. Er worden dus 8 uren toegewezen aan zijn credit uren saldo. Op woensdag 10 juni moet David extra opgevangen worden en doet de ouder via de app of website een aanvraag voor een credit planning van 8 uur. Dit is mogelijk, want David heeft nu een saldo van 8 credit uren. De kinderopvang controleert of er plek is op de groep en keurt het verzoek goed. Het saldo van David staat hierdoor weer op 0 credit uren, wat betekent dat David nu geen nieuwe credit uren meer op kan nemen of aan kan vragen.

BELANGRIJK!
  1. Het bovenstaande kan ook ingesteld worden voor verlof en nationale feestdagen.
  2. Voor de credit uren hoeven de ouders géén extra vergoeding te betalen. Voor deze uren is namelijk al (vooruit)betaald. Er is dus al betaald voor de opvang, waar het kind door omstandigheden geen gebruik van heeft kunnen maken.
  3. De credit uren zijn een jaar lang geldig tot 31 december. In het nieuwe jaar vervallen deze. 
  4. Het is niet mogelijk om credit uren te ontvangen voor toekomstig(e) verlof/ziekte/feestdagen. De credit uren worden pas uitgekeerd in de nacht nadat de gemiste opvangdag is geweest. 
  5. Ruilen en credit uren gaan niet goed samen. Hier moet dus een keuze worden gemaakt: óf je werkt met credit uren óf je werkt met ruilverzoeken.
  6. Het is niet mogelijk om een negatief credit uren saldo te hebben. 

Credit uren instellen

Stap 1
Klik op 'Instellingen' en klik op het tabblad 'Credit uren' in de 'Algemene instellingen'. Hier stel je in per wanneer de credit uren worden opgebouwd. Vervolgens geef je aan waarvoor kinderen credit uren opbouwen. Je kunt hier kiezen uit 'Feestdagen', 'Verlof en 'Ziek'. Voor alle opties die aangevinkt zijn worden credit uren opgebouwd. Als je hier wijzigingen hebt gemaakt, bijvoorbeeld in de datum of de opties die aangevinkt zijn, klik je hierna op 'Opnieuw berekenen'.

Let op: het is niet de bedoeling om de instellingen van de credit uren vaak te wijzigen, omdat dit consequenties kan hebben voor het saldo en de reeds aangevraagde credit uren. Het kan hierdoor bijvoorbeeld voorkomen dat een ouder plotseling een negatief saldo heeft.



Stap 2
Klik op het kopje 'Verlof en verzuim'. Hier kun je instellen welke personen (d.w.z. welke rol) in staat is om de credit uren goed- of af te keuren.



Stap 3
Per locatie kun je aangeven of het voor de ouders mogelijk is om credit uren aan te vragen. Je klikt binnen de 'Instellingen' op de naam van de locatie en vervolgens bovenaan op het tabblad 'Planning'. Selecteer 'Toestaan dat ouders credit uren aanvragen' als je de ouders de mogelijkheid wil geven om een credit planning aan te vragen. 



Stap 4
Het openstaande credit uren saldo van het kind kun je bekijken in 'Planning' (klik bovenin op 'Jaar'). 



Stap 5
De ouder wil de opgebouwde credit uren graag op een andere dag gebruiken. De credit uren worden na de aanvraag direct van het saldo afgetrokken.
Je krijgt een verzoek voor een credit planning binnen wat door de ouder is aangevraagd. Deze kun je daarna goed- of afkeuren via 'Nog te doen' en vanuit 'Planning'. 

Stap 6
Nadat je het verzoek hebt goedgekeurd, staat het kind in de planning op de aangevraagde dag. In de 'Planning' bij het kind (klik bovenin op het tabblad 'Jaar') kun je het nieuwe credit uren saldo inzien. 

Vragen over credit uren

1) Wanneer krijgen ouders de credit uren toegewezen?
Ouders krijgen alleen credit uren voor de dagen die in het verleden liggen. Hier is bewust voor gekozen, om het voor de planning binnen het kinderdagverblijf overzichtelijk te houden. De ouder heeft pas recht op de credit uren nadat de dag is verstreken, omdat het dan zeker is dat het kind op de al vooraf betaalde dag niet is gekomen.

2) Wat als ik helemaal niet wil werken met de credit uren?
Als je niet met de credit uren wilt werken, dan kun je binnen Bitcare per locatie aangeven dat het voor ouders niet is toegestaan om credit uren aan te vragen (vink 'Toestaan dat ouders credit uren aanvragen' uit). 

3) Wanneer worden de aangevraagde credit uren van het openstaande saldo afgetrokken?
Zodra de ouder de aanvraag voor de credit planning heeft ingediend worden de uren in mindering gebracht op het credit uren saldo.

4) Is het mogelijk om een negatief credit uren saldo te hebben?
Een negatief credit uren saldo is niet mogelijk. Ouders kunnen nooit meer credit uren aanvragen dan het openstaande saldo.

5) Hoe kunnen ouders credit uren aanvragen?
In de volgende helpfile wordt uitgelegd hoe ouders de credit uren kunnen aanvragen: Hoe kan ik als ouder credit uren aanvragen?

6) Kunnen ouders credit uren meenemen naar volgend jaar? 
Nee, de credit uren zijn een jaar lang geldig tot 31 december en deze vervallen in het nieuwe jaar. Let er dus op dat je ouders vroegtijdig informeert om de credit uren op te maken. 

7) Kunnen ouders credit uren meenemen naar een ander contract (bijvoorbeeld van KDV naar BSO)?
Ja, de uren gaan mee naar het volgend contract en zijn geldig tot 31 december van dat jaar.

8) Waar kan ik de credit uren saldo's controleren?    
Dit kan via het rapport 'Credit-urensaldo'. Je vindt dit rapport hier:




Let op: denk eerst goed na voordat je de mogelijkheid tot credit uren inschakelt! Zoals eerder in deze helpfile vermeld gaat ruilen bijvoorbeeld niet goed samen met het gebruik van credit uren.
Twijfel je of heb je verdere vragen? Neem dan contact op met help@bitcare.com of bel met onze supportafdeling via 085 401 5151.