Hoe werkt het gebruik van credit uren? (inhaaluren/tegoed voor verlof/ziekte/nationale feestdagen)

Hoe werkt het gebruik van credit uren? (inhaaluren/tegoed voor verlof/ziekte/nationale feestdagen)

In de kinderopvang wordt er regelmatig vooruitbetaald. Echter, ouders weten vaak nog niet of hun kind een keer afwezig zal zijn, terwijl ze hier dan al wel voor hebben betaald. Daarom heeft Bitcare het mogelijk gemaakt om met credit uren te gaan werken. Deze functionaliteit moet ervoor zorgen dat het inhalen van dagen of tegoeden eenvoudiger te verwerken is én dat er een duidelijk(er) beeld ontstaat over wat er per kind nog openstaat.

Zo kun je instellen dat verlof, ziekte en/of nationale feestdagen automatisch in de vorm van een credit tegoed bij de kinderen komen te staan. Deze credit uren kunnen de ouders op een later tijdstip besteden, middels het indienen van een verzoek via de Bitcare app of website. 

Hoe werken de credit uren?

De opvang kan zelf bepalen voor welke vormen van afwezigheid een kind credit uren opbouwt: 
  1. Feestdagen
  2. Verlof
  3. Ziekte
Voorbeeld: David staat op maandag 8 juni voor in totaal 8 uur op de planning. Deze dag was hij ziek en is hij dus niet geweest. Er worden 8 uren toegewezen aan zijn credit uren saldo. Op woensdag 10 juni moet David extra opgevangen worden en doet de ouder via de app of website een aanvraag voor een credit planning van 8 uur. Dit is mogelijk vanwege het saldo van 8 credit uren. De kinderopvang controleert of er plek is op de groep en keurt het verzoek goed. Het saldo van David staat hierdoor weer op 0 credit uren, wat betekent dat David nu geen nieuwe credit uren meer op kan nemen of aan kan vragen.

BELANGRIJK!
  1. Het bovenstaande kan ook gelden voor verlof en nationale feestdagen.
  2. Voor de credit uren hoeven de ouders geen extra vergoeding te betalen. Voor deze uren is namelijk al betaald. Er is betaald voor de oorspronkelijke opvang, waar het kind door omstandigheden geen gebruik van heeft gemaakt.
  3. De credit uren zijn een jaar lang geldig tot 31 december. In het nieuwe jaar vervallen deze. 
  4. Het is niet mogelijk om credit uren te ontvangen voor toekomstig(e) verlof/ziekte/feestdagen. Deze worden pas in de nacht nadat de dag geweest is bijgeschreven. 
  5. Ruilen en credit uren gaan niet goed samen, dus hier zal een keuze in gemaakt moeten worden.
  6. Ouders kunnen niet in de min credit uren aanvragen. 

Credit uren instellen

Stap 1
Klik op 'Instellingen' en klik op het tabblad 'Credit uren' in de 'Algemene instellingen'. Hier stel je in per wanneer de credit uren worden opgebouwd. Vervolgens geef je aan waarvoor kinderen credit uren opbouwen. Je kunt hier kiezen uit 'Feestdagen', 'Verlof en 'Ziek'. Voor alle opties die aangevinkt zijn, worden credit uren opgebouwd. Indien je wijzigingen hebt aangebracht, bijvoorbeeld in de datum of de opties die aangevinkt zijn, klik je op 'Opnieuw berekenen'.

Let op: Het is niet de bedoeling dat je deze frequent wijzigt, aangezien dit consequenties kan hebben voor het saldo en de reeds aangevraagde credit uren. Het kan hierdoor voorkomen dat een ouder plots een negatief saldo heeft.



Stap 2
Klik op het kopje 'Verlof en verzuim'. Hier geef je aan welke personen de credit uren kunnen goed- of afkeuren.

Stap 3
Per locatie kun je aangeven of het voor ouders is toegestaan om credit uren aan te vragen. Je klikt binnen de 'Instellingen' op de naam van de locatie en vervolgens op het tabblad 'Planning'. Selecteer 'Toestaan dat ouders credit uren aanvragen' indien je hen deze optie wil geven. 



Stap 4
Het openstaande credit uren saldo van het kind kun je bekijken in 'Planning' (klik bovenin op 'Jaar'). 



Stap 5
De ouder wil de credit uren graag op een andere dag gebruiken. De credit uren worden direct van het saldo afgetrokken.
Je krijgt een verzoek voor credit planning binnen welke is ingediend door de ouder. Deze kun je goed- of afkeuren via 'Nog te doen' en vanuit 'Planning'. 

Stap 6
Nadat je het verzoek hebt goedgekeurd, staat het kind in de planning op de aangevraagde dag en wordt het ook meegeteld in het 'Schema'. In de 'Planning' bij het kind (klik bovenin op 'Jaar') kun je het saldo opnieuw bekijken. 

Vragen over credit uren

1) Wanneer krijgen ouders de credit uren toegewezen?
Ouders krijgen alleen credit uren voor de dagen die in het verleden liggen. Hier is bewust voor gekozen, om het voor de planning binnen het kinderdagverblijf overzichtelijk te houden. De ouder heeft pas recht op de credit uren nadat de dag is verstreken, omdat het dan zeker is dat het kind op de betaalde dag niet is gekomen.

2) Wat als ik helemaal niet wil werken met de credit uren?
Als je niet met de credit uren wilt werken, dan kun je binnen Bitcare per locatie aangeven dat het voor ouders niet is toegestaan om credit uren aan te vragen (vink 'Toestaan dat ouders credit uren aanvragen' uit). 

3) Wanneer worden de aangevraagde credit uren van het openstaande saldo afgetrokken?
Zodra de ouder de aanvraag heeft ingediend worden de uren in mindering gebracht op het openstaande credit uren saldo.

4) Is het mogelijk om een negatief credit uren saldo te hebben?
Een negatief credit uren saldo is niet mogelijk. Ouders kunnen nooit meer credit uren aanvragen dan het openstaande saldo.

5) Hoe kunnen ouders credit uren aanvragen?
In de volgende help file wordt uitgelegd hoe ouders de credit uren kunnen aanvragen: Hoe kan ik als ouder credit uren aanvragen?

6) Kunnen ouders credit uren meenemen naar volgend jaar? 
Nee, de credit uren zijn een jaar lang geldig tot 31 december en in het nieuwe jaar vervallen deze. Let er dus op dat je ouders vroegtijdig informeert om de credit uren op te maken. 

7) Kunnen ouders credit uren meenemen naar een ander contract (bijvoorbeeld van KDV naar BSO)?
Ja, de uren gaan mee naar het volgend contract en zijn geldig tot 31 december van dat jaar.

8) Waar kan ik de credit saldo's controleren?    
Dit kan via het rapport 'Credit uren saldo'



Let op: denk goed na over de consequenties voor de werkwijze van jullie organisatie bij het aanzetten van de credit uren.
Vragen? Neem contact op met help@bitcare.com.