Hoe voeg ik een nieuw kind toe aan Bitcare?

Hoe voeg ik een nieuw kind toe in Bitcare?

Nieuwe kinderen kunnen op twee manieren worden toegevoegd in Bitcare:
  1. Door de ouder via het online inschrijfformulier. Meer informatie hierover vind je in de volgende helpfile: Online inschrijven voor ouders via online inschrijfformulieren
  2. Door de opvang via de website app.bitcare.com. Hoe je dat doet leggen we je uit in deze helpfile.

Een nieuw kind toevoegen via de website app.bitcare.com

Stap 1
Log in op app.bitcare.com of klik op 'Start' als je al ingelogd bent.

Stap 2
Klik op 'Kinderen' op de startpagina. 

Stap 3
Je ziet nu de lijst met alle actieve kinderen. Klik rechtsboven op '+' om een nieuw kind toe te voegen.




Stap 4 - Kind
Voer de gegevens van het kind in. Wij raden aan om direct zo veel mogelijk gegevens in te voeren.
Sommige velden zijn verplicht om direct in te voeren, bijvoorbeeld de naam en de geboortedatum. Andere velden, bijvoorbeeld het BSN-nummer en het adres, kunnen eventueel op een later tijdstip worden toegevoegd.

Let op:
  1. Broer/zus van: hier kun je direct de broer(s) of zus(sen) selecteren die al in Bitcare staat/staan. Als deze optie wordt gebruikt dan worden ook andere gegevens alvast automatisch ingevuld, bijvoorbeeld het adres. 
  2. Intern foto's toestaan: geef aan of het maken/delen van foto's binnen Bitcare toegestaan is. 
  3. Extern foto's toestaan: geef aan of het maken/delen van foto's buiten Bitcare toegestaan is, bijvoorbeeld op social media. 
  4. Mentor: hier kun je de medewerker selecteren die de mentor van het kindje zal zijn. Hiervoor moet deze medewerker wel in Bitcare staan.
  5. Labels: een label in Bitcare is extra informatie die je kunt toevoegen bij het kind. In de helpfile over labels vind je hier meer informatie over.


Bovenaan zie je welke stappen je moet doorlopen om een kind toe te voegen aan Bitcare. Deze worden groen nadat een stap is afgerond, zoals je hieronder bij 'Kind' en 'Medisch' kunt zien. Aan de rechterkant verschijnt een overzicht/samenvatting van de gegevens die je hebt ingevoerd.




Stap 5 - Medisch
Bij deze stap vul je de gegevens van de huisarts, tandarts en zorgverzekeraar in. Ook kun je hier eventuele allergieën van het kind noteren. Dit is belangrijk om te doen, omdat de leidsters dit op de Groep App ook kunnen zien en hier dan rekening mee kunnen houden. Je kunt bij deze stap ook invullen of het kind specifieke dieetwensen heeft en of het kindje het vaccinatieprogramma volgt. Ook kunnen er medische notities worden toegevoegd, bijvoorbeeld als bepaalde medicijnen van het kindje gekoeld bewaard moeten worden. 

Stap 6 - Ouders
Je voert de gegevens van de ouders in. Bij 'Ouder 1' vul je de gegevens van de contractverantwoordelijke ouder in. De naam van de contractverantwoordelijke ouder zal op de facturen en op de jaaropgave komen te staan. Als je de gegevens van de ouder hebt ingevoerd, klik je op 'Volgende'. Als de ouder al in Bitcare staat, kies je voor 'Bestaand', waarna je de ouder kunt zoeken.

Stap 7 - Contract
Bij deze stap vul je de startdatum en de locatie in. Deze gegevens komen op het contract te staan. De einddatum wordt automatisch ingevuld. 

