Financieel
Hoe stel ik de taal van de factuur in?
Bitcare is een internationaal product en daarom is er nu ook een factuur lay-out beschikbaar die de volgende talen ondersteunt: Nederlands Vlaams Engels Duits Spaans Frans De lay-out van de factuur kan je als volgt instellen: - Ga naar ...
Basisuitleg over koppeling Bitcare met de financiële administratie (boekhoudpakketten: Exact en Snelstart)
In de bijlage vind je een basisuitleg over de koppelingen in Bitcare naar de financiële administratie (boekhoudpakketten: Exact en Snelstart).
Foutmeldingen incassobestand
Er kunnen uiteenlopende redenen zijn voor het mislukken van het incasseren van een ouder. Aan de foutmelding kan je vaak zien wat de reden van het mislukken is. Hieronder vind je de meest voorkomende foutmeldingen. Je kunt ook contact opnemen met de ...
Kinderen (contracten) uitsluiten voor de jaaropgave (geen jaaropgave maken voor een kind)
Je kunt een kind uitsluiten voor een jaaropgave. De redenen hiervoor kunnen uiteenlopend zijn, maar bijvoorbeeld een ouder die niet betaalt of de ouder heeft recht op kinderopvang-toeslag. Je kunt dit als volgt instellen: Stap 1 Navigeer naar het ...
Uren aanpassen voor de jaaropgave
Alleen de factuurregels met het artikel ‘Aanwezigheid’, ‘Extra aanwezigheid’, 'Subsidie' en 'Vooruitbetaling' worden meegenomen in de jaaropgave. Als je in het verleden handmatig regels op de factuur hebt toegevoegd voor bijvoorbeeld extra dagen, is ...
Standaard factuur tekst: informatie of bedankje onderaan op de factuur zetten
Onderaan de factuur kan je een eigen gemaakte tekst toevoegen. Zo kan je bijvoorbeeld de ouders bedanken voor het betalen of andere betalingsinformatie zetten op de factuur. Dit kan ingesteld worden per locatie. Stap 1 Ga naar de 'Instellingen'. Stap ...
Klanten export van Bitcare naar Exact
Binnen Bitcare is het mogelijk om te exporteren naar Exact. Facturen en klanten kunnen worden geëxporteerd om vervolgens te kunnen worden geïmporteerd in Exact. Het is van groot belang dat de klanten in zowel Bitcare als Exact aanwezig zijn zodat ...
Corrigeren van de jaaropgave via het tabblad 'Financieel - Samenvatting'
Het corrigeren van facturen voor het verkrijgen van een correcte jaaropgave kan bij het kind via het tabblad 'Financieel' bij het kopje 'Samenvatting'. Binnen dit tabblad worden alle 'Factuur artikelen' getoond en wordt aangegeven welke artikelen op ...
Jaaropgaven aanmaken en controleren (Nederland)
De jaaropgaven binnen Bitcare kunnen gemaakt worden binnen het tabblad 'Financieel > Jaaropgave'. Onderstaand wordt stap voor stap uitgelegd hoe dit werkt. Je kunt ook onze video bekijken. Klik hier om de video te bekijken. Stap 1 Log in op ...
Hoe kan ik een incassobestand opnieuw aanmaken?
In Bitcare kan je zelf factureren en een incassobestand genereren. Wanneer je een fout ontdekt in de incasso kan je ervoor kiezen om het incassobestand opnieuw aan te maken. Hieronder wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je dit kan doen. Let op: het is ...
Eigen tekst in e-mail van de facturen (factuurtekst)
Wanneer je de facturatie via Bitcare doet kun je ervoor kiezen om ouders de e-mail per factuur te laten ontvangen. Als je aan de e-mail een eigen tekst wilt koppelen dan kun je dit doen door de stappen uit deze helpfile te volgen. Dit kan je alleen ...
Hoe stel ik mijn facturatie voorkeuren in?
In de instellingen kun je eenvoudig aangeven wat je voorkeuren zijn met betrekking tot de facturatie van een bepaalde locatie. Hierdoor kun je per locatie kiezen op welke wijze je wilt factureren. Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je al ...
Hoe kan ik verstuurde betalingsherinneringen inzien?
