Facturatie
Hoe verwijder ik een dag handmatig van een factuur?
Het kan voorkomen dat je de facturen al hebt opgesteld in concept, en dat er toch een of meerdere dagen van de factuur afgehaald moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer jouw opvang door onvoorziene omstandigheden een of meerdere ...
Incasso bestanden volgens ISO 20022 (wijziging per 1 november 2026)
Per 1 november 2026 gelden nieuwe eisen voor SEPA-incassobestanden (ISO 20022). Een belangrijke wijziging is dat het adres van de debiteur (rekeninghouder) verplicht moet worden opgenomen in het incassobestand. Bitcare is aangepast om aan deze nieuwe ...
Hoe wijzig ik de betalingsdatum van een factuur?
Het kan nodig zijn om de betalingsdatum van een factuur te wijzigen. Hoe je dat doet, lees je in deze helpfile. Stap 1 Open de factuur door op het factuurnummer te klikken. Dit kan uiteraard ook vanuit het factuuroverzicht in het kindprofiel. Stap 2 ...
Eigen factuur lay-out op eigen briefpapier (Bitcare Plus)
Met eigen factuurbriefpapier kun je facturen in Bitcare voorzien van het briefpapier van jouw eigen organisatie. Je kunt hiervoor een eigen PDF-bestand uploaden met bijvoorbeeld jouw logo, huisstijl en contactgegevens. Deze functionaliteit is ...
Factuurartikel 'extra' (additionele kosten) op 'gewogen' voor halve dagen (60% berekening)
Voor een halve dag (minder dan 5 uur) kan je nu ook extra's, zoals afvalverwerking of pampers op 'gewogen' zetten. Dit betekent dat er met 60% gerekend wordt op de factuur. Deze extra's worden ook wel additionele kosten genoemd, waar de ouders geen ...
Eigen bijdrage voor ouders zichtbaar in de Financiële samenvatting
In de 'Financiële samenvatting' is de eigen bijdrage van de ouder zichtbaar, indien er gewerkt wordt met een subsidie met een lagere uurprijs dan voor de aanwezigheid. Voor dit deel krijgt de ouder geen Kinderopvangtoeslag en moeten ze zelf betalen. ...
Factuur opnieuw mailen naar de contract ouder
Het is mogelijk om een factuur opnieuw te mailen naar de contractverantwoordelijke ouder. De factuur zijn standaard al op drie manieren inzichtelijk voor deze ouder: 1. Via de mail 2. In de Bitcare Ouder App onder documenten. Klik hier voor meer ...
Ouder wijzigen op fiscaal attest
De fiscaal attesten worden aangemaakt op basis van de betaalde facturen. De naam van contract ouder, welke ook op de facturen staat, wordt automatisch op het fiscaal attest gezet. Mocht je dit nog willen veranderen naar de andere ouder, dan kan dat ...
Kinderen (contracten) uitsluiten voor het fiscaal attest (geen fiscaal attest maken voor een kind)
Je kunt een kind uitsluiten voor een fiscaal attest. De redenen hiervoor kunnen uiteenlopend zijn, maar bijvoorbeeld een ouder die geen recht heeft op een vergoeding. Je kunt dit als volgt instellen: Stap 1 Navigeer naar het desbetreffende kind die ...
Hoe zet ik facturen op 'Betaald'? (registreer betaling)
Je kunt het debiteurbeheer bijhouden in Bitcare. Zo kun je altijd inzien of een factuur betaald is of niet. Om dit te doen dien je de facturen elke maand op 'Betaald' te zetten. In deze helpfile vind je een uitleg hoe je dit kunt doen. Hoe zet ik ...
Benodigde gegevens voor de maandelijkse aanlevering gegevens kinderopvang (verplichte velden)
Onderstaand vind je een lijst welke gegevens verplicht ingevuld moeten zijn in Bitcare voor de Maandelijkse aanlevering voor de Belastingdienst. Kind: Verplichte velden Voorbeeld - BSN kind 213559432 - Achternaam kind Lammers - Voorletters kind AJ ...
Omzetprognose per maand en per jaar (voorspelling)
Wil jij al gekeken hoe het jaar er financieel voor jou uit gaat zien? In Bitcare is dit heel eenvoudig in te zien via twee opties: Optie 1: Bekijk het 'Dashboard' Optie 2: Bekijk het rapport 'Contractwaarde' Zo weet jij altijd hoe de opvang er ...
Aparte facturen aanmaken in de jaarovergang met 'Vooruitbetaling bij flexibele uren'
Maak je gebruik van de prijs ‘vooruitbetaling voor flexibele uren’? Dan is het belangrijk om alles van 2025 af te ronden in het jaar 2025 in verband met correcte jaaropgaven. Dit betekent dat je aparte facturen moet maken voor de vooruitbetaling van ...
