Hoe voeg ik een nieuw kind toe aan Bitcare?

Hoe voeg ik een nieuw kind toe in Bitcare?

Nieuwe kinderen kunnen op twee manieren worden toegevoegd in Bitcare:
  1. Door de ouder via het online inschrijfformulier. Meer informatie hierover vind je in de volgende helpfile: Online inschrijven voor ouders via online inschrijfformulieren
  2. Door de opvang via de website app.bitcare.com. Hoe je dit doet leggen we je uit in deze helpfile.

Een nieuw kind toevoegen via de website app.bitcare.com

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of klik op 'Start' als je al ingelogd bent.

Stap 2
Klik op 'Kinderen' op de startpagina. 

Stap 3
Je ziet nu de lijst met alle actieve kinderen. Klik rechtsboven op '+'.



Stap 4 - Kind
Voer de gegevens van het kind in. Wij raden aan om direct zo veel mogelijk gegevens in te voeren.
Sommige velden zijn verplicht om direct in te voeren, bijvoorbeeld de naam en de geboortedatum. Andere velden, bijvoorbeeld het BSN-nummer en het adres, kunnen eventueel op een later tijdstip worden ingevoerd.

Let op:
  1. Bij 'Broer/zus van' kun je direct de broer(s) of zus(sen) selecteren die al in Bitcare staat/staan. Hierdoor worden zoveel mogelijk gegevens alvast automatisch ingevuld. 
  2. Intern foto's toestaan: geef aan of het maken/delen van foto's binnen Bitcare toegestaan is. 
  3. Extern foto's toestaan: geef aan of het maken/delen van foto's buiten Bitcare toegestaan is, bijvoorbeeld op social media. 
  4. Mentor: hier kun je de medewerker selecteren die de mentor van het kindje zal zijn. Hiervoor dient de medewerker wel in Bitcare te staan.
  5. Labels: Een label in Bitcare is extra informatie die je kunt toevoegen bij het kind. In de helpfile over labels vind je hier meer informatie over.


Bovenaan zie je welke stappen je moet doorlopen om een kind toe te voegen aan Bitcare. Deze worden groen nadat een stap is afgerond, zoals je hieronder bij 'Kind' en 'Medisch' kunt zien. Rechts verschijnt een overzicht (een soort samenvatting) van wat je hebt ingevoerd.




Stap 5 - Medisch
Bij deze stap vul je de gegevens van de huisarts/tandarts/zorgverzekeraar in. Tevens noteer je hier de allergieën van het kind. Dit is belangrijk om te doen, aangezien leidsters dit op de Groep app ook kunnen zien en hier rekening mee kunnen houden. Je kunt bij deze stap ook invullen wat voor maaltijden het kind mag eten en of het kindje het vaccinatieprogramma volgt. Bovendien kan er een medische notitie toegevoegd worden, bijvoorbeeld als bepaalde medicijnen van het kindje gekoeld bewaard moeten worden. 

Stap 6 - Ouders
Je voert de gegevens van de ouders in. Bij 'Ouder 1' vul je de gegevens van de contractverantwoordelijke ouder in. De naam van de contractverantwoordelijke ouder zal op de facturen komen te staan. Als je de gegevens van de ouder hebt ingevoerd, klik je op 'Volgende'. Wanneer de ouder al in Bitcare staat, kies je voor 'Bestaande ouder'.

Stap 7 - Contract
Bij deze stap vul je de startdatum en de locatie in. Deze gegevens komen op het contract te staan. De einddatum wordt automatisch ingevuld. 

Stap 8 - Planning
Bij deze stap stel je het contractpakket van het kindje in. Meer informatie over contractpakketten vind je in deze helpfile. Bij een vaste planning voer je hier het schema van het kind in. Er kunnen ook meerdere planningsregels toegevoegd worden door op '+' te klikken. Dagen waarop het kindje niet komt kun je uit de planning halen. Dit kun je doen door op het bolletje te klikken waar de dagen in staan óf door naast de planningsregel op het '-' teken te klikken. Zie de onderstaande afbeelding: 



Stap 9 - Prijzen
Je kunt nu de prijsinformatie invoeren. Hierbij kun je kiezen om te factureren op basis van de geplande of de gerealiseerde uren.

Let op: de gerealiseerde uren bestaan uit de uren die middels het in- en uitklokken op de iPad zijn geregistreerd. Door voor 'gerealiseerde uren' te kiezen, wordt er op basis van het in- en uitklokken gefactureerd. Let er dus goed op dat je hier de juiste manier selecteert!
 