Het kan voorkomen dat ouders niet op tijd een factuur betalen. In dat geval kun je via Bitcare heel gemakkelijk een betalingsherinnering sturen. In deze helpfile laten we je zien hoe je de verstuurde betalingsherinnering zelf nog eens kunt bekijken. ...
Hoe kan ik de facturen opslaan bij de 'Documenten' het kind en in de Ouder app?
Als kinderopvang verstuur je verschillende facturen naar de ouders. Deze facturen worden standaard opgeslagen bij de contract verantwoordelijke ouder. Het is echter ook mogelijk om de facturen op te slaan in de documenten van het kind, dit zodat de ...
Hoe kan ik het handmatig wijzigen en aanpassen van facturen toestaan/niet toestaan?
Veel inconsistenties in de facturatie komen door handmatige aanpassingen op de factuur. Als supervisor kun je instellen of het mogelijk is voor jouw medewerkers om handmatige aanpassingen te maken op de factuur. Het uitzetten van deze functionaliteit ...
Hoe kan ik het jaartal in het factuurnummer wijzigen?
Het is mogelijk om in het factuurnummer automatisch het jaar te laten genereren. Veel organisaties kiezen ervoor om het factuurnummer te laten starten met het betreffende jaartal. Het jaartal wordt automatisch gegenereerd op basis van de dag dat de ...
Hoe kan ik beide ouders inzicht geven in de facturen?
Binnen Bitcare is de contract verantwoordelijke geautoriseerd om de facturen in te zien. Om beide ouders inzicht te geven in de facturen is het belangrijk om de ouders als relatie aan elkaar te koppelen. Onderstaand leggen wij graag uit hoe je dit ...
Hoe wijzig ik de factuurdatum?
In de laatste stap bij de aanmaak van de facturen kun je de factuurdatum instellen. Je hebt hierbij twee opties: Optie 1: Op het moment van verwerking Als je dit laat staan, krijgen de facturen de factuurdatum waarop je op ‘Verwerken’ klikt. Optie ...
Buitenlands rekeningnummer invoeren
Ouders of medewerkers kunnen een buitenlands rekeningnummer hebben. Dit kan je als volgt invoeren in Bitcare. Let op: je hebt hiervoor ook de BIC code nodig. Doorloop de volgende stappen voor het invoeren van het buitenlands rekeningnummer: Ouder ...
Hoe werkt de Maandelijkse aanlevering voor de Belastingdienst?
Vanaf april 2020 wil de Belastingdienst dat alle kinderopvangorganisaties maandelijks een aanlevering doen via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Sommige organisaties doen dit nu jaarlijks (deze aanlevering wordt ook wel de KOI genoemd). ...
Wat moet ik allemaal weten over het KOI bestand?
Iedere kinderopvang of buitenschoolse opvang binnen Nederland kan uitgenodigd worden om gegevens aan te leveren aan de belastingdienst. Het KOI bestand is de afkorting van Kinderopvang instelling (KOI) bestand. Waarvoor dient het KOI bestand? Het KOI ...
Verschil berekenen tussen de maximaal vergoede uurprijs door de Belastingdienst en uurprijs van de opvang
De kinderopvang is gesloten door coronamaatregelen, maar ouders moeten de kosten wel doorbetalen. Deels wordt dit, zoals normaal, vergoed door de kinderopvangtoeslag. Het andere deel betalen ouders zelf en heet de eigen bijdrage. Dit deel wordt voor ...
Waarom ontvangt de ouder de mail van de factuur niet?
Wanneer je een factuur hebt verwerkt en deze verstuurd naar de ouder ontvangen ze deze in hun mailbox. Echter moet de 'Communicatie' in het contract van het kind wel op 'E-mail' staan. Verder zijn er verschillende redenen waarom de ouder de factuur ...
Hoe stel ik een e-mail sjabloon in voor de jaaropgave?
Je kunt vanuit Bitcare een standaard e-mail tekst instellen die wordt verstuurd naar ouders met het versturen van de facturen en de jaaropgave. Dit kun je als volgt instellen: Kijk je liever de video klik dan hier: email sjabloon instellen Stap 1 ...
Hoe heropen je een factuur?
Het kan voorkomen dat je in Bitcare een factuur per ongeluk op de status 'Betaald' hebt gezet. Ook kan het zijn dat je facturen hebt geïncasseerd en op 'Betaald' hebt gezet maar deze worden gestorneerd door de bank. In deze helpfile leggen wij stap ...