Hoe zorg ik ervoor dat ziekte bij een kind met een vast contract niet in rekening wordt gebracht?
Helaas kan het voorkomen dat kinderen langdurig ziek raken. De opvang besluit in zulke gevallen vaak tijdens de periode van langdurige ziekte niet in rekening te brengen. Op deze pagina wordt uitgelegd hoe je dit als Nederlandse organisatie of als ...
Facturatie voorbereidingen
Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart, worden deze instellingen doorlopen. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de instellingen aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. ...
Hoe maak ik Facturen aan?
Wanneer een van onze consultants langskomt voor de opstart wordt de facturatie uitgelegd. Indien je later hebt besloten om de facturatie via Bitcare te gaan doen kan je de facturatie aan de hand van onderstaande stappen zelfstandig instellen. Ook kan ...
Hoe voeg ik prijzen toe bij kinderen op het web?
Let op: op dit moment is het alleen mogelijk om de prijs per individueel kind vast te leggen. Je kan dus geen prijs invoeren voor meerdere kinderen tegelijk. Een prijswijziging doorvoeren voor meerdere kinderen tegelijk is wel mogelijk. Tip! In ...
Kan ik een deelbetaling registreren?
Als een klant een factuur slechts voor een deel betaald heeft, kan je dit op de volgende manier in Bitcare registreren: Stap 1 Log in op app.bitcare.com of als je al ingelogd bent klik je op 'Start'. Stap 2 Klik op de startpagina op het tabblad ...
Hoe stel ik de borg in op het web?
Als je de ouders borg in rekening wilt brengen wanneer zij hun kind inschrijven, kun je de stappen uit deze helpfile volgen. Stap 1 Klik op de startpagina op het tabblad 'Instellingen'. Stap 2 Je zit nu in de instellingen van jullie organisatie. De ...
Hoe maak ik een creditfactuur aan op het web?
Een open factuur verwijderen mag boekhoudkundig niet. De enige manier om een fout recht te zetten in de factuur is om de 'foute' factuur te crediteren en vervolgens een nieuwe aan te maken. Naast het lezen van deze helpfile kan je ook onze Youtube ...
Wat is het verschil tussen een geplande en een gerealiseerde prijs?
De prijs die je invoert kan een geplande of gerealiseerde prijs zijn. Facturen worden opgemaakt op basis van deze prijs. Een geplande prijs is gebaseerd op basis van de planning. Deze prijs wordt vaak gebruikt bij een vast maandbedrag en bij kinderen ...
Wat moet ik doen als er een factuur overgeslagen wordt?
Wanneer een factuur overgeslagen wordt kan het zijn dat er iets niet goed is ingesteld bij het kind. Hieronder vind je een opsomming van veel voorkomende oorzaken die wij tegenkomen en die je kunt controleren. Er is geen prijs ingevoerd Deze prijs ...
Kan ik een (foute) factuur verwijderen?
In Bitcare kan je alleen conceptfacturen verwijderen. Facturen met een andere status kan je niet verwijderen. Zit er een fout in de factuur dan dien je een correctie- of creditfactuur aan te maken. Als je een foutieve factuur hebt aangemaakt dien je ...
Wat houden de verschillende factuurstatussen in?
Bitcare werkt met de volgende statussen: Concept: Wanneer de facturen worden aangemaakt komen ze eerst op de status concept te staan. Deze concept facturen kunnen gecontroleerd en bewerkt worden door op het factuurnummer te klikken. Nadat je de ...
Hoe registreer ik de Tussenschoolse Opvang (TSO)? (warme maaltijden, boterham etc.)
In Bitcare heb je twee opties om de Tussenschoolse Opvang te registreren. Let op: voor TSO mogen geen uren vermeld worden op de factuur. Dit omdat de ouders hier geen toeslag voor krijgen. De TSO registratie in Bitcare werkt dan alleen bij vaste ...
Kan ik een incassobestand terugdraaien en opnieuw aanmaken?
Er is geen automatische manier om een incassobestand terug te draaien nadat de batch aangeboden is bij de bank. Je kunt het incassobestand wel opnieuw aanmaken. Als je het incassobestand opnieuw gaat aanmaken dien je de optie 'Inclusief al ...
Waar kan ik de mandaatcode invoeren?
Een mandaatcode, oftewel kenmerk machtiging, is een unieke tekenreeks zonder spaties die op het formulier staat dat de geïncasseerde heeft ondertekend. Wanneer je geen mandaatcodes hebt dan kunt je bijvoorbeeld klantnummers gebruiken. Let op: wanneer ...