Stap 8 - Planning
Bij deze stap stel je het contractpakket van het kindje in. Meer informatie over contractpakketten vind je in deze helpfile. Bij een vaste planning voer je hier het vaste opvangschema van het kind in. Er kunnen ook meerdere planningsregels toegevoegd worden door op 'Voeg planning toe' te klikken. Dagen waarop het kindje niet komt kun je uit de planning halen. Dit kun je doen door op het bolletje te klikken waar de dagen in staan óf door naast de planningsregel op het '-' teken te klikken. Zie de onderstaande afbeelding: 




Stap 9 - Prijzen
Je kunt nu de prijsinformatie invoeren. Hierbij kun je kiezen om te factureren op basis van de geplande of de gerealiseerde uren.

Let op: de gerealiseerde uren bestaan uit de uren die door middel van het in- en uitklokken op de iPad zijn geregistreerd. Door voor 'gerealiseerde uren' te kiezen, wordt er op basis van het in- en uitklokken gefactureerd. Let er dus goed op dat je hier de juiste manier selecteert!
 
Vervolgens voer je de uurprijs in. Daarna selecteer je bij 'Factuur eenheid' of je per maand (let op: dit betekent dat je elke maand hetzelfde bedrag factureert), per dag, per uur, per half uur of per 15 minuten factureert. Als je hier voor 'Maand' kiest, kun je ook al de 'Rekenhulp' knop gebruiken om het maandbedrag uit te rekenen. Deze rekenhulp is niet beschikbaar als bij 'Factuur eenheid' wordt gekozen voor een andere eenheid dan 'Maand'.
 
Je kunt hier ook de prijs voor de 'Extra aanwezigheid' vaststellen. Dit doe je door een vinkje te zetten bij 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid'. De prijs voor extra aanwezigheid gebruik je wanneer een kindje soms een extra dag zal komen, buiten de vaste planning om. 

Prijs/uur: hier voer je de uurprijs voor extra aanwezigheid in. Let op: er kan maar 1 extra prijs per kind gebruikt worden.

Factuur eenheid - hier heb je vier opties:
- Dag: je hebt een dagprijs voor extra dagen. Let op: Bitcare ondersteunt geen halve dagen. Als je ook met halve dagen werkt, kun je daarom het beste voor de eenheid 'Uur' of 'Half uur' kiezen.
- Uur: de extra dagen worden afgerekend op de geplande (hele) uren.
- Half uur: de extra aanwezigheid wordt afgerekend op halve uren.
- 15 minuten: de extra aanwezigheid wordt afgerekend op 15 minuten.

Voorbeeld: als een kind voor 5 extra uren in wordt gepland, dan wordt 5 uur maal de uurprijs in rekening gebracht.
Let op: als je met halve dagen werkt en dit bijvoorbeeld 5.5 uur is, dan zal dit worden afgerond op 6 uur. In dit geval kun je de eenheid 'Half uur' selecteren.

Afhankelijk van de eenheid die je hebt geselecteerd moet je soms aanvullende informatie invullen. Als je helemaal geen extra dagen aanbiedt, kun je de optie 'Creëer prijs voor extra aanwezigheid' uitvinken.

Stap 10 - Betaalinfo
Bij 'Factuur betalingen' leg je vast of de ouder(s) via 'Overdracht' of 'Incasso' betalen. Je kiest voor 'Overdracht' wanneer de ouders het bedrag zelf zullen overmaken. Je kiest voor 'Incasso' wanneer de ouders maandelijks geïncasseerd worden. 

Bij 'Communicatie' leg je vast hoe de facturen naar de ouders verstuurd worden. Kies je voor 'E-mail', dan worden de facturen automatisch naar de ouders gemaild. Kies je voor 'Afdrukken', dan dien je de facturen zelf af te drukken en aan de ouder te geven. 

Je kunt hier ook 'Creëer een borgfactuur' aanvinken wanneer de ouders een borg moeten betalen (dit is vooral voor onze Belgische klanten). 

Stap 11
Tot slot kun je 'Geneer overeenkomst' aanvinken als je meteen een contractsjabloon wilt gebruiken om de plaatsingsovereenkomst te maken. 

Meer informatie over het contractsjabloon en de plaatsingsovereenkomst vind je in deze helpfile.