Planning
Wenmomenten niet buiten de contractdatum plannen
Ken jij alle regels omtrent het plannen van een wenmoment? Wij zetten ze voor jou op een rijtje: Het wennen zonder schriftelijke opvangovereenkomst is niet mogelijk. Een nieuw wen-kind telt mee voor de BKR op de wengroep. De maximale groepsgrootte ...
Pushnotificaties instellen voor ouders en medewerkers
Binnen Bitcare kunnen de pushnotificaties die worden verzonden bij wijzigingen in de planning worden aan- of uitgezet. Dit kan zowel voor pushnotificaties aan ouders als aan medewerkers. Pushnotificaties instellen voor ouders en medewerkers Je kunt ...
Credit uren beginsaldo instellen
'Credit uren' zijn uren die ouders mogen inhalen / mogen inzetten. Het is in principe bedoeld voor uren waarvoor de ouder al betaald heeft. Echter je zou het ook kunnen gebruiken als een potje met 'gratis uren' die zijn te besteden via de Bitcare ...
Vereenvoudiging ziekmeldingsproces van kinderen (per mei 2023)
Op basis van feedback uit de markt hebben wij het ziekmeldingsproces van kinderen vereenvoudigd. Zo heb jij nog meer grip en controle op de planning. Het volgende is aangepast: De ziekmelding is altijd ‘afgehandeld’, er is dus geen betermelding meer ...
Doorklikken vanuit de week en maandplanning naar de dagplanning
Je kunt vanaf nu doorklikken in de week en maandplanning naar de specifieke dag. Zo kan je nog sneller schakelen en plannen via Bitcare. Dit kun je eenvoudig doen door op de dag in de week of maandplanning te klikken. Er opent dan vanzelf een nieuw ...
Vast plan van een medewerker eenmalig bewerken (opsplitsen vaste planning)
Het kan voorkomen dat een medewerker eenmalig een keer op andere tijden of op een andere locatie/groep moet werken. Je wilt dan eenmalig afwijken van het vaste plan van deze medewerker. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker een uur eerder naar huis kan ...
Aanpassing in tijden invoer voor de planning
Om ervoor te zorgen dat jij nog meer tijd bespaard hebben wij de balkjes in de planning aangepast naar typbare velden. Zo kun jij nog eenvoudiger en sneller plannen. Hoe ziet dit eruit? * Met het prullenbakje kun je snel een dag uit het vaste rooster ...
Hoe wijzig ik de groep waarin een kind geplaatst is via de website?
Een kind moet altijd op een groep gepland zijn, ook wel de stamgroep. Dit is belangrijk voor de verzoeken die de ouders doen, want die komen dan binnen op de juiste groep. Je kan de volgende stappen volgen om een groep toe te voegen of wijzigen. ...
Hoe plan ik een kind in meerdere groepen op het web?
Het kan voorkomen dat een kind op meerdere groepen wordt opgevangen. Binnen het tabblad 'Contracten' kan je eenvoudig per groep een andere planning aanmaken. De planning zal zichtbaar worden in het schema en meegeteld worden binnen het BKR van de ...
Wat zijn de betekenissen van de gekleurde balken voor de dag/week/maand planning?
De dag/week/maand planning in het tabblad ‘Planning’ op de 'Startpagina' is gemaakt op basis van de beroepskracht-kind ratio. De kleuren in de balken hebben de volgende betekenissen:
Hoe plan ik een medewerker flexibel in? (eventueel op meerdere groepen)
Tijdens het aanmaken van de medewerker in Bitcare is het allereerst verstandig om op te letten of het een FTE (=Full-time Employee) is of dat het bijvoorbeeld om een nul-uren contract gaat. Als de medewerker geen vast dagen heeft en flexibel werkt, ...
Hoe krijg ik een medewerker met een flexibel contract zichtbaar bij één of meerdere groepen?
Bij het tabblad 'Arbeidsrelatie' van de medewerker kan een flexibele medewerker gekoppeld worden aan een bepaalde groep. Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik op 'Start'. Stap 2 Klik op het kopje 'Medewerkers' en klik op ...
Hoe laat ik een kind automatisch doorstromen naar andere groepen in de toekomst op basis van leeftijd?
In deze helpfile leggen we uit hoe je een kind automatisch kan laten doorstromen naar andere groepen. Het is hierbij belangrijk dat de 'Groepsinstellingen' op de juiste manier staan ingesteld, aangezien de leeftijden van de groepen op elkaar aan ...
Hoe krijg ik een kindje met een flexibel contract zichtbaar bij één of meerdere groepen in het tabblad 'Planning'?
Bij het tabblad 'Contracten' van het kind kan een flexibel kind gekoppeld worden aan een bepaalde groep. Dit kunnen ook meerdere groepen zijn. Dat is handig, aangezien dan altijd het kind ook in die groep ziet zonder planning. Vanuit daar kan het dan ...