Waar kan ik het klantnummer invoeren dat uiteindelijk op de factuur terechtkomt?
Het klantnummer wordt gebruikt als je klanten en facturen wilt exporteren naar een boekhoud programma. Je kan het klantnummer invullen bij de ‘Persoonlijke informatie’ in het profiel van de ouder die contract verantwoordelijke is: Stap 1 - Log in op ...
Waarom klopt mijn incassobestand niet?
Er zijn een aantal zaken die wij tegenkomen en je kunt controleren: Het ‘Mandaat’, oftewel kenmerk machtiging, is niet ingevuld. Wanneer je geen mandaat codes hebt, dan kan je bijvoorbeeld klantnummers gebruiken. Geen rekeningnummer bij het kind in ...
Hoe krijg ik een factuur niet in het incassobestand?
Er zijn drie manieren om dit te doen: In het contract bij de sectie ‘Details’ zet je de betaalmethode op 'Overdracht'. In deze situatie komt de factuur niet meer in het incassobestand terecht. Nu dient het bedrag handmatig overgemaakt te worden. Bij ...
Worden creditfacturen meegenomen in het incassobestand?
Creditfacturen worden niet meegenomen in het incassobestand. Er zijn drie situaties die voor kunnen komen: Situatie 1: Het incassobestand is verwerkt (aangeboden bij de bank) In dit geval is er een foutje ontdekt in de factuur nadat het ...
Hoe kan ik een rekeningnummer wijzigen nadat ik een factuur aangemaakt heb?
Rekeningnummer wijzigen na aanmaken van een concept factuur? Je kunt het rekeningnummer als nieuwe rekening toevoegen. De historie van oude facturen blijven dan bestaan. Om het rekeningnummer te wijzigen dien je onderstaande stappen te volgen. Stap 1 ...
Hoe factureer ik een kind die midden in de maand stopt/start?
Twee manieren om te facturen Je kunt kinderen waarvan het contract afloopt op 2 manieren facturen, namelijk ‘Gebaseerd op de planning’ of op basis van ‘Verhouding’. Dit is vast te leggen in de ‘Locatie instellingen’ bij de sectie ‘Facturatie’. Bij ...
Hoe kan ik extra kosten (zoals luiers, maaltijden etc.) in rekening brengen?
Sommige kinderdagverblijven hebben bepaalde activiteiten niet in de vaste prijs opgenomen. Om dit alsnog los te kunnen factureren kan je een prijs voor activiteiten aanmaken. Stap 1 Je kan een prijs voor ‘Activiteiten’ aanmaken binnen het contract ...
Waar stel ik de factuurnummer opbouw in en hoe telt deze?
Voorbeeld: het factuurnummer bestaat uit het jaar, de maand en daarna een volgnummer. De klant is gebleven bij 2020040440 en je wil verder gaan vanaf 2020040440. Dan voer je bij teller 440 in en klik je op reset counter, dan zal het volgende nummer ...
Uit welke soorten factuur lay-out kan ik kiezen?
Er zijn verschillende factuur lay-outs waar je uit kunt kiezen. Om een overzicht te zien van de verschillende soorten verwijzen wij je naar de bijlage. Klik hier voor de bijlage.
Voorbeeld sjabloon voor facturen / achterstallige facturen / betalingsherinnering (merge tags)
Hieronder vind je alle merge tags voor een sjabloon voor de achterstallige facturen: Organisatie naam : {{organisatie_naam}} plaats : {{organisatie_plaats}} adres : {{organisatie_adres}} postcode : {{organisatie_postcode}} Bankgegevens en ...
Vooruitbetaling voor flexibele contracten
Voor flexibele contracten is het mogelijk om een vooruitbetaling te registreren. Je ontvangt dan geld vooruit voor de komende maand voor een minimum van x-aantal uur. Tijdens de volgende facturatie ronde worden de geplande of gerealiseerde uren ...
Korting op de factuur
Als je een klant een bepaalde korting wilt geven kan je dit invoeren met een nieuwe prijsregel. Sommige kinderdagverblijven geven bijvoorbeeld hun personeel korting op de opvang. Deze korting kan ingevoerd worden via 'Contracten' > 'Prijzen'. Het ...
Hoe stuur ik achterstallige facturen (herinneringen) naar ouders?
Achterstallige facturen kunnen verstuurd worden naar de ouder die de factuur heeft ontvangen. Dit is vaak de contract verantwoordelijke ouder, tenzij deze onlangs gewijzigd is. Je kunt zelf de e-mailtekst schrijven in een zogenaamd ‘sjabloon’. Meer ...
Next page