Contractopvolging van de online inschrijvingen (Concept contract | Reserveringen | Actief contract)

Contractopvolging van de online inschrijvingen (Concept contract | Reserveringen | Actief contract)

Ouders kunnen hun kind eenvoudig inschrijven via het online inschrijfformulier, zoals je deze helpfile na kunt lezen. Super handig, omdat de inschrijving hierna automatisch bij 'Nog te doen' verschijnt in Bitcare. Zo hoef jij niet alle gegevens zelf in te voeren, want de ouder doet dat al voor jou!

Tip:
  1. Bekijk eerst eens onze handige video: van online inschrijving tot ondertekend contract - volledig digitaal.
  2. Voor het instellen van het online inschrijfformulier verwijzen wij je naar de volgende helpfile: Bitcare online inschrijfformulier voor ouders.
Zodra je het inschrijfformulier in Bitcare hebt ingesteld en deze op je website of via een link te vinden is, kun je de contractopvolging van de online inschrijvingen verder regelen via Bitcare. 

Het proces verloopt als volgt:

1) Ouders schrijven hun kind online in via het inschrijfformulier op jullie website.

2) Inschrijvingen komen hierna binnen in Bitcare als 'Concept contracten' bij 'Nog te doen'.

3) Wachtlijst: Bitcare biedt de optie om met een wachtlijst te werken. Dit is een mogelijke extra stap tussen het conceptcontract en een reservering in. Meer informatie over de wachtlijst vind je in deze helpfile.

4) Deze 'Concept contracten' worden omgezet naar 'Reserveringen' (d.w.z. het contract is verstuurd naar de ouder(s)). 

5) 'Reserveringen' worden omgezet naar 'Actieve contracten' (d.w.z. het contract is ondertekend door de ouder(s) en de opvang en dus definitief).



Contractopvolging van de online inschrijvingen

Stap 1 - Concepten
Online inschrijvingen komen binnen als 'Concept contracten'. Concepten zijn proefcontracten en zijn dus niet definitief. Deze concepten vind je terug bij 'Nog te doen'. Ook krijg je een notificatie en een e-mail om je te attenderen op de nieuwe inschrijving.

De naam en contactgegevens van de ouder(s) die zich hebben aangemeld worden hier ook getoond.



Stap 2 - Wachtlijst
De wachtlijst is een handige tool die je direct inzicht geeft of je plek hebt voor een kindje. Een wachtlijstcontract is een extra stap tussen het conceptcontract en de reservering in. Je kunt zelf bepalen of je wel of niet met de wachtlijst wil werken. Meer informatie over de wachtlijst vind je in deze helpfile.


Stap 3 - Reserveringen
Bekijk de gegevens en beoordeel of het contract een 'Reservering' kan worden. 
  • Aanvraag afwijzen: ga naar het contract van het kind en verwijder deze via de prullenbak óf geef het contract een einddatum bij 'Details' (in dit laatste geval blijven de gegevens bewaard).      


  • Aanvraag accepteren: zet het contract door als een 'Reservering'. Dit kan op twee manieren:
1) In het contract van het kind, met behulp van de knop 'Maak reservering'.

2) Bij het tabje 'Nog te doen'. Hier vind je ook de knop 'Maak reservering':



Stap 4 - Contractcontrole
Het 'Concept contract' is nu een 'Reservering' geworden. Een reservering is de laatste status vóór een 'Actief contract'. 

Let op: in deze stap wordt het gehele contract nogmaals gecontroleerd:

  • Voeg een prijs toe aan het contract (Bekijk: helpfile prijs toevoegen). 
  • Koppel een groep aan het kind in het contract (Bekijk: helpfile groep toevoegen). 
  • Controleer de bankgegevens van de ouder. 
  • Verstuur het contract naar de ouder. 


Stap 5 - Activering
Beoordeel of het contract 'Actief' kan worden. 
  • Aanvraag alsnog afwijzen: ga naar het contract van het kind en verwijder deze met de prullenbak óf geef het contract een einddatum bij 'Details' (in dit laatste geval blijven de gegevens bewaard). 
  • Maak het contract 'Actief'. Dit kan via: 

1) Het contract van het kind:



2)  Het tabje 'Nog te doen':


Let op: zowel vanuit het kindcontract als vanuit het tabje 'Nog te doen' is het mogelijk om een reservering weer terug te zetten naar de wachtlijst. Dit doe je met behulp van de knop 'Zet terug naar wachtlijst'.


Het kind heeft nu een 'Actief contract' en de contractopvolging is voltooid. Wij wensen je veel plezier met alle aanmeldingen!