Wat is het verschil tussen flexibel plannen, extra planning en bonus planning?
In deze helpfile wordt uitgelegd wat het verschil is tussen: Flexibel plannen Extra plannen Bonus planning Verschil tussen flexibel plannen, extra planning en bonus planning FLEX ROOSTER (PLANNING) Let op: deze planning gebruik je enkel indien je ...
Hoe plan ik een kindje 2-, 3- of 4-wekelijks in? (om de week)
In Bitcare is het mogelijk om een kindje 2, 3- of 4-wekelijks te plannen. Deze planning zal om de 2-, 3- of 4-weken terugkeren. Bij het tabblad 'Contracten' van het kind kunnen deze verschillende wekelijkse planningen vastgelegd worden. Dit is handig ...
Plannen van 'Bonusdagen' (= wendagen)
Bonusdagen kan je ideaal gebruiken als wendagen of wanneer een kind ziek of met vakantie is geweest en deze dagen onbetaald op een ander moment in mag halen. Onderstaand wordt uitgelegd hoe je een bonus planning kunt invoeren. Let op: Bonusdagen ...
Plannen gedurende schoolweken, vakantieweken of studiedagen middels contract pakketten
Je kunt binnen Bitcare de pakketten koppelen aan de planning van een kind. Dit in verband met de complexere planningen. Met name voor de BSO is dit handig, aangezien deze kinderen in vakanties vaak hele dagen komen. Het inplannen gedurende ...
Verschillende planningsscenario's met praktijkvoorbeelden (jaarplanning, schoolweken, vakantieopvang, om de week etc.)
Je kunt binnen Bitcare eenvoudig aangeven of een planning geldig is voor een heel jaar (52 weken) of alleen vakantie weken (bijvoorbeeld 12 vakantieweken) of alleen schoolweken (bijvoorbeeld 40 schoolweken). Er zijn oneindig veel combinaties mogelijk ...
Verzoeken van ouders (bijv. extra uren) toewijzen aan andere locatie en/of groepen
Het is mogelijk om verzoeken van ouders toe te wijzen aan een andere locatie en/of groep. De verzoeken van de ouders komen binnen op de stamgroep van het kind. Je kan de locatie en groep wijzigen van deze verzoeken. De planning kan op deze wijze nog ...
Hoe ontvang ik (de opvang) mails van verzoeken van ouders en/of medewerkers?
Wanneer je verantwoordelijk bent voor het goedkeuren of afwijzen van verzoeken van ouders en medewerkers is het belangrijk om netjes op alle verzoeken te reageren. Overzicht van de binnenkomende verzoeken is daarbij van groot belang. Je kan daarom ...
Hoe kan ik kinderen op meerdere locaties en verschillende dagen inplannen?
Het is binnen Bitcare mogelijk om kinderen op meerdere locaties in te plannen. Deze hebben wel echter altijd een stamlocatie (= contractlocatie), namelijk de basislocatie waar het kind het meest gepland is. Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je ...
Minder uren voor medewerkers ingeven (bijvoorbeeld bij een uur eerder naar huis)
Het kan natuurlijk voorkomen dat een medewerker eerder naar huis gaat of juist later begint, bijvoorbeeld door verminderde drukte op de groepen vanwege zieke of afwezige kinderen. Deze uren kunnen als ‘minder uren’ in de planning aangegeven worden. ...
Waar zie ik alle verzoeken en aanvragen bij een kind terug?
Er worden binnen de planning van het kind alleen actieve en toekomstige planningen getoond. Planningen uit het verleden (zogenaamd historische planningen) kan je nog wel inzien, alleen worden deze niet direct getoond. Met behulp van de onderstaande ...
Verzoeken goedkeuren of afwijzen (via 'Planning' of 'Nog te doen')
Ouders en medewerkers kunnen diverse verzoeken indienen via de app. Deze verzoeken kan je op verschillende manieren goed- of afkeuren. In deze helpfile leggen we je dit uit. Afhankelijk van de instellingen van jouw organisatie kunnen ouders de ...
Hoe stel ik in dat ouders flexibele dagen, extra dagen of ruildagen kunnen aanvragen via de Ouder app?
Ouders vragen om flexibiliteit en de kinderopvang speelt hier op in. Het is daarom mogelijk dat ouders zelf flexibele-, extra- of ruildagen aanvragen via de Ouder app waarna je deze kan goed- of afkeuren. Je hoeft deze dagen dus niet meer zelf in te ...
Hoe stel ik de standaardtijden in voor een hele en halve dag (ochtend en middag)?
In de 'Locatie instellingen' kunnen de tijden voor een hele dag, ochtend en middag worden ingesteld. Hiermee kan je sneller en gerichter plannen wanneer binnen jullie aanbod hele of halve dagen worden aangeboden. Standaardtijden instellen voor een ...