Vervolgens voer je de uurprijs in. Daarna selecteer je bij 'Factuur eenheid' of je per maand (let op: dit betekent dat je elke maand hetzelfde bedrag factureert), dag, uur, half uur of 15 minuten factureert. Als je voor 'Maand' kiest, kun je ook al de 'Rekenhulp' gebruiken om het maandbedrag uit te rekenen. 
 
Je kunt hier ook de prijs voor de 'Extra aanwezigheid' vaststellen. Dit doe je door op het vinkje te klikken bij 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid'. De 'Extra aanwezigheid' gebruik je wanneer een kindje een extra dag komt (buiten de vaste planning om). 

Prijs/uur: hier voer je de uurprijs voor extra aanwezigheid in.
Let op: er kan maar 1 extra prijs per kind gebruikt worden.
Eenheid: hiervoor heb je vier opties:
- Dag: Je hebt een dagprijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als je ook met halve dagen werkt, kun je daarom het beste voor de eenheid 'Uur' of 'Half uur' kiezen.
- Uur: De extra dagen worden afgerekend op de geplande (hele) uren.
- Half uur: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op halve uren.
- 15 minuten: De extra aanwezigheid wordt afgerekend op 15 minuten.

Voorbeeld: als een kind voor 5 extra uren in wordt gepland, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht.
Let op: als je met halve dagen werkt en dit bijvoorbeeld 5.5 uur is, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dit geval kun je de eenheid 'Half uur' selecteren.

Afhankelijk van de eenheid die je selecteert, moet je soms aanvullende informatie registreren.
Als je geen extra dagen aanbiedt, vink dan de optie 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid' uit.

Stap 10 - Betaalinfo
Bij 'Factuur betalingen' leg je vast of de ouder(s) via 'Overdracht' of 'Incasso' betalen. Je kiest voor 'Overdracht' wanneer de ouders het bedrag zelf overmaken. Je kiest voor 'Incasso' wanneer de ouders geïncasseerd worden. 

Bij 'Communicatie' leg je vast hoe de facturen naar de ouders verstuurd worden. Kies je voor 'E-mail', dan worden de facturen automatisch naar de ouders gemaild. Kies je voor 'Afdrukken', dan dien je de facturen zelf af te drukken en aan de ouder te geven. 

Je kunt hier 'Creëer een borgfactuur' aanvinken wanneer de ouders een borg moeten betalen (dit is vooral voor onze Belgische klanten). 

Stap 11
Tot slot kun je 'Geneer contract' aanvinken als je meteen een contractsjabloon wilt gebruiken om de plaatsingsovereenkomst te maken. 
Meer informatie over het contractsjabloon en plaatsingsovereenkomst vind je hier. 

    • Related Articles

    • Kind en Ouders invoeren

      In dit document leggen wij uit hoe je een kindje en zijn of haar ouder(s) aanmaakt en welke gegevens hiervoor van belang zijn. Het aanmaken van een kindje in Bitcare gaat zeer gemakkelijk en snel. Je bent per kindje ongeveer 5 minuten bezig en dan ...

    • Hoe voeg ik een document bij een kind toe via de website? (bijv. contract of medicatieformulier)

      Bij ieder kind kun je documenten opslaan en aangeven voor wie deze inzichtelijk zijn. Hieronder wordt uitgelegd hoe je de documenten in Bitcare kunt uploaden.  Document toevoegen bij een kind Stap 1 Log in op app.bitcare.com of klik op 'Start' als je ...

    • Hoe voeg ik een document van een kind toe op de iPad?

      Documenten van het kind kun je via de iPad toevoegen, zoals medicijnverklaringen, ontwikkelingsnotities en slaapritmes. Let op: Alle documenten die je via de iPad toevoegt zijn zichtbaar voor de ouders. Bij documenten die je via de website toevoegt ...

    • Medewerkers toevoegen

      In dit document leggen wij uit hoe je een medewerker aanmaakt met Bitcare (bijlage 1) en Bitcare Personeel (bijlage 2) en welke gegevens hiervoor van belang zijn.  Het aanmaken van een medewerker in Bitcare gaat zeer gemakkelijk en snel. Je bent per ...

    • Hoe kan ik een profielfoto van een kind toevoegen/wijzigen via de website?

      Meestal wordt een profielfoto van een kind direct toegevoegd via de Groep app op de iPad. Het is echter ook mogelijk om dit via de website te doen. Hoe je dit via de website doet, leggen wij uit in deze helpfile. Voor een uitleg over het toevoegen ...