Hoe stel ik een 'Klantnummer' in?
Het klantnummer wordt gebruikt als je klanten en facturen wilt exporteren naar een boekhoudprogramma. Je kan het klantnummer invullen bij de ‘Persoonlijke informatie’ in het profiel van de ouder die contract verantwoordelijke is: Stap 1 Log in op ...
Directe betaling Kinderopvang Toeslag (KOT) vanuit de Belastingdienst vastleggen bij een kind
In deze helpfile leggen we uit hoe je de prijzen vast moet leggen bij een kind waarbij de Kinderopvang Toeslag (KOT) direct vanuit de Belastingdienst overgemaakt wordt aan de opvang. Let op: het foutief instellen van deze prijs kan leiden tot een ...
Waarom wordt de jaaropgave van een kind niet aangemaakt?
Het kan voorkomen dat er geen jaaropgaven aangemaakt wordt voor een kind. In de meeste gevallen komt dit doordat de opvang foutief iets veranderd heeft bij het kind. Onderstaand leggen we uit hoe je dit per situatie kunt oplossen. Stap 1 De eerste ...
FAQ - Facturatie, de 6 meest gestelde vragen
Het einde van de maand is er weer bijna en dat betekend dat de facturen weer gemaakt gaan worden. Het aanmaken van facturen kan de nodige vragen oproepen. Wij hebben voor jullie de 6 meest gestelde vragen onder elkaar gezet. 1. Er mist een kindje bij ...
Hoe kan ik een PDF met alle facturen aanmaken?
Om de (concept) facturen nog eens te controleren kan het handig zijn om de facturen in te zien zoals de ouders de factuur ontvangen. Dit kun je eenvoudig doen door een PDF aan te maken waar je alle facturen onder elkaar ziet. In deze helpfile wordt ...
Hoe en waar stel ik de eventuele 'partner' in voor de maandelijkse aanlevering voor de Belastingdienst?
Voor de maandelijkse aanlevering dien je een aantal gegevens verplicht aan te leveren bij de Belastingdienst. Als de betalende ouder (= contract ouder) een 'toeslag partner' heeft, dan moeten ook de gegevens van deze 'partner' aangeleverd worden. ...
Hoe maak je het incassobestand aan?
Met Bitcare kan je zelf factureren en een incassobestand genereren. Hieronder zie je de stappen die je moet doorlopen om het incasso bestand aan te maken. Kijk je liever de video klik dan hier: incasso bestand aanmaken Stap 1 Ga naar het tabblad ...
Handleiding en rapport 'Compensatie maximum uurprijs' voor het KDV van 1 januari t/m 7 februari 2021 (i.v.m. corona)
Voor uurtarieven die bóven de maximum uurprijs liggen kun je ouders compenseren. Als het goed is heb jij de compensatie van december 2020 al verwerkt. In dit document leggen we stap voor stap uit hoe je de compensatie boven de maximum uurprijs van ...
Factuur lay-out: 'Standaard 2 - België'
Deze lay-out is speciaal ontwikkelt voor Belgische klanten die werken met een vrije prijs. Op deze factuur lay-out staan geen uren en uurprijs vermeld, maar enkel het bedrag. Onderstaand vind je een voorbeeld van deze factuur lay-out. Tip: Wanneer je ...
Yuki export facturen
De facturen kunnen vanuit Bitcare middels een exportbestand overgezet worden naar Yuki. Dit werkt als volgt: Stap 1 Klik op 'Start' (linksboven in de blauwe balk). Stap 2 Klik op de naam van de organisatie. Stap 3 Klik op het tabje 'Import/export' ...
Eindafrekening van de maandelijkse aanlevering voor de Belastingdienst
Aan elk begin van het nieuwe jaar ontvang je een bericht van de Belastingdienst dat zij de eindafrekening over het voorgaande jaar willen ontvangen. Dit bestand wil de Belastingdienst vóór 1 maart ontvangen. Het bestand dat je hiervoor kunt aanmaken ...
Hoe stel ik de weergave van de 'Uren' in op de factuur? (minuten of decimalen)
Je hebt de keuze om de uren op de factuur van de ouder in te stellen op minuten of decimalen. De standaard instelling voor de uren op de factuur staat op minuten. Dit gaat dus puur over de manier waarop de ouders de uren op de factuur te zien ...