Hoe voer ik een (flex-, extra-, credit of bonus) planning in via de website?
Wij adviseren om ouders zoveel mogelijk zelf te laten plannen via de Ouder app. Dit komt altijd als een verzoek binnen en de opvang hoeft dan enkel nog goed of af te keuren via 'Nog te doen'. Wanneer ouders geen verzoek hebben ingevoerd voor het kind ...
Hoe registreer ik ziekte, verlof en onaangekondigd afwezig via de website?
Een kind kan op verschillende manieren op afwezig worden gezet. Dit is belangrijk voor een goede planning, zodat je altijd inzicht hebt wie er wel en niet komen. De mogelijkheden hiervoor binnen Bitcare zijn: Ziekte Verlof (= afwezig, vakantie) ...
Hoe wijzig ik de vaste planning van een kind via de website?
De planning van een kind kan natuurlijk wel eens veranderen en dit kan ook effect hebben op het te betalen bedrag. In deze helpfile leggen we uit hoe je dit kan instellen. Vaste planning van een kind wijzigen via de website? Stap 1 Log in op ...
Tabblad ‘Nog te doen’: filter voor 'Verzoeken'
Verzoeken kunnen bij ‘Nog te doen’ gefilterd worden op de komende 2, 7, 14, 30 of alle dagen. Dit zodat je de verzoeken die qua datum als eerst zijn, ook als eerst af kan handelen in plaats van verzoeken verder weg in de toekomst. ‘Nog te doen’: ...
Hoe werkt het gebruik van credit uren? (inhaaluren/tegoed voor verlof/ziekte/nationale feestdagen)
In de kinderopvang wordt er regelmatig vooruitbetaald. Echter, ouders weten vaak nog niet of hun kind een keer afwezig zal zijn, terwijl ze hier dan al wel voor hebben betaald. Daarom heeft Bitcare het mogelijk gemaakt om met credit uren te gaan ...
Hoe voeg ik feestdagen / sluitingsdagen toe?
Het is mogelijk binnen je opvang een aantal feestdagen te definiëren waarop er in de regel niet wordt gewerkt. De algemeen erkende Nationale Feestdagen staan automatisch al in Bitcare. Bij een feestdag kan aangegeven worden of de locatie 'Open' of ...
Sorteren op leeftijd in de planning
Binnen Bitcare is het mogelijk om te sorteren op leeftijd in de planning. Het filter sorteert de kinderen op leeftijd van jong naar oud. Handig om te zien welke kinderen je eventueel zou kunnen doorschuiven naar de volgende groep. Sorteren op ...
Actuele Kind-leidster ratio (BKR) | 1ratio
Bitcare rekent voor de planning volgens de wettelijke regels van het Kind-leidster ratio (BKR) volgens 1ratio. Bitcare volgt eventuele wettelijke wijzigingen en voert deze door in de planning.
Verzoeken meerekenen in de planning op kind-leidster ratio
Om verzoeken van ouders snel en correct af te kunnen handelen is het belangrijk om een helder inzicht te hebben in het kind-leidster ratio van de betreffende dag. Je kan in de planning verzoeken laten meerekenen, zodat je direct inzicht hebt in het ...
'Jaarcapaciteit' en 'Capaciteit' met leeftijden en medewerkers (Beroepskracht-Kindratio Kinderopvang)
Door recente wetswijzigingen is het nu nog belangrijker geworden om in je planning rekening te houden met de leeftijden van de kinderen. Bij inschrijvingen van nieuwe kinderen wil je natuurlijk meteen weten of je nog plek hebt om deze kinderen op te ...
Hoe kan ik meerdere verzoeken (flex, extra, credit, ruilen, verlof) in één keer goed- of afkeuren?
Ouders voeren dagelijks verschillende verzoeken in. Wanneer jouw organisatie groter is, zal je op een dag meer verzoeken te verwerken krijgen, wat je meer tijd kost. Om het afhandelen van de verzoeken vlot te laten verlopen, kun je meerdere verzoeken ...
Hoe zie ik de planning van alle kinderen op de iPad?
Stap 1 Open de Bitcare app op de iPad. Stap 2 Druk op de groep waarvan je de planning wilt bekijken. Stap 3 Klik in het menu aan de linkerkant op het tabblad 'Planning'. Stap 4 Je bekijkt nu de planning van de groep voor vandaag. Door op de pijltjes ...
Hoe voer ik wijzigingen in de planning door op de iPad?
Volg deze helpfile als je: Een kind ziek wilt melden. Een kind op verlof/afwezig wilt zetten. Een kind onaangekondigd afwezig wilt melden. Een extra dag in wilt plannen voor het kind. Een bonusdag (= wendag) in wilt plannen voor het kind. Een ruildag ...
Next page